Az iroda felkészítése az ünnepekre való bezárás előtt alapos felkészülést igényel. A megfelelő üzenetküldés biztosítja, hogy ügyfelei, szállítói és alkalmazottai megtervezhessék a leállást, és ez azt jelenti, hogy nem kell sok dühös panasszal foglalkoznia a szünet előtt és után. Ez egy gondtalan nyaralást és egy jól megérdemelt pihenést jelent.
Íme egy egyszerű ellenőrző lista azokról a lépésekről, amelyek a nyaralásra vonatkozó üzenetek beállításától a termosztátok alaphelyzetbe állításáig terjednek, amelyek zökkenőmentessé és jövedelmezővé teszik a nyaralást.
Értesítse az alkalmazottakat, ügyfeleket és szállítókat
Ügyeljen arra, hogy legalább két-négy héttel az időpont előtt értesítse a vállalatában érdekelt feleket. Az alkalmazottak értesítést és emlékeztetőket kaphatnak az irodai naptárrendszereken, e-mail-értesítéseken, az iroda körüli táblákon és kiírásokon, valamint a fizetési csekkeken keresztül. És ne felejtsd el ezeket a nyomon követési emlékeztetőket; nem minden üzenet jut át elsőre.
Értesítheti ügyfeleit a webhelyén és a telefonos rendszerén található automatikus kísérőüzeneten keresztül.
Értesítse a szállítókat (különösen az ismétlődő szállítási ütemtervekkel rendelkezőket) e-mailben, telefonon vagy hagyományos postai levélben.
Értesítse a biztonsági személyzetet vagy a szolgálatokat
Értesítse biztonsági személyzetét vagy biztonsági szolgálatát a közelgő zárási dátumokról. Győződjön meg arról, hogy a biztonsági szolgáltatók frissített segélyhívó-listával rendelkeznek, amely tartalmazza az Ön és kulcsfontosságú alkalmazottai kapcsolatfelvételi adatait, beleértve a telefonszámokat. Tudniuk kell, hogy biztonsági probléma esetén kihez kell fordulniuk, még akkor is, ha az iroda zárva van, és ki jogosult az épületben tartózkodni a leállás alatt.
Változtassa meg az automatikus kezelő üdvözlést
Egy-két héttel a zárás előtt rögzíts egy automatizált kísérő üdvözlés telefonos rendszerén, amely elmagyarázza, hogy az iroda hosszabb ideig zárva lesz. Adja meg a bezárás dátumát és az újranyitás várható időpontját. Közvetlenül indulás előtt rögzítsen egy második automatikus üdvözlést, amely kiemeli, hogy mikor tér vissza, és adott esetben kihez kell irányítania a hívónak az Ön távollétében felmerülő kérdéseket.
Ha sürgősségi szolgáltatásokat nyújt, például fűtést és hűtést, vízvezeték-szerelést vagy más alapvető ügyfélszolgálatot, mindenképpen tájékoztassa hívóit, hogyan érhetik el az üzenetrögzítőt vagy a mobiltelefonját, ha valamilyen probléma esetén vészhelyzet.
Értesítse üzenetrögzítő szolgálatát
Értesítse üzenetrögzítő szolgálatát az iroda bezárásának időpontjáról, és frissítse a névjegyzékét az ügyeletes alkalmazottak telefonszámával. Győződjön meg arról, hogy tudják, kihez kell fordulniuk bizonyos helyzetekben; például nem szeretné, hogy a felső szintű vezetők értesítést kapjanak kézbesítési probléma esetén.
Hangposta Üdvözlet módosítása
Ha a telefonrendszere lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy külső hívásokat fogadjanak az asztaluknál, utasítsa őket, hogy rögzítsenek egy „zárt” üzenetet az ünnepekre” üzenet vagy „hivatalon kívül” hangpostaüdvözlet, amely lényeges részleteket közöl a hívókkal a záró. Az alkalmazottaknak tájékoztatniuk kell a hívókat, mikor térnek vissza az irodába, és mit kell tenniük, ha azonnali segítségre van szükségük, amíg az iroda zárva van. A legtöbb esetben nem szeretné, hogy az alkalmazottak személyes kapcsolatfelvételi adatokat adjanak ki.
Csökkentse a termosztátok számát, kapcsolja ki az irodai berendezéseket
Takarítson meg energiát és pénzt az irodai termosztátok leállítás közbeni beállításával vagy átprogramozásával. Meg fog lepődni, hogy milyen költségmegtakarítást érhet el, és ez jó is lehet PR lehetőség; megmutatja, hogy vállalata elkötelezett az erőforrások megőrzése mellett.
Energiát és pénzt is megtakaríthat, ha kikapcsol minden nem alapvető irodai berendezést, beleértve az asztali lámpákat, a fénymásolókat, a nyomtatókat és a számítógépeket.
Tartalék szerverek
Ha számítógépei és szerverei vannak, győződjön meg arról, hogy a biztonsági mentési ciklus megfelelően lefut a leállítás előtt és után. Csökkentse a katasztrófának való kitettséget azáltal, hogy ütemezi a külső helyszíni biztonsági mentést egy korai átvételre. Az IT egy olyan terület, ahol egyértelmű utasításokat szeretne kapni, hogy kihez forduljon probléma esetén, ezért ügyeljen arra, hogy az üzenetrögzítő megfelelően tájékozódjon.
Ne kapcsold ki
Vannak olyan irodai berendezések, amelyeket nem szabad kikapcsolni, például:
- Faxgépek
- Telefonos rendszer
- Szerverek és biztonsági mentési rendszerek
- Hűtőegységek
- Biztonsági rendszerek
