Ha valaha is rendelt terméket vagy kellékeket kiskereskedelmi üzletébe, előfordulhat, hogy megkérdezték tőle, hogy van-e PO-száma. A beszerzési megrendelés (PO) egy írásos adásvételi szerződés a vevő és az eladó között, amely pontosan részletezi az egyetlen szállítótól nyújtandó árut vagy szolgáltatásokat. Meghatározza a fizetési feltételeket, a szállítási dátumokat, a tétel azonosítását, a mennyiségeket, a szállítási feltételeket és minden egyéb kötelezettséget és feltételt.
A beszerzési rendelések általában előre nyomtatott, számozott dokumentumok, amelyeket a kiskereskedő pénzügyi irányítási rendszere generál. Más szóval, ha olyan számviteli szoftvert használ, mint pl QuickBooks, amikor termékeket rendel egy szállítótól, az létrehoz egy beszerzési rendelést a rendszerben. A PO célja, hogy nyomon követhető dokumentumot hozzon létre a könyvelési vagy POS rendszeren belül, amelyet mindenféle előnyös módon felhasználhat vállalkozása működtetéséhez.
Hogyan működnek a beszerzési rendelések a leltári rendszerrel
- A PO közli a készletrendszerrel, hogy mit rendel. Ha egy vásárlásra nyitott rendszer, tudja, hogy ne rendeljen többet egy termékből, mert már néhány megrendelt.
- Meg tudja határozni a vásárlás sajátosságait az eladóval. Például nyilván tartalmazza az egyes megrendelt termékek mennyiségét, de részletezi a fizetési módot is, mely feltételek mellett fizet a termékekért (pl. társkereső), és azt a módszert, amellyel a termékeket az üzletébe szállítani szeretné.
- Sok szállító beállított vagy alapértelmezett rendszert használ a számlázáshoz és a fuvarozáshoz. Így például minden utasítás nélkül alapértelmezés szerint a UPS földelése lesz, amikor Önnek szállítják. De lehet, hogy gyorsabban szüksége lesz rá, és a PO ezt kommunikálni tudja.
- A PO egy elszámoltathatósági dokumentum minden fél számára. Rendeléskor nagyon könnyen lehet hibákat elkövetni. De ha minden írásban van, nehéz vitatkozni. Sokszor emlékszem arra, amikor hibásan számláztak és számláztak egy szállítótól, de biztonsági másolatot készítettek a beszerzési rendelésemről, és visszavonták vagy javították.
- Egy példa erre, kaptam egy 300-as számlát dobozok cipőkrémet, amikor 300-at rendeltem darabok. 100 darab van egy dobozban, így el lehet képzelni, hogy mennyivel magasabb volt a számla, mint amilyennek lennie kellett.
- Amikor az áru megérkezik az eladótól, leellenőrizheti azt a PO-val szemben, és megbizonyosodhat arról, hogy a szállítmány helyes.
- Végül lehetővé teszi, hogy minden alkalmazottja részt vegyen. Például egy alkalmazott rendelhet, egy másik pedig kaphat.
A beszerzési rendelések másik előnye a hitelképesség. A bankok gyakran megvizsgálják a PO-t, hogy megállapítsák, fizetőképes-e. A szilárd beszerzési rendelési folyamat segíthet a jóváhagyásban. Szegény azt eredményezi, hogy nem kap kölcsönt. Az eladónál hitelezésre is felhasználható. Például egyes szállítók megkövetelhetik, hogy rendeléskor készpénzben fizessen. Egy bizonyos időszak után Önnel üzleteltek, lehetővé tehetik, hogy PO-t küldjön be hitelkártya helyett. Ez óriási az Ön irányításában pénzforgalom.
A termelői szervezet általános gyakorlat a kiskereskedelemben. És minden POS vagy könyvelő szoftver, amelyet telepíthet az üzletébe, rendelkezik egy PO komponenssel.
