Mengetahui bagaimana logbook harus diaudit, apa yang harus Anda cari, dan apa yang dicari oleh auditor Departemen Perhubungan (DOT) dapat mempermudah pekerjaan Anda dalam jangka panjang. Waktu yang dihabiskan sekarang dapat mengurangi denda yang diterima di kemudian hari selama audit. Selain itu, dengan mengaudit log setiap hari, Anda dapat mengembalikan log yang perlu diperbaiki kepada driver, sehingga mengajari mereka cara yang benar untuk mengisi catatan mereka, yang akan mengurangi denda yang diterima selama ini pinggir jalan inspeksi.
Auditor DOT
Auditor DOT memiliki keleluasaan penuh dalam menentukan kapan mereka menulis surat tilang dan mengeluarkan denda. Auditor akan menjadi petugas Kepolisian Negara atau warga sipil, yang dipekerjakan oleh DOT. Sikap staf kantor dan pengemudi terhadap auditor akan secara langsung mempengaruhi respon Kepolisian Negara. Jangan menawarkan apa pun kepada auditor, termasuk, namun tidak terbatas pada, kopi, air, atau makanan ringan, karena hal ini dapat dianggap sebagai suap, yang merupakan pelanggaran federal.
Mulai tahun 2013, pengemudi yang memalsukan kayu, atau perusahaan yang dengan sengaja mengizinkan pengemudi memalsukan kayu, dapat dikenakan hukuman hingga lima tahun penjara federal.
Mengemudi Dalam Radius 150 Mil
Pada tahun 2013, pengemudi dengan radius 150 mil udara secara legal dapat membawa kartu absen dan buku catatan bersama-sama. Saat berkendara dalam radius 150 mil, pengemudi tidak perlu mendokumentasikan sebelum atau sesudah perjalanan di lembar waktu mereka. Namun, rute mana pun yang lebih dari 12 jam harus dicatat dalam catatan pengemudi, baik pengemudi berada di dalam atau di luar radius 150 mil udara.
Pengemudi tidak dapat menggunakan aturan 16 jam jika bepergian di luar radius udara 100 mil.
Tanggung jawab manajemen
Manajemen harus memastikan bahwa muatan dikirim dan dijadwalkan dalam jangka waktu yang sah. Saat perusahaan menjadwalkan rute, operator atau router harus mempertimbangkan cuaca dan batas kecepatan. Auditor perusahaan harus selalu menjumlahkan jam pada setiap baris grid untuk memastikan jumlahnya bertambah hingga 24 jam.
Auditor buku catatan perusahaan juga harus mengaudit timesheets. 60 jam pengemudi didasarkan pada restart untuk memulai kembali, bukan pada minggu penggajian.
Pengemudi membutuhkan waktu istirahat di antara pekerjaan untuk beristirahat. Jika tidak ada jeda 10 jam di antara pekerjaan, maka Anda bertanggung jawab atas segala kecelakaan. Perubahan Istirahat Wajib yang berlaku efektif 1 Juli 2013 menyatakan delapan jam adalah waktu berkendara. Pengemudi tidak boleh mengemudi setelah delapan jam Waktu Berkendara kecuali beristirahat selama 30 menit.
Semua pelanggaran kecil harus didokumentasikan tindakan disipliner. Hal ini mencakup hal-hal seperti tanggal yang salah pada log, nama atau alamat yang salah, kesalahan grid, tidak terbaca, dll.
Audit keselamatan tidak sama dengan a tinjauan kepatuhan. Audit keselamatan lebih bersifat mendidik, dan perusahaan cenderung menerima denda lebih sedikit atas kesalahan yang dilakukan dalam audit keselamatan.
Untuk pencatatan yang baik, perusahaan harus selalu mencantumkan Peringkat Berat Kotor Kendaraan menandai informasi ke dalam file pemeliharaan peralatan.
Dokumentasi Buku Catatan
Pengemudi tidak perlu mendokumentasikan bagian Total Miles Hari Ini kecuali mereka mengemudi dalam tim. Dokumentasikan hanya bagian yang berjudul Driving Miles dan catat jarak tempuhnya.
Pastikan pengemudi tidak menyingkat nama kota. Nama-nama ini harus ditulis lengkap (misalnya, harus ditulis Grand Rapids, GR tidak dapat diterima). Namun, negara bagian dapat disingkat.
