Sukob na projektima potpuno je normalan. Trebali biste očekivati da se ljudi ne slažu. Svi smo različiti i upravo su razlike ono što naše timove čini vrlo učinkovitima.
Rasprave koje se vode kada se ljudi ne slažu mogu rezultirati nekim nevjerojatno kreativnim i inspirativnim rješenjima problema. Sporovi pomažu ljudima da otkriju stvarne probleme i kopaju do korijena onoga što se događa dok pokušavaju uokviriti svoje osobne argumente.
Drugim riječima, nemojmo započeti s mišljenjem da se trebamo kloniti sukoba. Može biti vrlo koristan u određenim okolnostima, ali njime treba aktivno upravljati. Sporovi mogu uništiti timove kada su ostavljeni da se zagnoje. Ovi savjeti objašnjavaju upravljanje sukobima i kako možete aktivno pomoći stranama koje se razlikuju da postignu poziciju uzajamnog razumijevanja, čak i ako priznajete da se nikada neće stvarno složiti.
Što je upravljanje sukobima?
Počnimo s nekim definicijama. Upravljanje sukobima na radnom mjestu je nešto što svi radimo, bilo da smo toga svjesni. Sukob se događa kada dva ili više pojedinaca (ili grupa) imaju različite ciljeve, stavove ili mišljenja o istoj stvari.
"Upravljanje sukobima" izraz je koji dajemo kako se nosimo s tim. To je ono što radimo kako bismo identificirali problem, otkrili razlike i smislili kako možemo riješiti ono što se događa.
Mnogi sukobi mogu se riješiti raspravom, osobito ako se uzmu u obzir potrebe i ciljevi projekta ili poslovanja, ali ponekad su uključeni i drugi čimbenici.
Zašto nam je potrebno upravljanje sukobima?
U mnogim današnjim radnim okruženjima iu mnogim projektnim timovima, postavka je matrična struktura. To znači da ljudi u timu ne rade izravno za vas. Ovo može biti savršena situacija na mnogo načina: vi upravljate njihovim zadacima, ali ne morate se baviti svim ostalim ljudskim resursima kao što su plaće, beneficije, vrijeme godišnjeg odmora i tako dalje. To vam daje više vremena da se usredotočite na pomicanje svog projekta prema krajnjem cilju.
Rekavši to, matrične strukture obiluju sukobima lojalnosti, vremena, prioriteta ili tima. Korisna je vještina znati kako sve to ukloniti.
Upravljanje projektima je posao koji uzrokuje konflikte:
- Idemo tražiti ono što nije učinjeno, juriti ljude i prebirati po njihovim greškama.
- Usmjeravamo rad ljudi koji odgovaraju drugima.
- Tražimo odgovore i odluke, a to često uključuje eskalaciju problema zbog kojih bi drugi mogli loše izgledati prema vašem sponzoru projekta.
Zaključak je da ako ne znate kako riješiti sukob na poslu, vaš će tim patiti od više sukoba nego što je zdravo. Debate se neće moderirati. Javljaju se frakcije. Sukobi zaustavljaju dovršavanje zadataka kada se argumenti ne razriješe. Suočavanje s teškim dionicima postaje vaš svakodnevni posao. Ako ne riješite probleme, to u konačnici utječe na vašu sposobnost da ispunite svoje ciljeve. U najgorem slučaju to može značiti da vam najbolji ljudi daju ostavke i da vam tim totalno implodira.
Mnogi sukobi zahtijevaju samo da sjednete i omogućite razgovor između ljudi različitih mišljenja. U drugim slučajevima, možda ćete morati prepoznati kada će sukob imati veliki utjecaj na projekt i djelovati u skladu s tim, možda pokrenuti problem pred svojim projektnim odborom.
Rješavanje sukoba na radnom mjestu
The Thomas-Kilmannov instrument sukoba (TKI) je način razvijanja željenog stila rješavanja sukoba u bilo kojoj situaciji, ne samo na poslu. Često se koristi na radnom mjestu. Kao alat, stvarno je koristan za razumijevanje opcija koje su vam dostupne kada imate problem koji morate riješiti.
TKI je upitnik koji pita kako prirodno reagirate kada se suočite sa situacijom u kojoj se mišljenja ili brige dvoje ljudi ne slažu. Pomaže vam opisati vlastitu reakciju i reakciju kada se suočite s nekim tko ne dijeli vaše stajalište.
Asertivnost i kooperativnost
TKI razmatra dva različita aspekta vašeg pristupa upravljanju sukobom:
- Asertivnost: Koliko daleko vodite vlastite brige na račun drugih?
- Kooperativnost: Koliko daleko idete da biste zadovoljili brige druge osobe?
Ovo su dva važna područja razmatranja. Morate shvatiti koliko ste daleko spremni ići kako biste zaštitili i osvojili vlastitu poziciju i koliko vam je važno pomoći drugoj osobi da postigne ono što želi. Pitajte svoj tim za ljudske resurse imaju li pristup ocjeni Thomas-Kilmann kako biste je mogli pristupiti. Pronađite svoj osobni stil.
Nakon što ste identificirali svoj stil, možete razmišljati o sljedećem dijelu TKI-ja: pet različitih načina za odgovor na sukob:
- Natječući se
- Susretljiv
- Izbjegavanje
- Suradnja
- Kompromitiranje
Natjecateljski način sukoba
Natjecateljski način se ponekad naziva i "forsiranje". To je vrlo asertivan stil koji također nije spreman na suradnju. To je upravo ono što biste očekivali: namećete svoje mišljenje drugoj osobi. On gubi."
