E -pošta je emocionalna.
Na koliko e -poruka trenutno sjediš? Čekaju li strpljivo i slatko u vašoj pristigloj pošti vašu sljedeću zamišljeno zakazanu prijavu? Ili vas zovu imenom - podsjećajući vas na ono što još niste učinili danas?
Moje e -poruke imaju tendenciju da me "zovu imenom i podsjećaju na moje opažene nedostatke", ali internetska komunikacija također je bitan dio mog tijeka rada. Štoviše, tako ostajem povezan s nekim od najživljih ljudi s kojima sam ikada imao zadovoljstvo raditi. Dakle, morao sam naučiti upravljati pristiglom poštom slično kao što upravljam svojim emocionalnim ja na poslu: pažljivo i s fokusom na granice.
Postoje mnoge knjige i članci o učinkovitom upravljanju vremenom na poslu, posebno okolna e -pošta. Neki tvrde da brišemo što je moguće više e -poruka, ako ne i sve. Ne slažem se s idejom da je e -pošta besmislen, plitak posao; neka su poduzeća izgrađena na suradnji i oslanjaju se na komunikaciju putem e -pošte za napredak. Mnogi su radnici zaduženi za ovaj "plitki posao" koji omogućuje nesmetano kretanje, služeći kao nevidljiva, ali bitna okosnica.
Ovih dana našao sam se pred novom provalijom: kako mogu učinkovito komunicirati bez iscrpljivanja dragocjenog vremena i energije? I, kako mogu ukloniti neke emocije i stres koji okružuju pristiglu poštu? (Ili, jesam li ja jedini koji smatra da e -poruke imaju emocionalnu težinu?)
Evo kako fizički i emocionalno upravljam svojom e-poštom, radi svog posla-i radi sebe nakon posla.
Operacija Inbox Zero
Moja strategija odlaska nije ništa u pristigloj pošti, ali zadnjih nekoliko tjedana nisam uspio probiti prag tih zadnjih 100 e-poruka. (“Danas je dan!” Kažem svaki dan; ali) Usprkos ovih posljednjih 100 e -poruka, vidim koliko e -pošta uzima danak više nego samo moje vrijeme na poslu; uzima danak na moju energiju.
Već sam pisao o tome kako sam smanjio moje uskličnike u komunikaciji, što je pomoglo u uklanjanju viška slojeva pretpostavke i emocija. Čak sam otkrio da se to prevodi u stvarni svijet putem izravnije komunikacije - osjećao sam se manje strah od odbijanja i više sam samouvjereno tražio ono što mi je potrebno.
Evo tri strategije koje su mi pomogle da sakupim svoje pristigle mustange:
Postavite granice poput prvaka.
E -pošta nije soba za razgovor. Ako ste u kontaktu sa mnom, možda već znate ovo: Nisam hitan odgovor ako nešto nije hitno (zdravo, Eisenhowerova matrica). Također pokušavam voditi primjerom i izrađujem sažete, ali temeljite e -poruke. Ako postoji očekivanje (stvarno ili zamišljeno) o trenutnom odgovoru na vašem radnom mjestu, izazovite ga tako što ćete odgovoriti samo kad ste spremni.
Također se više ne ispričavam zbog odgođenog odgovora nakon otkrića neke milostive alternative. Smanjio sam više nego ikad dodatne "finoće" jer posla ima za napraviti, a nitko ne mora čitati dlačice.
Oh, i ako ne radite po hitnom ciklusu, toplo preporučujem da uklonite push obavijesti koje vam prikazuju svaku novu e-poruku u stvarnom vremenu. To će vam promijeniti život.
Uspostaviti nove metode upravljanja zadacima.
Tko je još kriv što je svoju pristiglu poštu koristio kao popis zadataka? 🙋 Iako postoje određeni projekti koje još uvijek mogu obavljati izvan pristigle pošte, idem prema učinkovitijem (i manje stresnom) upravljanju zadacima.
Na primjer, svakog ponedjeljka povlačim svoje tjedne prioritete na ljepljivu bilješku na radnoj površini. Zatim svako jutro pregledavam popis projekata i u svoj planer upisujem svoje glavne zadatke za taj dan. Zapisujem i zadatke iz svoje pristigle pošte-tada ću poslati e-poruku i dopustiti da moja osoba koja voli popis upravlja njome od tamo. (Ovo mi također pomaže da pratim svoje projekte za svoje radni dnevnik.)
