Ketika seseorang memutuskan untuk membuka restoran, terutama untuk pertama kalinya, mereka biasanya didorong oleh hasrat akan makanan yang dipadukan dengan dedikasi terhadap keramahtamahan. Namun, meskipun menjadi koki yang baik dan memiliki kepribadian yang unggul adalah dua bahan utama, itu bukan satu-satunya. Jika sebuah bisnis kecil gagal, seringkali pada tahun pertama dan biasanya karena keputusan dan praktik bisnis yang buruk. Ketika Anda memulai sebuah restoran, menyiapkan sistem akuntansi yang baik sangat penting untuk memberi bisnis Anda peluang terbaik untuk bertahan hidup.
Mengembangkan sistem akuntansi restoran mirip dengan menyiapkan sistem akuntansi untuk bisnis kecil mana pun, tetapi ada perbedaan penting yang perlu dipertimbangkan. Restoran memiliki margin keuntungan yang tipis, jadi sangat penting untuk menjaga indikator kinerja utama (KPI) mereka.
Bagaimana Sistem Akuntansi Restoran Bekerja
Sistem akuntansi Anda akan melacak semua transaksi keuangan restoran, menyiapkan laporan berdasarkan keuangan tersebut transaksi, kumpulkan informasi yang sesuai untuk pajak, dan rangkum informasi untuk Anda dalam format yang Anda bisa memahami.
Dengan menggunakan informasi tersebut, Anda dapat membuat keputusan keuangan untuk restoran Anda yang akan meminimalkan pengeluaran Anda, memaksimalkan keuntungan Anda, dan membuat pelanggan Anda senang. Tanpa sistem akuntansi restoran, ini semua akan menjadi campur aduk dan Anda tidak akan memiliki informasi yang Anda inginkan untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik.
Ikuti langkah-langkah ini untuk menyiapkan sistem akuntansi restoran dasar.
Langkah-Langkah Menerapkan Sistem Akuntansi Restoran
Menyewa Pembukuan atau Akuntan
Kecuali Anda seorang akuntan atau pemegang buku sekaligus menjadi koki atau pemilik restoran, Anda akan membutuhkan bantuan untuk menyiapkan sistem akuntansi restoran. Bahkan kedai kopi terkecil pun harus menyimpan catatan keuangan sehingga mereka dapat mengajukan pajak dan membuat keputusan yang baik untuk mempertahankan bisnis.
Anda harus mempertimbangkan untuk mempekerjakan pemegang buku internal dan layanan akuntansi outsourcing.
Ada perbedaan antara pembukuan dan akuntansi. Pembukuan adalah proses pencatatan transaksi keuangan dan mengatur penerimaan dan dokumentasi lainnya. Akuntansi, sementara itu, adalah praktik menganalisis informasi yang diberikan oleh pemegang buku dan mengembangkan laporan untuk membuat angka dapat dipahami oleh orang yang tidak berorientasi bisnis. Pilihan lainnya adalah melakukan pembukuan sendiri dan hanya mempekerjakan seorang akuntan. Merupakan nilai tambah jika Anda dapat menyewa seorang pemegang buku dan akuntan yang akrab dengan industri perhotelan.
Pilih Software Akuntansi
Ada sejumlah yang kuat paket perangkat lunak akuntansi restoran. Anda ingin memilih salah satu yang mudah dipelajari dan digunakan tetapi menawarkan fitur pelaporan dan analisis keuangan yang kuat. Anda perlu mempertimbangkan perangkat lunak yang menghasilkan laporan laba rugi (pendapatan) dan laporan keuangan lainnya. Perangkat lunak ini juga perlu memiliki fitur manajemen inventaris, dan harus terintegrasi dengan perangkat lunak penggajian jika Anda melakukan penggajian sendiri.
Fitur penting lainnya adalah faktur, manajemen piutang dan hutang, penjadwalan karyawan, dan perencanaan menu untuk beberapa nama.
