Konferensi pers membutuhkan banyak persiapan dan kerja staf. Waktu tersebut dimanfaatkan dengan baik karena konferensi pers yang hebat dapat berarti liputan menyeluruh di surat kabar, radio, TV, dan blog—tetapi konferensi pers yang buruk dapat menghantui Anda.
Berikut adalah daftar periksa yang bagus untuk konferensi pers yang baik:
Waktu
Anda harus memilih waktu yang sesuai untuk TV, surat kabar, dan radio.
Jika terlalu dini, wartawan akan kesulitan tiba di sana, terlambat, dan Anda harus mengejar tenggat waktu.
Pertengahan pagi hingga siang hari adalah waktu yang baik. Ini masih cukup dini untuk memberikan waktu kepada orang-orang untuk menyampaikan cerita mereka, namun tidak terlalu dini sehingga mereka harus melompat ke jalan raya dan melawan kemacetan begitu mereka tiba di tempat kerja.
Pemberitahuan lebih awal sangatlah penting. Anda sebaiknya memberi peringatan satu hari kepada orang-orang tentang konferensi pers jika Anda bisa. Direktur berita TV dan radio memetakan di mana kamera dan reporter mereka akan ditempatkan. Beri mereka waktu untuk membuat rencana.
Wartawan media cetak lebih mobile, namun jika ini benar-benar berita besar, mereka akan menginginkan seorang fotografer di sana, dan itu memerlukan perencanaan juga.
Lokasi
Lokasinya harus dekat dengan para pemain media utama, sehingga mereka tidak berkendara setengah jalan melintasi negara bagian.
Itu harus memiliki visual yang bagus dan penerangan yang baik untuk TV. Teater gelap adalah pilihan terburuk.
Lokasi luar ruangan terkadang OK jika topiknya berhubungan dengan alam terbuka atau lingkungan. Tapi ini berisiko. Bisa saja hujan. Kawanan rusa besar dapat menginjak-injak wartawan, yang biasanya menginginkan stopkontak untuk kamera, lampu, dan laptop mereka. Di dalam biasanya yang terbaik.
Panjang
Mengadakan konferensi pers adalah sebuah produksi besar, jadi ada kecenderungan ingin mengadakan pertunjukan besar. Cobalah untuk menghindari enam pidato berturut-turut dan tayangan slide PowerPoint.
Wartawan ingin mendengar sedikit berita, lalu bertanya. Mereka benci duduk-duduk menyaksikan pertunjukan anjing dan kuda poni yang berlangsung selama 45 menit sebelum membuka pertanyaan. Anda dapat menghemat beberapa nilai produksi dan membuat reporter senang jika Anda menjawab pertanyaan dengan cepat. Itulah yang ingin dilakukan wartawan: mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban yang bisa dikutip. Katakan apa yang ingin dikatakan, lalu ajukan pertanyaan.
Ekstra
Wartawan akan menginginkan dokumen jika Anda mengumumkan atau menjelaskan sesuatu. Dapatkan jumlah karyawan secara kasar dan pastikan ada cukup salinan untuk dibagikan—dan poskan dokumen-dokumen tersebut online untuk reporter dan blogger yang tertarik dengan konferensi pers tetapi tidak dapat hadir perjalanan.
Dengan begitu pentingnya media sosial saat ini, sebaiknya minta seseorang memposting pembaruan selama konferensi pers ke feed Twitter atau halaman Facebook Anda.
Mengundang media ke konferensi pers berarti mereka akan merekam video dan merekam audio. Beri mereka gambar yang bagus dan klip suara yang bagus. Apakah ada orang, gambar, atau satu kalimat yang merangkum apa yang ingin Anda sampaikan? Manfaatkan itu.
Praktik
Buatlah daftar pertanyaan yang mungkin muncul. Apa jawaban Anda?
Juga, lakukan tinjauan kasar pada konferensi pers. Siapa yang bicara lebih dulu? Apa yang terjadi selanjutnya? Siapa yang akan menjadi pembawa acara? Dan siapa orang terbaik untuk mengatasi masalah atau pertanyaan tertentu?