Natjecanje je zapravo samo nešto što možete učiniti ako imate neku vrstu legitimne moći u situaciji:
- Vi ste u ulozi menadžmenta i viši ste od druge osobe.
- Vi kontrolirate nešto u situaciji, poput proračuna ili resursa.
- Imate stručno znanje o situaciji koje druga osoba ne dijeli.
Razmotrite zdravstvene i sigurnosne probleme u kojima morate prisiliti nošenje zaštitne opreme čak i ako se netko u timu ne želi pridržavati. Tehnike rješavanja sukoba u ovom načinu uključivale bi:
- Govoriti nekom drugom što da radi.
- Izdavanje naloga ili direktive.
Umjesto da "riješite" sukob, vi ste ga prigušili i omogućili da projekt krene naprijed. Donijeli ste odluku, ali vjerojatno ste time izgubili neke prijatelje. Koristite ga s oprezom ili kada to situacija stvarno zahtijeva iz pravnih ili sigurnosnih razloga. Nikada se ne upuštajte u maltretiranje na poslu.
Način prilagođavanja sukoba
Prilagođavanje je suprotno od natjecanja. Neasertivan je i kooperativan jer se vaši interesi zanemaruju i vi se povinujete volji druge osobe.
Ne biste to uvijek trebali doživljavati kao "gubitak" ili samopožrtvovnost. Ponekad argumenti nisu vrijedni vašeg vremena ili interesa. Međutim, pripazite ako ovo koristite prečesto, jer biste mogli smatrati "preblagim" ako prečesto kapitulirate.
Način izbjegavanja sukoba
Ovdje se uopće ne sukobljavate. Neasertivno je jer ne sudjelujete u raspravi i nekooperativno je jer ne pomažete ni drugoj osobi. Zapravo, ne radite ništa. Ovo bi moglo zvučati užasno, ali zapravo može biti učinkovito ako se koristi umjereno i pod pravim okolnostima.
Niste zapravo uspjeli riješiti problem, samo početnu manifestaciju sukoba. Još uvijek morate pronaći vremena za rješavanje problema. Postoji rizik da će problem postati sve veći i veći ako predugo čekate.
Zamislite da se dvoje kolega glasno svađaju i time ometaju rad ostalih ljudi u uredu. Interveniraš i kažeš im da ćeš im pomoći da dođu do rješenja kada se oboje smire. Jednom od njih ponudite priliku da se do tog vremena ohladi u vašem uredu.
Tehnike rješavanja sukoba u ovom načinu rada:
- Odgodite raspravu do boljeg trenutka ili situacije.
- Odmaknite se od prijeteće situacije.
Suradnički način sukoba
Suradnja je asertivan način rješavanja problema i vrlo je kooperativan. Ne izbjegavate sukob - ulazite ravno u njega, radeći zajedno kako biste riješili probleme i došli do točke u kojoj su oba vaša zahtjeva ispunjena. Pristup situaciji na stvarno pragmatičan način može pomoći u izgradnji povjerenja vašeg tima.
Recimo da marketing želi da se proizvod lansira u ožujku. IT želi novog početnika da se pridruži timu prije nego počnu raditi na lansiranju proizvoda. Zajedno pregledavaju gantogram i koriste tehnike planiranja kako bi osigurali da novi početnik može u potpunosti biti dio tima i još uvijek pokrenuti proizvod na vrijeme. Tehnike rješavanja sukoba u ovom načinu uključuju raspravu i posredovanje.
Način kompromitirajućeg sukoba
Kompromis je umjereno asertivan i umjereno kooperativan. To je polovična pozicija koja se često koristi, a naravno, napravili ste kompromis u situacijama u prošlosti. Ne dobivate točno ono što želite, a ne dobiva ni druga osoba. Umjesto toga, dolazite do prijateljskog rješenja oko kojeg se oboje možete složiti.
Tim kaže da bi Agile sprint trebao trajati dva tjedna. Želite da budu četiri tjedna. Pristajete na kompromis i slažete se da će sprintevi trajati tri tjedna. Tehnike rješavanja sukoba u ovom načinu rada uključuju:
- Rasprava
- Pregovaranje
- Razmjena ustupaka — oboje se nečega odričete
Koji je vaš stil rješavanja sukoba?
Sjajna stvar kod razumijevanja toga gdje sjedite na TKI-ju je to što razumijete svoje preferencije za rješavanje sukoba na radnom mjestu - i na drugim mjestima, također. To vam daje početak u prepoznavanju onoga što bi mogao biti najbolji pristup za određenu situaciju u kojoj se nalazite. Imate osobne preferencije, ali niste zapeli u odgovaranju na isti način u svim situacijama. Odlazak bi u nekim slučajevima mogao biti najprikladniji postupak, pa ćete to izbjeći. U drugima bi kompromis mogao biti najbrži put do prihvatljivog puta oko slijepe ulice. U drugim slučajevima možete odabrati korištenje drugih tehnika.
Najvažnija stvar koju treba zapamtiti jest da će se sukobi na radnom mjestu dogoditi, pa vam nekoliko tehnika na koje se možete osloniti daje mogućnosti kada se nađete u teškoj situaciji. Poznavanje vaših mogućnosti daje vam samopouzdanje i to vam može pomoći u rješavanju sporova kako bi se svi mogli vratiti na posao.
