Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data dari fungsi Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan akuntansi dalam a bisnis. Ini berguna untuk semua proses yang ingin Anda lacak dan dari mana Anda berharap dapat mengumpulkan data yang berguna dan terarah.
Biasanya dikemas sebagai database, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda. Karena HRIS menjadi semakin canggih, pilihan di antara berbagai sistem menjadi cukup untuk melumpuhkan departemen SDM secara praktis.
Menyaksikan sebuah perusahaan teknologi, di mana ada ahli komputer, melalui tiga sistem HRIS yang berbeda dalam sepuluh tahun sebelum akhirnya menetapkan sistem mereka saat ini, adalah sebuah pendidikan dalam kompleksitasnya. Kemampuan mereka dalam pekerjaan dan penggunaan jarang memenuhi hype penjualan yang mendorong pilihan. Inilah sebabnya mengapa memilih HRIS adalah usaha utama untuk bisnis.
Pertimbangan Utama saat Anda Melihat Opsi HRIS Anda
Pemilihan HRIS adalah situasi yang menegangkan karena ada begitu banyak pilihan. Memilih opsi yang terbaik untuk kebutuhan Anda di perusahaan Anda adalah tantangan. Mengarungi informasi yang disediakan oleh setiap sistem juga menantang.
Tenaga penjualan sering kali adalah tenaga penjualan yang ditugaskan yang secara lisan mungkin memberi tahu Anda bahwa sistem akan memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksanya dengan berbagai sumber termasuk pelanggan saat ini, grup diskusi online, LinkedIn, anggota SHRM lainnya, dan ulasan Google.
Ini adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat Anda memilih HRIS Anda.
Jumlah karyawan
Ingatlah bahwa meskipun perusahaan Anda hanya terdiri dari beberapa orang saat ini, perusahaan tersebut mungkin memiliki karyawan dua kali lipat atau bahkan 10 kali lipat di masa mendatang, jadi pilihlah sistem yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda.
Kemampuan Sistem
Faktor kunci lain yang harus Anda pertimbangkan adalah bahwa banyak HRIS hanya mampu menyelesaikan sebagian dari apa yang Anda perlukan untuk dicapai otomatisasi. Dalam kasus ini, Anda ingin memastikan bahwa komponen add-on atau sistem tambahan apa pun bekerja sama dengan sempurna. Sekali lagi, jangan percaya kata penjual tentang sistem yang bekerja sama. Lakukan penelitian Anda untuk memastikan bahwa mereka melakukannya.
Pelatihan dan Dukungan
Periksa juga untuk mengetahui jenis pelatihan dan dukungan berkelanjutan apa yang tersedia untuk staf Anda. Anda juga harus memastikan bahwa janji konsultan penjualan tentang pelatihan dan tindak lanjut setelah pembelian ditulis langsung ke dalam kontrak Anda untuk membeli HRIS. Dan, periksa dengan organisasi lain untuk memastikan bahwa perusahaan pilihan Anda memiliki rekam jejak dukungan yang berkelanjutan dan bermanfaat. Banyak yang tidak.
Fungsionalitas yang Diharapkan dari Pilihan HRIS yang Lebih Baik
Biasanya, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) yang lebih baik menyediakan keseluruhan:
Pengelolaan semua informasi karyawan:
Data seperti nama, jabatan, alamat, dan gaji adalah awal yang mendasar. Riwayat gaji dan jabatan, struktur pelaporan, riwayat penilaian kinerja, dan informasi karyawan penting lainnya.
Dokumen terkait perusahaan:
Ini termasuk barang-barang seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat, dan pedoman keselamatan.
Administrasi manfaat:
Anda akan menginginkan administrasi manfaat termasuk pendaftaran, perubahan status, dan pembaruan informasi pribadi. Dalam sistem yang ideal, Anda dapat mengizinkan karyawan mencari dan meninjau informasi mereka sendiri, termasuk pelacakan liburan.
Integrasi lengkap dengan penggajian:
Integrasi ini juga akan mencakup lainnya perangkat lunak keuangan perusahaan dan sistem akuntansi. Ketika ini terhubung, Anda dapat memastikan bahwa gaji sudah benar. Tidak pernah ada keterputusan antara tingkat gaji resmi dan informasi yang dimiliki daftar gaji. Jika sistem tidak terintegrasi, mudah untuk memperbarui gaji di satu sistem dan tidak di sistem lainnya.
