Angka penting ketika Anda menjalankan bisnis katering yang sukses. Jika Anda baru mengenal perencanaan acara, kesadaran ini mungkin mengejutkan Anda, tetapi faktanya adalah angka yang sangat mendorong dunia katering.
Jumlah tamu, ukuran porsi, dan tanggal pengiriman semuanya menjadi faktor profitabilitas layanan makanan, dan bahkan perubahan jumlah kecil pun dapat membuat perbedaan besar dalam menyajikan makan malam hingga ratusan tamu.
Karena semua ini, perencana pertemuan memerlukan pemahaman yang kuat tentang nomor katering untuk memastikan kualitas makanan dan menghindari biaya penalti.
Perkiraan Jumlah
Ini adalah jumlah tamu yang awalnya Anda buat untuk proyeksi acara Anda. Tidak ada kewajiban nyata dengan perkiraan hitungan karena ini lebih merupakan “angka kerja” yang digunakan untuk memperkirakan biaya dan kebutuhan staf. Angka-angka ini juga akan menentukan pilihan tempat dan mungkin gaya layanan yang Anda pilih.
Hitungan yang diharapkan
Hitungan yang diharapkan diajukan dua atau tiga minggu sebelum acara. Ini mewakili penghitungan tamu yang diantisipasi yang lebih akurat, dan terikat secara kontrak dengan penghitungan akhir.
Setiap operasi katering memiliki kebijakan untuk jumlah yang diharapkan, tetapi secara umum, tidak boleh menyimpang lebih dari 15% dari jumlah akhir.
Hitungan Akhir atau Hitungan Dijamin
Hitungan terakhir Anda adalah jumlah makanan tamu yang akan Anda bayar. Ini juga mewakili jumlah pengaturan tempat dan ukuran tim katering untuk ruangan tersebut.
Setiap perubahan yang dilakukan pada nomor ini setelah tanggal jatuh tempo dapat dikenakan denda atau biaya keterlambatan. Oleh karena itu, perencana harus menetapkan tanggal RSVP yang jatuh sebelum batas waktu jaminan.
Persentase Penurunan
Ada dua sudut untuk menjatuhkan persentase. Yang pertama dihitung dengan melayani untuk melihat berapa banyak jumlah akhir Anda yang turun dari jumlah yang Anda harapkan. Jika persentasenya terlalu besar (lebih dari 20%), maka biaya penalti dapat dikeluarkan untuk menutupi biaya yang berkaitan dengan pesanan kepegawaian dan persediaan.
Perencana menggunakan persentase penurunan untuk memperkirakan berapa banyak “tidak hadir” yang diharapkan. Tingkat penurunan 2% adalah rata-rata untuk acara berbayar atau tiket. Rata-rata itu bisa naik hingga di atas 5% untuk acara yang gratis. Seperti yang dapat Anda bayangkan, peserta adalah lebih mungkin untuk ditampilkan ketika mereka memiliki uang yang diinvestasikan dalam suatu acara.
Kartu Makan
Beberapa perencana menawarkan lebih dari satu hidangan pada jamuan formal, dan ini menimbulkan persyaratan perhitungan lain. Hotel dan pusat perjamuan tidak ingin terjebak menebak berapa banyak tamu yang akan memilih steak atau ayam, jadi terserah perencana untuk mendapatkan hitungan akurat dari setiap pilihan melalui sistem RSVP mereka.
Pada hari acara, setiap peserta harus mendapatkan kartu makan berwarna yang dapat mereka letakkan di atas meja, sehingga server secara otomatis mengetahui hidangan mana yang mereka pesan.
Tiket Minum
Perencana acara dapat menggunakan tiket minuman untuk mengendalikan biaya menjalankan bar terbuka. Itu dilakukan dengan memberikan setiap tamu satu atau dua tiket minuman pada saat pendaftaran. Bartender akan menerima tiket dengan imbalan minuman. Tamu yang memilih untuk minum di luar jatah tiket mereka dapat membayar tunai.
Satu hal yang perlu diperhatikan tentang tiket minuman adalah tempat tersebut akan menagih Anda minuman dengan harga tertinggi per tiket. Untuk alasan ini, masuk akal untuk menggunakan sistem ini dengan bir dan anggur atau bar rumah karena harga pilihan akan lebih dekat.
Bekerja Dengan Sistem
Pada akhirnya terserah perencana acara untuk memberikan hitungan yang akurat ke departemen katering. Perencana yang mengabaikan kebijakan dan tenggat waktu yang dikeluarkan oleh penyedia mereka dapat membayar lebih dari yang seharusnya dalam bentuk penalti dan biaya lainnya.
Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan membaca kebijakan katering sebelum merencanakan acara. Setelah ini, satu aturan sederhana akan membantu Anda memilih tanggal dan biaya yang paling tepat untuk dibebankan kepada tamu.