Kompleksitas restoran Anda dan penawarannya akan membantu menentukan perangkat lunak yang Anda beli. Pembukuan atau akuntan Anda dapat memberi tahu Anda tentang paket perangkat lunak yang harus Anda pilih.
Penggajian restoran rumit dengan gaji, tip, dan jadwal kerja yang berbeda-beda. Ini sering merupakan ide yang baik untuk outsourcing gaji Anda ke akuntan Anda atau ke layanan penggajian. Jika Anda melakukan penggajian sendiri, Anda harus memilih perangkat lunak penggajian. Hal yang sama berlaku untuk perencanaan dan persiapan pajak.
Pilih Metode Akuntansi Anda
Anda memiliki beberapa keputusan untuk dibuat yang sejalan dengan memilih perangkat lunak akuntansi Anda. Pertama, Anda harus memutuskan apakah Anda menggunakan pembukuan single-entry atau double-entry untuk mengatur pembukuan Anda. Karena industri restoran melibatkan penyimpanan persediaan, pembukuan double-entry biasanya dianjurkan.
Anda juga harus memutuskan apakah akan menggunakan akuntansi tunai atau akrual. Akuntansi akrual memberi Anda gambaran keuangan yang lebih akurat karena mencatat pendapatan dan pengeluaran segera setelah transaksi terjadi.
Pilih Sistem Point-of-Sale (POS) untuk Cash Management
Titik penjualan (POS) adalah tempat pelanggan membayar makanan mereka dan produk atau layanan lain yang telah mereka beli di restoran. Restoran membutuhkan fitur khusus di dalamnya perangkat lunak POS, seperti melacak penjualan. Beberapa paket POS dapat membantu persiapan menu dan ketepatan waktu bagi karyawan. Restoran juga membutuhkan perangkat lunak POS yang memiliki fungsi manajemen inventaris yang kuat baik untuk front of house maupun back office. Perangkat lunak ini bahkan dapat membantu dalam mempersiapkan penggajian.
Sistem POS restoran harus memiliki tombol di register karena volume transaksi kartu kredit. Pelanggan kemudian dapat menggunakan kartu kredit mereka untuk melakukan transaksi tanpa kontak.
Menyusun Bagan Akun Restoran
Bagan akun adalah daftar dari semua lima kategori akun yang menyusun laporan laba rugi dan neraca. Akun-akun ini adalah aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban. Uang mengalir masuk dan keluar dari akun-akun ini selama kegiatan bisnis normal. Saat Anda membelanjakan uang atau menghasilkan uang, Anda mendebit dan mengkredit akun ini dengan tepat sesuai dengan prinsip akuntansi.
Setiap akun ini akan memiliki sub-akun yang khusus untuk industri. Misalnya, bagan akun untuk restoran akan berbeda dengan bagan akun untuk jenis bisnis lainnya. Lihat contoh di bawah ini:
Jika Anda berinvestasi dalam perangkat lunak akuntansi untuk restoran, ini akan membantu Anda membuat bagan akun yang sesuai untuk restoran Anda.
Cara Melacak Aliran Dana Restoran
Ada akun khusus dalam bagan akun yang sangat penting untuk restoran. Perhatikan baik-baik hal-hal berikut:
Daftar gaji
Mungkin akun yang paling bermasalah di restoran adalah penggajian. Pekerja restoran dapat menjadi pekerja penuh waktu dan paruh waktu dengan tingkat upah yang berbeda. Dianjurkan untuk mengalihdayakan layanan penggajian Anda atau, setidaknya, menggunakan perangkat lunak penggajian khusus untuk tugas ini.
Inventaris
Di restoran, inventaris Anda akan terdiri dari dua kelas besar: makanan dan persediaan. Lacak inventaris Anda sehingga Anda tidak memiliki terlalu banyak, yang akan berakhir sebagai pemborosan, atau terlalu sedikit, yang akan merugikan penjualan Anda. Anda ingin menjaga inventaris harian rata-rata serendah mungkin tanpa menyebabkan kekurangan. Perangkat lunak POS Anda sangat berharga dalam membantu Anda melacak inventaris Anda.
