L'e-mail è emotiva.
Quante email sei seduto in questo momento? Stanno aspettando pazientemente e dolcemente nella tua casella di posta il tuo prossimo check-in pianificato con cura? Oppure stanno chiamando il tuo nome, ricordandoti cosa non hai ancora fatto oggi?
Le mie e-mail tendono a "chiamare il mio nome e ricordarmi delle mie inadeguatezze percepite", ma anche la comunicazione online è una parte essenziale del mio flusso di lavoro. Inoltre, è così che rimango in contatto con alcune delle persone più vivaci con cui abbia mai avuto il piacere di lavorare. Quindi, ho dovuto imparare a gestire la mia casella di posta in modo molto simile a come gestisco il mio sé emotivo al lavoro: con attenzione e concentrandomi sui confini.
Ci sono molti libri e articoli sulla gestione efficace del tempo al lavoro, in particolare sulle e-mail. Alcuni sostengono che eliminiamo il maggior numero possibile di email, se non tutte. Tuttavia, non sono d'accordo con l'idea che la posta elettronica sia un lavoro inutile e superficiale; alcune aziende si basano sulla collaborazione e si affidano alla comunicazione e-mail per andare avanti. Molti lavoratori hanno il compito di questo "lavoro superficiale" che consente alle cose di fluire senza intoppi, fungendo da spina dorsale invisibile ma essenziale.
In questi giorni mi trovo su un nuovo precipizio: come posso comunicare in modo efficace senza prosciugarmi di tempo ed energie preziose? E come posso rimuovere alcune delle emozioni e dello stress che circondano la mia casella di posta? (O sono l'unico a pensare che le e-mail abbiano un peso emotivo?)
Ecco come gestisco fisicamente ed emotivamente la mia posta elettronica, per il bene del mio lavoro e per il bene del mio io post-lavoro.
Operazione Posta in arrivo Zero
La mia strategia di riferimento è la posta in arrivo zero, ma nelle ultime settimane non sono stato in grado di sfondare la soglia di quelle ultime 100 e-mail. (“Oggi è il giorno!” dico ogni giorno; ma ) E di fronte a queste ultime 100 e-mail, sto vedendo quanto l'e-mail richieda più del mio tempo al lavoro; ci vuole un pedaggio sulla mia energia.
Ho già scritto su come ho ridotto i miei punti esclamativi nella mia comunicazione, che ha aiutato a liberarsi degli strati in eccesso di presunzione ed emozione. Ho anche scoperto che si traduceva nel mondo reale attraverso una comunicazione più diretta: avevo meno paura del rifiuto e più fiduciosa nel chiedere ciò di cui avevo bisogno.
Ecco tre strategie che mi hanno aiutato a mettere insieme i mustang della mia casella di posta:
Stabilisci dei limiti come un campione.
La posta elettronica non è una chat room. Se sei in contatto con me, potresti già saperlo: non rispondo prontamente a meno che qualcosa non sia urgente (ciao, matrice di Eisenhower). Cerco anche di dare l'esempio e di creare e-mail concise ma complete. Se c'è un'aspettativa (reale o immaginaria) di risposta istantanea nel tuo posto di lavoro, sfidala rispondendo solo quando sei pronto.
Inoltre, non mi scuso più per una risposta ritardata dopo aver scoperto alcune graziose alternative. Ho ridotto più che mai le "finezze" aggiuntive perché c'è del lavoro da fare e nessuno ha bisogno di leggere i fluff.
Oh, e a meno che tu non operi in un ciclo urgente, consiglio vivamente di rimuovere le notifiche push che ti mostrano ogni nuova email in tempo reale. Ti cambierà la vita.
Stabilire nuovi metodi di gestione delle attività.
Chi altro è colpevole di usare la propria casella di posta come elenco di cose da fare? 🙋 Sebbene ci siano alcuni progetti che potrei ancora gestire dalla mia casella di posta, mi sto muovendo verso una gestione delle attività più efficace (e meno stressante).
Ad esempio, ogni lunedì riporto le mie priorità settimanali su un foglietto adesivo sul desktop. Poi, ogni mattina, rivedo l'elenco dei progetti e scrivo nella mia agenda i miei compiti principali della giornata. Annoto anche le attività dalla mia casella di posta, quindi archivierò l'e-mail e lascerò che sia il mio amante della lista a gestirlo da lì. (Questo mi aiuta anche a tenere traccia dei miei progetti per il mio diario di lavoro.)
