A legtöbb helyszín hozzászokott ahhoz a nyomáshoz, amely több esemény rövid időn belüli koordinálásával jár. Végtére is, a vállalkozásuk azon múlik, hogy minőségi szolgáltatást nyújtsanak, és minden rendezvény alkalom arra, hogy mindkettőjüknek bemutassák tudásukat rendezvényszervezők és a résztvevők. A legkritikusabb időszak azonban még a show kezdete előtt jön el, amikor a kliens bemegy a bankett-terembe, hogy berendezkedjen. Ebben a pillanatban lesz megadva a hang a nap további részében.
Készítse elő kosarait
Az első dolog, amit ügyfele meg akar tenni, az az, hogy kicsomagolja az összes rendezvénykellékét a járművéből. Ez nehéz feladat lehet, különösen, ha a parkolási helyzetben nehéz eligazodni. Képzeld el, hogy valaki besétál a helyszínre egy rakomány nehéz dobozokkal – mi az első dolog, amit keresni fognak? A válasz természetesen egy kocsi, vagy bármi más, ami könnyíti a terhüket, és jelentősen megkönnyíti az ominózus kirakodást. Ha a helyszínen járnak a kocsik, akkor egyszerűen „megkönnyebbül” érezhetik magukat, ha megjelennek.
Készítse elő a regisztrációs táblázatokat
A legtöbb ügyfél számára a teendők listáján a következő lépés a regisztráció beállítása. Ez azt jelenti, hogy a te helyszíned jobb, ha az összes regisztrációs összetevő a helyén van, mielőtt megérkezik. Ez magában foglalja az összes asztalt, széket, elektromos és szegélylécet. A névcímkék és a bejelentkezési anyagok rendszerezése sok időt vesz igénybe a rendezvényszervezőknek, és nem kell megvárniuk, amíg ezeket az egyszerű dolgokat a helyükre teszi, hogy elkezdhessék.
Minden szobában van asztal és ágynemű
Az összes asztal és szék leállítása a rendezvénytérben nyilvánvalóan eltarthat egy ideig. Remélhetőleg, ha egy korábbi eseményről érkezik, előre megmondta az ügyfélnek, hogy mikor várható az összes szobaelem beállítása. Ha ügyfele besétál egy szobába, ahol több tucat dolgozó iparkodik szétszedni az asztalokat és a székeket, valószínűleg pánikba esik. Ideális esetben a műveleti csapat minden asztalterítővel a helyére kerül, hogy a tervezők elkezdhessék a központi tárgyak, aukciós tárgyak stb. elhelyezését.
Szerezzen ki minden jelzést korán
Csak azért, mert a vezető tervező tudja, hogyan kell eligazodni az épületben, még nem jelenti azt, hogy a támogató csapata tudja. Ezzel mindenkit megkímélhetsz sok felesleges fáradságtól a jelzések frissítése az épületben, amint a beállítási időszak elkezdődik. Ne feledje, hogy az olyan eladóknak, mint a virágüzletek és a DJ-k, szintén tudniuk kell, hová menjenek. Ezeket mind át kell nézni ügyfelével az esemény napja előtt, de a nagy napon is ügyelni kell rájuk.
Tekintse át a BEO-kat és a számlákat
Valószínűleg többször is elküldte ezeket a dokumentumokat e-mailben az eseményt megelőző napokban, de soha nem árt, ha még egyszer átnézi őket. Annak ellenére, hogy a beállítási idő hektikus, 15 percet kell szánnia a dokumentumok közös áttekintésére. A helyszín koordinátorainak készen kell állniuk egy csomaggal ügyfeleik számára, amely tartalmazza a BEO, szobadiagram és leendő számla. Nagyon kevés tapasztalt tervező adja tovább a lehetőséget, hogy áttekintse ezeket a kritikus dokumentumokat.
Bevezetések
Ügyeljen arra, hogy csapata kulcsfontosságú tagjait hozza el ügyfelének hivatalos bemutatkozásra. Ez a lista tartalmazza a vendéglátóipari vezető, bankett kapitány, műveleti felügyelő és audio/vizuális koordinátor. Gondoljon ügyfele nevében, amikor bemutatja a csapatot – vannak olyan részletek, amelyeket négyszemközt meg kell beszélni a vezetőséggel? Egy rövid beszélgetés indítása hatékony módja annak, hogy kiemelje, ki a felelős az egyes területekért.
Ez az eseménybeállítási elemeket tartalmazó rövid ellenőrzőlista nagyban hozzájárul ahhoz, hogy ügyfele elégedett legyen érkezéskor. A helyszín elsődleges képviselőjeként mindig az a legjobb, ha megadja az ügyfeleknek a mobiltelefonszámát arra az esetre, ha bármi baj történne, miközben Ön az irodájában dolgozik. Ne feledje, hogy csalódottak lehetnek, ha szükségük van valamire, de még jobban csalódottak lesznek, ha nem találnak senkit, aki segítsen nekik.
