Ha egy hívó tartásban van, a 60 másodperc örökkévalóságnak tűnhet. Ennek a felfogásnak a enyhítése érdekében sok vállalat úgy programozza be a telefont, hogy nyugtató klasszikus zenét vagy valami vidám jazzt játsszon, hogy a végtelen várakozás kevésbé tűnjön fárasztónak.
Ettől eltekintve, ha valakit professzionálisan felfüggesztünk, az enyhítheti a frusztrációt, és az általános udvariasság gyakorlásától függ. Gondolja át, hogyan bánna Önnel, ha a vonal másik végén lenne.
A megfelelő etikett az ügyfél felfüggesztéséhez
- Magyarázza el, hogy miért kell tartásba helyeznie a hívót.
- Kérje meg az illető telefonszámát, ha megszakad a beszélgetés.
- Ígérd meg, hogy egy perc múlva visszatérsz – vagy a legjobb becslésed szerint, mennyi ideig tart a visszatartás. Ha úgy gondolja, hogy a késés több mint néhány perc, kérjen számot és időpontot, amikor visszahívhatja.
- Ha minden erőfeszítése ellenére a késés tovább tart a vártnál, jelentkezzen be a hívóval, hogy ne érezze magát elhagyatva. Ismét ajánlja fel, hogy visszahívja őket, ahelyett, hogy megtartaná őket.
- Amikor visszatér a telefonhoz, elnézést kér a kellemetlenségért, és köszönje meg a hívó fél türelmét.
- Használja gyakran a hívó nevét a kapcsolat érzésének növelésére.
Kerülendő dolgok az ügyfél felfüggesztésekor
- Ne szakítsa félbe a hívót a mondat közepén, hogy tartásba helyezze. Várjon egy szünetet a beszélgetésben.
- Soha ne tegyél le senkit anélkül, hogy bejelentenéd, hogy megteszed. Kérdezd meg tőle, hogy felfüggesztheti-e, ahelyett, hogy csak elmondanád neki.
- Ne tegyen egy személyt tartásba többször egy hívás során.
- Ne hagyja két percnél tovább a hívót anélkül, hogy bejelentkezett volna.
- Soha ne hívja vissza; mindig fel kell ajánlania, hogy visszahívja.
- Soha ne légy durva, akármilyen dühös is lehet a hívó.
Példa a hívó fél tartásba helyezésére
Nem kell szóról szóra követnie a párbeszédet, de ezek a mintaforgatókönyvek érzékeltetik a professzionális módot arra, hogy valakit felfüggesztenek:
- – Mr. Smith, kérem, várjon, amíg visszakeresem az aktáját? [szünet a válaszhoz] "Köszönöm. Egy perc múlva visszajövök." [vissza a hívásra] "Köszönöm, hogy várt, Mr. Smith. Most már segíthetek."
- – Ms. Jones, megnézem, hogy Mr. Johnson elérhető-e a hívás fogadására. Kérem, várjon egy percet?” [szünet a válaszhoz] „Köszönöm. Mindjárt visszajövök." [vissza a hívásra] "Elnézést a kellemetlenségért, Ms. Jones. Mr. Johnson jelenleg nem elérhető. Megkérhetem, hogy visszahívja?"
A rendszer javítása
Amikor arról van szó, hogy mit hallanak a hallgatók a tartási időszak alatt, nem kell korlátoznia a telefonrendszere vagy a szolgáltató lehetőségei. Manapság számos on-hold szolgáltatás létezik, amelyek lehetővé teszik zenék vagy üzenetek letöltését és telepítését.
Még professzionálisabb, kifinomultabb lehetőségként cége felbérelhet egy céget, aki egyedi, testreszabott on-hold programozást fejleszt ki telefonjaihoz. A kimondott szavaktól a dalrészletekig bármit tartalmazhat. Az Ön saját hangját vagy üzenetét fejlesztő cég rendszeresen frissíti vagy akár módosítja is azt.
