A megfelelő időbeosztás fontosabb, mint valaha. A vállalati övfeszítések folytatódásával a jogi törvényjavaslatok egyre nagyobb vizsgálat alá kerültek. Az ügyvédi díjakra fektetett hangsúly a jogi könyvvizsgáló cégek háziiparát hozta létre, amelyek jogi áttekintést és elemzést végeznek szolgáltatások az eltérések, az etikátlan számlázási gyakorlatok, a számlázási hibák és a potenciális területek megcélzására költségmegtakarítás.
Azok az ügyfelek, akik nem alkalmaznak független jogi számla-ellenőrzési szolgáltatásokat, gyakran rendelkeznek házon belüli minőség-ellenőrzési programokkal, amelyek rutinszerűen elemzik a felülvizsgálatra megjelölt számlákat. Ennek a tíz számlázási hibának a elkerülése segít jogi számláinak ellenállni a vizsgálatnak. Ezek a tételek teszik ki az ügyfelek és az auditáló csoportok által benyújtott panaszok körülbelül 90%-át.
Homályos számlázási leírások
A teljes, részletes és pontos feladatleírások a legegyszerűbb módja annak, hogy megakadályozzuk, hogy az ügyfél megjelölje számláját. Minden feladatleírásnak kellő részletességgel azonosítania kell a tevékenységet ahhoz, hogy felmérje annak szükségességét és relevanciáját a projekt szempontjából. A feladat részletes leírása mellett minden időbejegyzésnek tartalmaznia kell a feladat elvégzésének dátumát, az azt végző időmérőt, a feladat elvégzésével eltöltött időt és a teljes költséget.
Padding Time
Cége megterhelő számlázási követelményeinek teljesítése érdekében csábító lehet a feladat elvégzéséhez szükséges idő felfújása vagy „padlása”, különösen, ha Ön hatékony dolgozó. Az ilyen gyakorlatok vizsgálatot és kritikát igényelnek az ügyféltől vagy könyvvizsgálótól. Fontos annak biztosítása, hogy az egyes feladatokra kiszámlázott idő pontosan tükrözze az elvégzett munkát, és arányos legyen a feladat fontosságával és összetettségével.
Kifizetések
Mivel a peres kifizetések nagymértékben befolyásolják az ügyfél teljes költségvetését, mérlegelnie kell a szolgáltatás költségét az ügyfél számára nyújtott értékhez viszonyítva. Például szükséges-e a Federal Express minden levelezését a szakértőjének, ha a tárgyalás hat hónapig tart?
Ezenkívül tisztában kell lennie az ügyfelünk által kötött számlázási szabályzatokkal és szerződésekkel. Szüksége van-e az ügyfélnek egy bizonyos bírósági riporter vagy fénymásolat-kereskedő igénybevételére? Ezenkívül bizonyos költségeket soha nem szabad az ügyfélnek kiszámlázni, és ezek az ügyvédi iroda általános költségei közé tartoznak.
Adminisztratív munka
Az ügyvédi gyakorlat óhatatlanul adminisztratív és irodai feladatokat is magában foglal. Manapság a legtöbb ügyfél nem fizet az irodai feladatokért – például gépelésért, irattárolásért és fénymásolásért – vagy adminisztratív funkciók, mint például képzés, számlakészítés, konfliktus-ellenőrzés vagy ügyfélfejlesztés. Amennyire lehetősége van rá, ruházza át az irodai feladatokat egy titkárra, irattartóra vagy más jogi munkatársra.
Irodaközi konferenciák
Az ügyfelek gyakran nem hajlandók fizetni az ügyvédi iroda személyzete közötti konferenciákért; egy ügy vagy projekt cég szakemberei közötti koordinációját, konzultációját és megbeszélését az üzletvitel részének tekintik, és így a cég rezsijének részét. Az interoffice konferenciák az ügyfél számára is jelentős kiadást jelenthetnek, mivel több szakember egyszerre számláz egy beszélgetést.
Ezért célszerű elkerülni a számlázást a cége más tagjaival folytatott ügyiratokkal kapcsolatos rutinszerű megbeszélésekért kivéve, ha az ilyen megbeszélések jelentős jelentőségű témákat érintenek, számos külső felet vonnak be, vagy nem vesznek részt nagy blokkokban idő.
Kiképzés
Ha újnak számít egy feladatban vagy jogterületen, tapasztalatlansága miatt több időre lehet szükség a projekt befejezéséhez. Az ügyfelek egyre kevésbé tűrik a tapasztalatlanságot, és kevésbé hajlandóak fizetni egy új alkalmazott képzésének költségeit, vagy egy jogi szakember számára, hogy „gyorsan haladjon” egy aktával.
Ismétlődő számlázás
A duplikált időbejegyzés bevett gyakorlat az ügyvédi irodák körében, de a költségtudatos ügyfelek kevésbé hajlandók fizetni a párhuzamos munkavégzésért. Több partner vett részt egy meghallgatáson?
A védőnő minden beadványon részt vett? Hozzájárult-e négy munkatárs egy ismertetőhöz? Ezek az elemek piros zászlót emelhetnek ki. A megrendelő megtagadhatja a munka egészének vagy egy részének kifizetését, vagy legalább tovább vizsgálhatja az ügyet annak megállapítására, hogy az indokolt volt-e.
Számlázás blokkolása
A nagy blokkban lévő több feladat számlázási ideje egy másik piros zászló az ügyfelek számára. Minden feladatot külön kell tételesen feltüntetni, minden feladathoz megfelelő idővel és díjjal. A tételes időbejegyzések lehetővé teszik a lektor számára, hogy jobban megbizonyosodjon a ráfordított idő megfelelőségéről a feladat jelentőségéhez és összetettségéhez képest.
Áttekintés és átdolgozás
Ügyfele felteheti a kérdést, hogy miért számlázott 43,2 órát a tájékoztató áttekintéséért és átdolgozásáért. Talán a tájékoztató 40 oldalas volt, és több, összetett kérdést és kiterjedt kutatást tartalmazott. Bármi legyen is az ok, az olyan homályos és lényegre törő kifejezések, mint a „felülvizsgálat és felülvizsgálat”, kevéssé tájékoztatják az ügyfelet arról, hogy az áttekintés miért érdemelt meg egy hét időt. Az „áttekintés” helyett az olyan szavak, mint az „értékelni”, „elemezni”, „értékelni” vagy „újratervezett”, elgondolkodtatóbb, így időigényesebb feladatokat jelentenek.
Delegálható feladatok
A számlázás és a feladatok kiosztása során ügyeljen arra, hogy a projektet a jogi csapat megfelelő tagja hajtsa végre. Az ügyfelek megtagadhatják a vezető időmérők által elvégzett olyan feladatok kifizetését, amelyeket átruházhattak volna egy alacsonyabb költségű munkatársra. Például a feljelentéseket megemésztő ügyvédek, a rutinkutatást végző vezető partnerek vagy a dokumentumokat benyújtó jogvédők piros zászlót emelhetnek ki.
