Sebagai perencana acara, menjaga anggaran klien Anda adalah kuncinya. Dan untuk melakukan itu, Anda memerlukan anggaran acara terperinci yang Anda dan klien Anda sepakati. Apakah Anda baru mengenalnya perencanaan acara atau seorang profesional berpengalaman, menjaga anggaran acara akan membantu Anda tetap teratur dan siap menghadapi pertanyaan klien apa pun, sekaligus membantu Anda menghindari kelebihan anggaran.
Aspek Penting dari Anggaran Acara
Untuk acara dasar, seperti seminar atau pesta makan malam, Excel atau program spreadsheet lainnya dapat membantu. Cantumkan empat kategori berikut di bagian atas: item, perkiraan pengeluaran, pengeluaran aktual, rincian. Dari sana, Anda cukup mengisi spreadsheet dan mengelolanya seperti yang Anda lakukan pada bagian lain dari bisnis Anda.
- Lacak biaya sewa situs. Saat Anda merencanakan acara itu sendiri dan saat Anda bertemu dengan manajer penjualan tempat Anda, lacak semua perkiraan biaya sewa untuk ruang acara dan acara, tata graha, penanganan bagasi, dan biaya terkait.
- Perkirakan biaya katering. Ini mencakup semua biaya makanan dan minuman, termasuk tip dan tip, yang jumlahnya bisa mencapai 30 persen. Anggaran katering bisa membengkak atau menyusut, dan mengelolanya dengan hati-hati adalah ide yang bagus, karena anggaran tersebut bisa menjadi sumber penghematan yang besar.
- Dokumentasikan biaya transportasi. Ini termasuk antar-jemput, bus, transfer acara, dan biaya terkait lainnya. Jangan lupakan asuransi, bahan bakar, tol, atau trailer jika diperlukan.
- Tambahkan biaya dekorasi. Sebagian besar acara mencakup biaya dekorasi, seperti hiasan tengah, motif bunga, sewa tenda, dll. Di sinilah Anda mencantumkan biaya-biaya tersebut.
- Dokumentasikan biaya hiburan & peralatan. Pengeluaran umum dalam kategori ini mencakup peralatan A/V, tetapi juga merupakan tempat yang bagus untuk mencantumkan honorarium bagi pembicara atau jika Anda menyewa penghibur.
- Ringkaslah biaya pencetakan. Beberapa biaya barang kecil sebenarnya digabungkan untuk membuat item baris pengeluaran yang lebih besar. Ini termasuk undangan, lencana nama, buklet program, papan nama acara, dan spanduk.
- Buat item baris untuk hadiah. Salah satu tip acara yang umum adalah jangan pernah membiarkan tamu pulang dengan tangan kosong. Jadi, apa pun hadiah atau hadiah yang Anda berikan, lacak biayanya secara terpisah; Anda akan takjub melihat betapa mahalnya harga barang-barang ini.
- Identifikasi biaya kegiatan. Jika acara Anda mencakup aktivitas seperti golf, tenis, spa, arung jeram, bersepeda, atau aktivitas lainnya, Anda sebaiknya mencatat biaya biaya ini secara terpisah. Pertimbangkan untuk merangkum total biaya dalam spreadsheet Anda dan lampirkan rinciannya.
- Posting pengeluaran lainnya. Jika suatu pengeluaran tidak termasuk dalam salah satu kategori di atas, cantumkan pengeluaran tersebut sebagai item pengeluaran lain-lain di sini.
- Beri diri Anda kategori dana darurat. Bergantung pada ukuran atau kompleksitas suatu acara, Anda mungkin ingin memberikan hingga 20% dari anggaran acara di sini. Meskipun perencanaan terbaik, biaya akan melebihi rencana yang diproyeksikan dengan biaya yang tidak pernah Anda pertimbangkan. Ini akan mencegah Anda melebihi anggaran setiap saat.
- Ringkaslah pengeluaran yang diproyeksikan. Saat Anda membangun program acara, Anda akan memiliki proyeksi total pengeluaran yang bagus. Ini adalah informasi yang akan Anda bagikan kepada klien acara untuk memastikan mereka mengetahui anggaran acara sehingga tidak ada kejutan di kemudian hari.
- Ringkaslah pengeluaran sebenarnya. Hal ini terjadi setelah acara selesai. Jumlahkan faktur ke dalam 10 kategori di atas dan dokumentasikan anggaran sebenarnya. Jika sangat menguntungkan, identifikasi penghematan anggaran aktual vs. anggaran yang diproyeksikan, menunjukkan nilai yang Anda berikan pada peran tersebut.