Također sam naučio da je, ako moram poslati e -poruku, produktivnije napisati je kao zaseban, specifičan zadatak. Promišljeno slanje e-pošte može me zamoriti, pa je davanje svake e-pošte vlastitog prostora na mojoj listi obaveza praksa u poštovanju sebe.
Pažljivo upravljajte odlaznim e -porukama.
Osobno, odlazna e -pošta zastrašujuća je od beskonačne pristigle pošte. Potencijal pogreške, potencijal odbijanja: o tome govorim kad kažem da je e -poruka emocionalna. Dakle, evo gdje odvajam nekoliko trenutaka od svog stola na malo sunca i svježeg zraka, a zatim se smještam uz šalicu kave i puštam smirujuću glazbu u slušalicama.
Ponekad se uvjeravam pažljivo pregledavajući skice, pazeći da je svaka e -poruka remek -djelo prije nego što je pošaljem. No, ponekad se dovoljno pouzdajem da neću ponovno pročitati svaki nacrt milijun puta prije nego što ga pošaljem. Ponekad pritisnem send prije nego što mi mozak guštera kaže: "ali što će se dogoditi ako nije savršeno?" i gledajte kako se poruka zumira u digitalni eter.
Upravljanje emocijama izazvanim e-poštom
Od svih članaka o samopomoći koje sam pročitao, tako je malo njih ponudilo pomoć za vrlo specifičan tip umora koji imate kad morate svakodnevno prolaziti kroz oceane e-poruka.
Nitko ne govori o težini u vašem utrobi nakon slanja posebno hrabre e -pošte ili o panici kada mislite da ste krivo napisali ime. Ili, opet, taj strah od odbijanja. (Dosta toga dolazi iz mojih hladnih dana slanja e-pošte u kojima sam pokušavao prenijeti stvari poput računalstva u oblaku tehnološkim blogerima-u tom prostoru nema puno toga.)
Stoga sam, osim metode "okruživanja ugodnošću" slanja e-pošte, razvio i nekoliko taktika koje će mi olakšati tjeskobu u danima teškim putem e-pošte.
Duboko udahnite prije otvaranja aplikacije za e -poštu.
Ne šalim se kad kažem da me e -pošta opterećuje, pa zato duboko udahnem prije nego što svaki dan otvorim pristiglu poštu. U dane bez prestanka to ću činiti i između slanja. To je koristan način da se osjećate prisutnije i izvučete me iz glave od kilometra u minuti.
Izađi van.
Ako možete, iskradite se na desetominutnu šetnju. Ovo mi obično daje dovoljno psihičkog i fizičkog prostora da se vratim osjećajući se osvježeno i samopouzdano do kraja kroz pristiglu poštu.
Konzumirajte drugačiji oblik medija.
Ako ste u nedoumici, kliknite van. Ako počnem previše razmišljati o e -porukama, ući ću u mapu s biltenima i pročitati neke od najnovijih informacija o društvima s utjecajem ili vijestima iz medija. Nalazim prostor koji ima mala očekivanja, a ipak ostaje relevantan za posao kojim se bavim. Napunim svoju šalicu riječima vodećih u industriji i možda nekim lakomislenim sadržajem prije nego što se vratim u pristiglu poštu.
Brisanje, datoteka, brisanje, ponavljanje.
Brisati nemilosrdno. Odjavite se nemilosrdno. Ako to ne dodaje vrijednost vašoj pristigloj pošti (ili "izaziva radost" ako vam to više odgovara), odbacite je. Ako se kasnije možete vratiti po nju (nećete), uložite je u mapu. Ako inbox beskonačnost je više vaš stil, idite na to - samo pronađite ono što vam odgovara. Cilj je ne osjećati valove stresa ili tjeskobe kad svako jutro otvarate svoju e -poštu.
Pristigla pošta usredotočena na brigu o sebi brine vas o tome da vas ne gnjavi, ne drži budnima noću ili ometa vaš najvažniji posao. To je pristigla pošta koja vas osnažuje, služi i pokreće naprijed.
Živjeli, kolege e -pošte. Imamo ovo.