Pelacakan pelamar dan manajemen resume:
Ketika sistem Anda mulus, perekrut dapat mengklik tombol yang disewa dan semua informasi dari pelamar dipindahkan ke karyawan sisi benda. Ini sangat menghemat waktu karena entri data dan dokumen Anda praktis hilang.
Jika pelamar memasukkan informasinya sendiri saat melamar, Anda dapat memastikan keakuratannya. Jika surat penawaran dihasilkan dari sistem yang sama dengan sistem penggajian, gaji akan cocok dengan sempurna dan tidak ada kesalahpahaman.
Rencana pengembangan kinerja:
Tidak cukup hanya memiliki rencana, jika dicatat dalam sistem pusat, maka mereka dapat dengan mudah mengikuti karyawan dari satu posisi ke posisi lain. Kepemimpinan senior dapat menjalankan laporan untuk melihat di mana orang-orang berada dan apa yang direncanakan oleh masing-masing manajer mereka perencanaan suksesi untuk masa depan mereka.
Tindakan Disiplin:
Penting untuk melacak siapa yang telah diskors, diturunkan pangkatnya, atau tindakan negatif lainnya yang dilakukan terhadap mereka dicatat—bahkan setelah karyawan tersebut keluar dari organisasi Anda. Ketika sebuah perusahaan menelepon dan meminta referensi mantan karyawan, mudah bagi admin di departemen SDM untuk mencari dan melaporkan kembali apakah orang tersebut memenuhi syarat untuk dipekerjakan kembali atau tidak.
Catatan pelatihan:
Ini sangat penting di perusahaan yang memerlukan sertifikasi dan lisensi. Di perusahaan lain, catatan pelatihan mungkin tidak memiliki tingkat kepentingan seperti itu, tetapi Anda mungkin masih menemukannya bahwa memiliki informasi berguna saat Anda mengembangkan karyawan Anda, faktor kunci yang mereka inginkan bekerja.
Singkatnya, HRIS yang paling efektif melayani perusahaan melacak informasi ini:
- kehadiran dan penggunaan PTO,
- kenaikan gaji dan sejarah,
- peringkat gaji dan posisi yang dipegang,
- rencana pengembangan kinerja,
- pelatihan yang diterima,
- tindakan pendisiplinan diterima,
- informasi pribadi karyawan, dan terkadang,
- manajemen dan karyawan kunci rencana suksesi,
- identifikasi karyawan berpotensi tinggi, dan
- pelacakan pelamar, wawancara, dan seleksi.
Manfaat HRIS yang Tepat
HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang dibutuhkan perusahaan untuk melacak dan menganalisis tentang karyawan, mantan karyawan, dan pelamar mereka. Perusahaan Anda perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Jika perusahaan Anda berada di jalur pertumbuhan, pilihlah sistem yang dapat tumbuh bersama Anda.
Cukup murah untuk menerapkan HRIS dasar, tetapi pastikan apa pun yang Anda terapkan memenuhi kebutuhan aktual perusahaan Anda. Apakah Anda ingin dapat menjalankan laporan omzet? Posting bagan organisasi? Izinkan manajer mengakses penilaian kinerja sebelumnya secara elektronik? Apakah Anda ingin semuanya harus dilakukan melalui departemen SDM atau Anda ingin manajer mengakses dan memasukkan informasinya sendiri?
Dengan HRIS yang sesuai, staf Sumber Daya Manusia memungkinkan karyawan untuk melakukan pembaruan manfaat dan perubahan alamat mereka sendiri membebaskan staf SDM untuk fungsi yang lebih strategis. Selain itu, data yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan dan pengembangan karir, dan perlakuan yang sama difasilitasi.
Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk mendukung keberhasilan pelaporan karyawan mereka secara legal, etis, dan efektif. Mereka dapat menjalankan laporan mereka sendiri dan memasukkan rencana ke dalam sistem untuk membantu suksesi.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak atau solusi online untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data dari fungsi Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan akuntansi dalam a bisnis.
Garis bawah
Biasanya dikemas sebagai database, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan saat ini dan yang diproyeksikan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda.
