Komunikasi adalah tindakan berbagi dan menyampaikan informasi antara dua atau lebih individu. Ini memiliki begitu banyak komponen, dan gagal berkomunikasi di tempat kerja secara efektif adalah hal biasa.
Komunikasi yang efektif membutuhkan semua komponen yang saling bekerja dengan sempurna untuk “makna bersama,” definisi favorit komunikasi. Ini sangat penting ketika pertanyaan diajukan dan dijawab. Anda akan menemukan komponen komunikasi yang efektif dan bentuk serta penggunaan pertanyaan untuk menyempurnakannya.
Komponen dalam Komunikasi
Ada lima komponen untuk setiap komunikasi dan yang keenam adalah keseluruhan lingkungan tempat kerja di mana bolak-balik terjadi.
Individu Mengirim Pesan
Pengirim harus menyajikan pesan dengan jelas dan dengan detail yang cukup sehingga penerima berbagi makna dengan pengirim selama dan setelah komunikasi.
Konteks Pesan
Konteksnya adalah bagaimana pesan disampaikan oleh pengirim pesan. Konteks melibatkan komunikasi nonverbal seperti gerak tubuh, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan elemen-elemen seperti nada suara. Sebagian besar konteks pesan hanya tersedia bila penerima dapat melihat dan mendengar pengirim pesan. Emotikon/emoji email dan IM, misalnya, adalah pengganti yang buruk karena pengirim merumuskannya tanpa input dari penerima.
Sepotong konteks lainnya adalah emosi yang terlibat dalam lingkaran komunikasi. Apakah pengirimnya marah? Apakah penerima acuh tak acuh terhadap isi komunikasi atau menghina pengirim? Emosi manusia normal mempengaruhi apakah suatu pesan berhasil dibagikan.
Orang yang Menerima Pesan
Itu penerima harus mendengarkan dengan hati-hati dan penuh perhatian, ajukan pertanyaan untuk kejelasan, dan parafrase untuk memastikan bahwa mereka berbagi makna dengan pengirim. Jika penerima mempercayai pengirim, peluang untuk komunikasi yang efektif meningkat. Misalnya, seorang pendengar mungkin berkata, "Saya pikir apa yang Anda katakan adalah bahwa Anda merasa tidak dihargai. Inikah pesan yang kau berikan padaku?"
Metode Pengiriman yang Anda Pilih
Metode penyampaian harus dipilih berdasarkan media yang paling efektif untuk menyampaikan makna pesan. Karena metode komunikasi sangat beragam sejak awal komputer dan perangkat seluler, keputusan tentang metode pengiriman menjadi lebih kompleks. Metode pengiriman harus sesuai dengan kebutuhan komunikasi pengirim dan penerima agar makna bersama dapat terjadi.
Metode komunikasi meliputi komunikasi verbal, pesan instan (IM), email, surat, tanda, poster, video, tangkapan layar, telepon, catatan, formulir, dokumen tertulis, pesan Facebook, Face Time, dan banyak lagi. Metode ini akan terus berkembang, dan harapan karyawan untuk komunikasi instan tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan pekerjaan mereka akan terus tumbuh.
Komunikasi tatap muka semakin penting terutama untuk informasi organisasi yang mungkin memerlukan perubahan, memberikan pengakuan karyawan, atau memungkinkan pertanyaan langsung. Komunikasi langsung juga disukai karena karyawan memiliki akses ke komponen lain, konteks pesan.
Isi Pesan
Isi pesan harus jelas dan disajikan serta dijelaskan secara cukup rinci untuk mendapatkan pemahaman dari penerima. Pahami bahwa jika isi pesan beresonansi dan terhubung, pada tingkat tertentu, dengan keyakinan penerima yang sudah dianut, itu paling efektif.
Lingkungan dan Komunikasi
Komponen komunikasi di atas mempromosikan makna bersama ketika mereka beroperasi bersama untuk menyampaikan pesan secara efektif. Lingkungan kerja di mana komponen-komponen itu berlangsung juga mempengaruhi komunikasi dan apakah komunikasi itu diterima. Begitu juga dengan pertanyaan yang Anda ajukan.
Saat Anda mengajukan pertanyaan yang valid, Anda membangun hubungan baik dan menginspirasi kepercayaan diri. Pertanyaan membentuk bagian lain dari landasan komunikasi di tempat kerja yang berbagi makna di antara komunikator.
Dalam lingkungan kerja yang menekankan komunikasi terbuka, keterlibatan karyawan, Dan tujuan bersama, komunikasi lebih sering dan lebih efektif. Namun, ekspektasi akan komunikasi yang signifikan menetapkan standar yang lebih tinggi di tempat kerja terbaik ini. Jadi, bahkan di moral yang tinggi, lingkungan kerja yang berfokus pada karyawan, karyawan mengeluh bahwa mereka tidak tahu apa yang sedang terjadi.
Karena semua komponen dan lingkungan keseluruhan tempat kerja individu, komunikasi tetap menantang. Pertanyaan kuno tentang siapa yang perlu tahu apa dan kapan mereka perlu tahu itu tidak pernah terjawab sepenuhnya untuk kepuasan siapa pun.
Keluhan karyawan tentang terlalu banyak informasi, tidak cukup informasi, dan bahkan, informasi yang berlebihan, akan terus bergema di tempat kerja.
Garis bawah
Anda tidak akan pernah menyembuhkan masalah komunikasi di tempat kerja. Tapi, dengan komitmen, perhatian, dan pemahaman tentang komponen efektif komunikasi dan pertanyaan yang sesuai, Anda dapat meningkatkan efektivitas keduanya antarpribadi dan Anda komunikasi tempat kerja.
