Kehadiran di tempat kerja adalah jam dan hari karyawan muncul untuk bekerja. Bagi pemberi kerja, penting untuk mengetahui apakah dan kapan karyawan mereka muncul sesuai jadwal.
Cari tahu lebih lanjut tentang kehadiran di tempat kerja dan metode apa yang digunakan perusahaan untuk melacaknya.
Apa itu Kehadiran di Tempat Kerja?
Kehadiran di tempat kerja adalah apakah seorang karyawan telah muncul untuk bekerja pada jam dan waktu yang ditentukan. Istilah yang paling sering mengacu pada karyawan yang dibayar per jam.
Pekerja per jam umumnya tidak dikecualikan, artinya mereka dilindungi oleh ketentuan upah dan lembur dari Fair Labor Standards Act (FLSA). Mereka diminta untuk melacak waktu mereka dan mereka berutang upah lembur dengan tarif satu setengah waktu untuk setiap jam kerja di atas 40. Karyawan yang dikecualikan, seperti profesional bergaji, tidak dilacak per jam; sebaliknya, mereka diharuskan bekerja selama berjam-jam yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil mensyaratkan pelacakan jam kerja dalam sehari, jam kerja dalam seminggu, gaji per jam, total pendapatan mingguan, total pendapatan lembur mingguan, dan total upah yang dibayarkan, antara lain detail. Pelacakan kehadiran di tempat kerja membantu pemberi kerja mencatat jam kerja dengan benar.
Kehadiran di tempat kerja penting bagi semua karyawan, tetapi sangat penting untuk posisi yang menghadap pelanggan atau layanan. Penting juga bagi karyawan yang merupakan bagian dari proses otomatis yang mengharuskan seorang pekerja hadir di masing-masing workstation untuk menghasilkan produk atau layanan tertentu, seperti pekerjaan lini produksi di manufaktur fasilitas.
Tentu saja, karyawan seharusnya hadir untuk setiap shift sesuai jadwal, namun terkadang mereka absen tanpa mengambil cuti. Absen terus-menerus tanpa alasan dikenal sebagai ketidakhadiran. Pola ketidakhadiran yang berulang ini dapat memengaruhi keuntungan perusahaan. Melacak kehadiran dan ketidakhadiran membantu pemberi kerja menemukan pola dan bahkan memberhentikan karyawan dengan terlalu banyak ketidakhadiran tanpa alasan.
Cara Kerja Kehadiran di Tempat Kerja
Saat pemberi kerja memantau kehadiran di tempat kerja, mereka melihat apakah karyawan mereka datang tepat waktu dan tinggal untuk shift penuh pada hari kerja yang dijadwalkan.
Untuk melindungi dari ketidakhadiran yang berlebihan, pemberi kerja biasanya melembagakan kebijakan kehadiran di tempat kerja. Kebijakan kehadiran dengan jelas mendefinisikan harapan seputar kehadiran. Mereka juga menentukan prosedur untuk mengambil cuti (seperti waktu sakit atau hari libur). Yang paling penting, kebijakan ini menggambarkan tindakan disipliner yang akan mengikuti pelanggaran kebijakan.
Misalnya, kebijakan kehadiran akan menentukan bahwa seorang karyawan harus hadir dan tepat waktu untuk bekerja untuk setiap shift terjadwal, kecuali jika mereka telah meminta dan menerima, secara tertulis, persetujuan untuk cuti.
Selain itu, kebijakan tersebut dapat menyatakan bahwa setiap karyawan dengan, katakanlah, empat atau lebih ketidakhadiran tanpa alasan berisiko kehilangan pekerjaan mereka. Ketidakhadiran selama tiga hari tanpa memberi tahu pemberi kerja dapat dianggap pengabaian pekerjaan, dalam hal ini karyawan akan diberhentikan.
Sistem Kehadiran Tanpa Kesalahan
Salah satu upaya untuk menyusun kebijakan kehadiran yang adil disebut sistem kehadiran tanpa kesalahan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk memberi penghargaan kehadiran yang baik dan menghilangkan pekerjaan orang-orang dengan catatan kehadiran yang buruk.
Ini adalah sistem objektif yang menempatkan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk kehadiran di pundak karyawan. Dalam sistem absensi tanpa kesalahan, ketidakhadiran diberikan poin menggunakan sistem seperti ini:
- Setiap absen = 1 poin
- Setiap masuk terlambat (terlambat) atau keluar lebih awal = 1/2 poin
- Setiap ketidakhadiran untuk bekerja = 2 poin
- Setiap pengembalian tanpa panggilan sebelumnya = 1 poin
- Setiap kuartal tanpa absen menghilangkan semua poin dan memberi penghargaan kepada karyawan dengan hari libur dengan gaji.
- Setiap karyawan mulai segar, tanpa poin, setiap tahun.
Sistem poin ini bertujuan untuk menyederhanakan masalah kehadiran dan menghilangkan alasan.
Bahkan dengan kebijakan kehadiran tanpa kesalahan, pemberi kerja harus tetap berada dalam batas-batas hukum. Misalnya, ketidakhadiran berdasarkan Family and Medical Leave Act (FMLA) dilindungi undang-undang. Pemberi kerja dilarang menolak hak karyawan untuk menggunakan cuti FMLA, juga tidak boleh membalas karyawan yang menggunakan cuti tersebut. Seorang karyawan yang mengambil cuti terlindungi tidak dapat dihukum dalam bentuk poin karena menggunakan cuti ini.
Tindakan disipliner progresif biasanya menyertai sistem absensi tanpa kesalahan. Misalnya, seorang karyawan menerima peringatan setelah sejumlah poin tertentu, yang berujung pada pemutusan hubungan kerja jika mereka memperoleh terlalu banyak poin. Misalnya, karyawan dapat menerima tindakan disipliner untuk poin-poin berikut:
- 7 poin = peringatan lisan
- 8 poin = peringatan tertulis
- 9 poin = skorsing tiga hari
- 10 poin = penghentian
Sistem seperti ini memungkinkan pemberi kerja dan karyawan untuk mengetahui dengan pasti apa akibatnya jika kehadiran yang buruk. Namun, jika pemberi kerja memperlakukan cuti FMLA secara berbeda dari cuti beralasan lainnya, misalnya dalam hal pengurangan poin untuk hari kerja, mereka berisiko melanggar hukum. Pengusaha harus secara teratur meninjau kebijakan kehadiran tanpa kesalahan untuk memastikan mereka mematuhi peraturan FMLA.
Takeaway kunci
- Kehadiran di tempat kerja adalah jam dan hari karyawan muncul untuk bekerja.
- Melacak kehadiran di tempat kerja dapat membantu pemberi kerja mengidentifikasi pola ketidakhadiran, yang dapat berdampak buruk pada produktivitas dan keuntungan perusahaan.
- Bahkan kebijakan kehadiran di tempat kerja yang disusun agar adil dan tidak memihak masih harus ditinjau kepatuhannya berdasarkan undang-undang FMLA.
