Adminisztratív asszisztens munkaköri leírás: Fizetés, készségek és egyebek

Az adminisztratív asszisztensek, köztük a titkárok képezik az irodai funkciók gerincét. Gépelnek és készítenek dokumentumokat, ütemeznek találkozókat és kezelik a fájlokat. Felveszik a telefonokat és közvetlen hívásokat, és segítenek a személyzeti értekezletek lebonyolításában. Egyes irodákban alapvető könyvelési feladatokat látnak el, és elfogadhatnak fizetést az ügyfelektől és ügyfelektől.

2019-ben körülbelül 3,6 millió adminisztratív asszisztens és titkár dolgozott az Egyesült Államokban.

Adminisztratív asszisztensi feladatok és felelősségek

Az adminisztratív asszisztensek felelősségi köre változhat attól függően, hogy milyen hivatalban dolgoznak, de néhány gyakori feladat a következők:

• Felveszi a telefonokat és fogadja az üzeneteket.
• Dokumentumok generálása.
• Készítsen diabemutatókat
• Hozzon létre táblázatokat.
• Adatbázisok kezelése.
• Weboldalak létrehozása és/vagy karbantartása.
• Végezzen alapvető könyvelést.
• Irodavezetőként tevékenykedik, megtervezheti a személyzeti eseményeket, például díjvacsorákat és adománygyűjtő eseményeket, ütemezhet ügyféltalálkozókat, és ütemtervet készíthet a munkatársak számára.

Adminisztratív asszisztensi fizetés

A fizetés függhet a vállalkozás jellegétől, ahol adminisztratív asszisztenst alkalmaznak, valamint a feladatkörtől. A kiszolgáló vezetők a legmagasabb fizetést kapják.

• Éves medián fizetés: 40 990 USD (19,71 USD/óra)
• Legfelső 10% éves fizetés: Több mint 67 510 USD (2,46 USD/óra)
• Alsó 10% éves fizetés: Kevesebb, mint 26 880 USD (12,92 USD/óra)

Oktatás, képzés és minősítés

Ez a foglalkozás nem igényel speciális felsőfokú végzettséget, de hasznos lehet.

• Oktatás: Szüksége lesz egy középiskolai végzettségre vagy azzal egyenértékű oklevélre, és előnyt szerezhet a területen, ha beiratkozik egy társult szakra, vagy részt vesz egy titkárnőképző programban a középiskola után. A titkárok gyakran rendelkeznek alapképzési diplomával, vagy speciális bizonyítványokat szereznek, mint pl. Akkreditált jogi titkár vagy okleveles orvosi adminisztrációs asszisztens egyre többen ágazatokban. Vezető asszisztensek és a titkároknak legalább főiskolai kredittel kellene rendelkezniük, ha nem alapképzéssel.
• Kiképzés: Fontolja meg, hogy egy munkaerő-kölcsönzővel kezdjen. Ezek néha képzést kínálnak az újoncoknak. Ellenkező esetben, ha rendelkezik alapvető titkári vagy adminisztratív készségekkel, munkahelyi képzésben is részesíthető, amikor megtanulja egy adott vállalkozás vagy szakterület köteleit.

Adminisztratív asszisztensi készségek és kompetenciák

Számos alapvető készségre lesz szüksége ahhoz, hogy adminisztratív asszisztenssé váljon.

• Számítógépes és szoftveres ismeretek: Kényelmesen használhatja a Microsoft Office-t, az e-mailt és az internetet. Előfordulhat, hogy ismernie kell a QuickBooks vagy más számviteli szoftvereket, ha kisvállalkozásnak dolgozik.
• Multitasking készségek: Ez különösen akkor lehet fontos, ha vezetőként is tevékenykedik. Egyszerre több követeléssel kell zsonglőrködnie.
• Szóbeli és írásbeli kommunikációs készségek: Ezek elengedhetetlenek. Jó angol nyelvtudással és jó lektori készségekkel kell rendelkezned.
• Interperszonális készségek: Másokkal együtt fog dolgozni, beleértve az ügyfeleket és más irodai személyzetet. A jó modor és a nyugodt viselkedés nagyon fontos lehet.
• Szervezeti képességek: Részletorientáltnak és szervezettnek kell lennie, és képesnek kell lennie arra, hogy egy pillanat alatt megtalálja a dokumentumot vagy a visszahívási protokollt.
• Döntéshozatali képességek: Gyakran azon kapja magát, hogy több feladatot szinte egyidejűleg kezel, különösen a forgalmas irodákban, így képesnek kell lennie a fontossági sorrend meghatározására és az időhatékony döntések meghozatalára. Lehet, hogy egy ügyfél azonnal szeretne időpontot kérni, de tényleg sürgős, vagy várhat néhány napot?

Állás Outlook

Sajnos ennek a pozíciónak nincs biztató álláskilátása. Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala előrevetíti, hogy a technológiai fejlődés megkezdi az uralmat sok adminisztratív asszisztensi feladat 2019 és 2029 között, ami 9%-os álláscsökkenést eredményez növekedés.

Munkakörnyezet

Ezt a pozíciót szinte minden iparág megköveteli. Előfordulhat, hogy orvosi irodában, ügyvédi irodában, kormányhivatalban vagy egy kis, környékbeli vállalkozónál dolgozik. Mindenesetre valószínűleg irodai környezetben találja magát.

A virtuális asszisztensekre egyre nagyobb a kereslet, így elképzelhető, hogy otthonról is dolgozhat.

Munkarend

Ez szinte mindig teljes munkaidős munka, normál munkaidőben, de az üzlet jellege megkívánhat egy kis hétvégi munkát, például ha Ön egy egészségügyi klinikán dolgozik. Ezenkívül a jogi szakmában dolgozók azt tapasztalhatják, hogy hosszú órákat várnak el a tárgyalások és a határidők előtt.

Hasonló munkák összehasonlítása

Néhány hasonló munkakör és átlagos éves fizetésük a következők:

• Bírósági riporter: $61,660
• Információs ügyintéző: $36,920
• Orvosi átíró: $44,090