Negosiasi dalam proses pembelian mencakup periode sejak komunikasi pertama dilakukan antara pembeli pembelian dan pemasok hingga penandatanganan akhir kontrak. Negosiasi bisa sesederhana mencoba mendapatkan diskon untuk kasus sarung tangan keselamatan hingga kompleksitas pembelian modal besar.
Seorang profesional pembelian harus bertujuan untuk berhasil dalam negosiasi mereka dengan pemasok untuk mendapatkan harga terbaik dengan kondisi terbaik untuk setiap barang yang dibeli.
Basis Pemasok Lebih Kecil Dan Kontrak Jangka Panjang
Proses negosiasi telah menjadi sektor yang lebih penting dalam proses rantai pasokan karena perusahaan berupaya mengurangi pengeluaran mereka sambil meningkatkan daya beli mereka. Ini berarti bahwa para profesional pembelian harus menegosiasikan tarif yang semakin baik dengan pemasok sembari mempertahankan atau meningkatkan kualitas dan layanan.
Di masa lalu, perusahaan memiliki daftar panjang pemasok yang akan mereka beli barang yang berbeda dari yang membutuhkan sumber daya pembelian untuk menghabiskan waktu terbatas untuk menegosiasikan harga terendah. Solusi terbaik yang tersedia adalah membandingkan daftar harga dari katalog dan memilih vendor berdasarkan informasi tersebut. Kecenderungan selama dekade terakhir adalah merasionalisasi basis pemasok dan mengadakan perjanjian jangka panjang dengan sumber tunggal. Ini menawarkan perusahaan kemampuan untuk menegosiasikan harga yang jauh lebih rendah untuk barang yang mereka beli dari sejumlah vendor terpisah.
Vendor Adalah Mitra
Penekanan dalam negosiasi beralih dari skenario harga terendah ke negosiasi dengan vendor yang lebih sedikit untuk mendapatkan harga terendah dengan layanan, kualitas, dan kondisi terbaik. Tujuan perusahaan adalah untuk mengurangi pengeluaran keseluruhan daripada menegosiasikan harga terendah dengan sejumlah besar vendor, yang tidak memberikan hasil keseluruhan yang terbaik.
Kontrak jangka panjang yang dinegosiasikan dengan basis pemasok yang lebih kecil telah menghasilkan lebih banyak hubungan mitra antara pembeli dan pemasok. Hubungan bisa menjadi kurang musuh yang menguntungkan pembeli dan vendor. Dalam hubungan jenis mitra, pembeli akan mendorong vendor untuk meningkatkan kualitas dan pelayanan, dan vendor mengetahui bahwa dengan melakukan ini kemitraan akan dilanjutkan dengan kontrak yang diperbarui dengan jaminan penjualan.
Negosiasi atau RFQ
Departemen pembelian non-pemerintah terus menawarkan berbagai permintaan penawaran (RFQ) kepada vendor yang memenuhi syarat untuk barang atau layanan yang ingin dibeli. Proses penawaran kompetitif dapat menghasilkan serangkaian penawaran dan persyaratan yang akan dievaluasi oleh departemen pembelian dan kemudian diberikan kepada bisnis. Ini mungkin atau mungkin tidak melibatkan beberapa bentuk negosiasi.
Sebagian besar bisnis yang dinegosiasikan akan melibatkan item atau layanan yang belum tentu dapat ditentukan oleh RFQ. Departemen pembelian dan vendor akan menegosiasikan lebih dari satu harga. Negosiasi biasanya akan mencakup apa yang akan diproduksi atau sejauh mana layanan yang akan dibuat disediakan, garansi, layanan transportasi, bantuan teknis, kemasan alternatif, pembayaran rencana, dll.
Membeli barang atau jasa dengan biaya yang signifikan akan membutuhkan negosiasi yang diperpanjang untuk sampai pada kontrak akhir.
Para profesional pembelian diminta untuk berpartisipasi dalam jenis negosiasi ini untuk memastikan perusahaan mereka mendapatkan harga terbaik dengan persyaratan yang paling menguntungkan, dan staf mungkin perlu dilatih dalam metode negosiasi karena menjadi lebih umum dalam ekonomi yang sulit iklim.
Tujuan Negosiasi
Staf pembelian harus memasuki semua negosiasi dengan tujuan yang jelas. Tanpa memiliki tujuan, kemungkinan bagi profesional pembelian untuk mengakui harga, kualitas, atau layanan meningkat secara signifikan. Negosiator harus mengadakan diskusi dengan vendor dengan tujuan yang tepat yang ingin mereka capai untuk perusahaan mereka.
Tujuannya tidak harus mutlak dan harus memungkinkan beberapa fleksibilitas. Namun, negosiator juga harus memastikan bahwa mereka tidak menyimpang dari tujuan dan membiarkan diri mereka bernegosiasi di bidang yang bukan bagian dari diskusi. Misalnya, seorang negosiator mungkin telah bekerja sama dengan vendor untuk mencapai tujuan mereka pada harga dan layanan, tetapi tidak pada kualitas. Ketika vendor mulai membahas kualitas, negosiator harus menahan diri dari kesepakatan apa pun di mana mereka tidak memiliki tujuan yang ditetapkan.
Negosiasi adalah bagian penting dari peran profesional pembelian. Ini adalah keterampilan yang dipelajari, dan pelatihan dapat membantu staf bagian pembelian dalam memahami apa yang dibutuhkan saat bernegosiasi dengan vendor.