Akun hutang
Hutang dagang adalah utang Anda kepada pemasok dan tercantum di neraca Anda. Saat Anda menerima faktur, masukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda. Dengan cara ini, Anda tidak akan terlambat membayar tagihan. Hubungan yang baik dengan pemasok dan vendor Anda akan membantu bisnis Anda berjalan lancar.
Arus kas
Melacak berapa banyak uang masuk dan keluar dari bisnis Anda. Sangat membantu untuk mengetahui arus kas Anda secara harian, mingguan, bulanan, dan triwulanan. Mengembangkan anggaran kas dan laporan arus kas akan membantu Anda melacak arus kas Anda.
Penjualan
Penting bagi pemilik restoran untuk mengetahui berapa banyak penjualan Anda berasal dari makanan dan berapa banyak dari minuman. Anda selanjutnya dapat membaginya menjadi makan di tempat makan, makanan siap saji, dan bahkan menjadi item menu yang berbeda dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi Anda.
Harga pokok penjualan
Harga pokok penjualan (COGS) di restoran terdiri dari semua makanan dan perlengkapan yang digunakan untuk membuat item di menu Anda. Anda harus membedakan HPP dari biaya lain dalam menjalankan bisnis, seperti sewa dan utilitas atau biaya hunian. Bagan akun untuk restoran mencantumkan semua biaya hunian sebagai pengeluaran, sementara makanan dan perlengkapan dicantumkan di bawah HPP.
Laporan Apa yang Penting untuk Akuntansi Restoran
Ada laporan yang khusus untuk akuntansi restoran dan laporan lain yang harus disimpan oleh semua usaha kecil baik untuk pajak maupun untuk tujuan akuntabilitas. Laporan khusus restoran menggambarkan KPI Anda. Laporan-laporan ini biasanya dapat dihasilkan oleh perangkat lunak akuntansi restoran dan perangkat lunak POS::
- Laporan penjualan harian: Laporan ini memungkinkan Anda untuk membandingkan penjualan minggu ke minggu atau bulan ke bulan untuk melihat bagaimana kinerja restoran Anda sebelum dikurangi biaya.
- Biaya makanan: Anda perlu melihat berapa harga makanan dibandingkan dengan total pendapatan yang diperoleh dari penjualan makanan. Sistem POS Anda menyediakan angka-angka ini.
- Biaya hunian: Biaya ini, seperti sewa dan utilitas, adalah biaya overhead Anda dan tidak banyak berubah.
- Biaya utama: Laporan ini membandingkan biaya tenaga kerja ditambah COGS dengan pendapatan Anda. Biasanya, biaya tenaga kerja, yang meliputi penggajian beserta tunjangan karyawan, mencapai sekitar 30% dari pendapatan. Biaya utama di restoran merupakan sebagian besar pengeluaran Anda. Awasi biaya utama karena di situlah Anda dapat menghemat uang paling banyak.
- Biaya operasional: Pengeluaran ini adalah segala sesuatu yang tidak tercakup dalam biaya pokok dan biaya hunian, seperti misalnya biaya pemasaran dan periklanan.
Ini adalah laporan yang harus dipertahankan oleh setiap usaha kecil:
- Laporan laba rugi: Laporan laba rugi adalah laporan laba rugi Anda. Ini akan menunjukkan pengeluaran Anda selama periode waktu seperti sebulan atau seperempat. Laporan laba rugi mencantumkan pendapatan Anda dibandingkan dengan pengeluaran Anda.
- Neraca keuangan: Neraca menunjukkan apa yang dimiliki perusahaan (aset) dan utangnya (kewajiban), serta ekuitas pemilik. Jika Anda berhutang lebih dari yang Anda miliki, Anda harus mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi beban hutang Anda.
- Laporan arus kas: Laporan arus kas menunjukkan arus masuk dan keluar uang tunai dalam perusahaan Anda. Ini adalah alat yang sangat berharga untuk melacak kebutuhan uang tunai Anda.