Pencatatan Waktu Istirahat atau Nol Jam
Tidak bertugas berarti pengemudi 100% dibebaskan dari semua tanggung jawab terhadap truk. Kerusakan selalu dicantumkan sebagai Sedang Bertugas Tidak Mengemudi sampai truk ditarik atau pengemudi dibebaskan sepenuhnya dari tanggung jawab. Jam berbayar tidak ada hubungannya dengan itu jam pelayanan.
Timesheet pengemudi harus diselesaikan untuk setiap hari tanpa jam kerja. Seorang pengemudi dapat menggunakan satu lembar log untuk beberapa hari libur tugas, asalkan semua tanggalnya dalam satu bulan. Namun, pekerjaan kedua harus dicatat dalam buku catatan. Apabila seorang pengemudi mempunyai hari libur lebih dari satu hari, maka ditarik garis bebas tugas, tertulis 24 jam pada garis jam di luar tugas dan 24 jam dikalikan jumlah hari pencatatan, dimasukkan pada total jam garis.
Saat Anda berhenti, Anda hanya perlu mengatakan di mana Anda berada, bukan apa yang Anda lakukan kecuali Anda mengalami kecelakaan, pemeriksaan pinggir jalan, kerusakan, atau cuaca buruk. Sekali lagi, jangan menyingkat nama kota kecil atau kota besar, tetapi Anda boleh menyingkat negara bagiannya.
Hal Lain yang Perlu Diingat
Penting untuk menyimpan dokumen yang akurat. Semakin rapi buku catatannya, semakin kecil kemungkinan dikenakan denda.
- Pengemudi harus menginisialisasi semua perubahan di buku catatan mereka.
- Gambarkan garis putus-putus pada garis mana pun yang tidak memerlukan informasi.
- Pengemudi tidak perlu mengisi baris Alamat Rumah.
- Garis Mulai/Tujuan di bagian bawah log tidak diperlukan.
- Pengemudi tidak perlu mengisi baris Pengirim karena mereka adalah Pengirim.
- Rekap tidak diwajibkan oleh undang-undang dalam catatan harian.
- Tidak boleh ada apa pun di kaca depan dalam radius wiper kaca depan.
Rekomendasi Tinjauan Pra-Audit
Untuk memastikan kepatuhan pengemudi, Anda harus bertemu dengan personel yang akan hadir selama audit. Pastikan Anda mendiskusikan bagaimana sikap yang buruk dapat berdampak pada audit.
Cobalah untuk menentukan ruang yang tenang atau ruang pertemuan untuk audit. Ruang ini harus jauh dari pengemudi lain. Sebelum audit, tinjau semua catatan kertas selama enam bulan terakhir dan minta pengemudi melakukan semua koreksi yang diperlukan. Juga, tinjau semua timesheet selama enam bulan terakhir untuk pengemudi Kelas C. Lakukan koreksi seperlunya. Pastikan pengemudi melakukan perubahan apa pun terlebih dahulu.
Sebagai sebuah perusahaan, yang terbaik adalah menulis kebijakan dan prosedur resmi untuk melengkapi log. Sertakan apa yang akan terjadi jika terjadi pelanggaran log. Jadikan kebijakan-kebijakan ini sebagai bagian dari buku pedoman Kebijakan dan Prosedur perusahaan yang diberikan kepada semua pengemudi. Merupakan ide bagus juga untuk meminta karyawan mengakui penerimaan kebijakan ini.
Temui semua pengemudi yang memiliki pekerjaan sampingan dan beri tahu mereka tentang tanggung jawab mereka mencatat jam kerja mereka untuk pekerjaan lain serta pekerjaan yang mereka lakukan untuk Anda. Ingatkan mereka bahwa mereka tidak dapat mengemudi setelah mencapai total 60 jam.
Tinjau rute untuk mengetahui batasan perpanjangan 16 jam dan sesuaikan jika memungkinkan, atau beri tahu pengemudi bahwa mereka harus mulai berhenti. Tunjukkan kepada semua pengemudi Kelas C cara menulis catatan harian pengemudi yang harus dilakukan bila diperlukan. Menetapkan kebijakan dan prosedur waktu tidak bertugas.
Penting untuk memastikan semua pengemudi armada Anda mengetahui kebijakan ini dan bagaimana mereka harus mematuhinya.