Ho anche imparato che se c'è un'e-mail che devo inviare, è più produttivo scriverla come un'attività separata e specifica. L'invio di e-mail premuroso può essere stancante per me, quindi dare a ogni e-mail il proprio spazio nella mia lista di cose da fare è una pratica nel rispetto di me stessa.
Gestisci con attenzione le email in uscita.
Personalmente, le e-mail in uscita sono più intimidatorie di una casella di posta infinita. Il potenziale di errore, il potenziale di rifiuto: è ciò di cui sto parlando quando dico che l'e-mail è emotiva. Quindi, ecco dove mi prendo qualche istante dalla mia scrivania per prendere un po' di sole e aria fresca, poi mi sistemo con una tazza di caffè e ascolto musica rilassante nelle mie cuffie.
A volte, mi rassicuro rivedendo attentamente le bozze, assicurandomi che ogni email sia un capolavoro prima di inviarla. Ma altre volte, mi fido abbastanza di me stesso da non rileggere ogni bozza un milione di volte prima di inviarla. A volte, premo invio prima che il mio cervello da lucertola dica "ma cosa succederà se non è perfetto?" e guarda il messaggio zoomare nell'etere digitale.
Gestire le emozioni indotte dalla posta elettronica
Di tutti gli articoli di auto-aiuto che ho letto, così pochi hanno offerto aiuto per il tipo molto specifico di fatica in cui incorri quando devi guadare oceani di e-mail ogni giorno.
Nessuno parla della pesantezza nel tuo intestino dopo aver inviato un'e-mail particolarmente audace, o del panico quando pensi di aver sbagliato a scrivere un nome. O, ancora, quella paura del rifiuto. (Molto di questo deriva dai miei giorni di invio di e-mail fredde in cui ho cercato di proporre cose come il cloud computing ai blogger di tecnologia: ci sono molti no in quello spazio.)
Quindi, a parte il mio metodo di "circondarmi di intimità" per inviare e-mail, ho anche sviluppato alcune tattiche per alleviare la mia ansia nei giorni in cui le e-mail sono pesanti.
Respira profondamente prima di aprire la tua app di posta elettronica.
Non sto scherzando quando dico che le e-mail mi danno fastidio, motivo per cui faccio qualche respiro profondo prima di aprire la mia casella di posta ogni giorno. Nei giorni senza sosta, lo farò anche tra gli invii. È un modo utile per sentirmi più presente e tirarmi fuori dalla mia testa al minuto.
Esci fuori.
Se puoi, sgattaiola fuori per una passeggiata di dieci minuti. Questo di solito mi dà abbastanza spazio mentale e fisico per tornare riposato e fiducioso per alimentare il resto della mia casella di posta.
Consuma una forma diversa di media.
In caso di dubbio, fare clic su. Se comincio a pensare troppo alle e-mail, inserisco la mia cartella delle newsletter e leggo alcune delle ultime informazioni sulle aziende di impatto sociale o sulle notizie dei media. Trovo uno spazio che ha poche aspettative, ma rimane rilevante per il lavoro che sto facendo. Riempio la mia tazza con le parole dei leader del settore e forse con alcuni contenuti spensierati prima di tuffarmi nella mia casella di posta.
Elimina, archivia, elimina, ripeti.
Elimina spietatamente. Annulla l'iscrizione senza pietà. Se non aggiunge valore alla tua casella di posta (o "gioia scintillante" se ti si addice meglio), lascialo perdere. Se dovessi tornare più tardi (non lo farai), archivialo in una cartella. Se posta in arrivo infinito è più il tuo stile, provaci: trova ciò che funziona per te. L'obiettivo è non sentire ondate di stress o ansia quando apri la tua email ogni mattina.
Una casella di posta incentrata sulla cura di sé è quella che non ti assilla, non ti tiene sveglio la notte o sminuisce il tuo lavoro più importante. È una casella di posta che ti dà potere, ti serve e ti fa andare avanti.
Saluti, compagni di posta elettronica. Abbiamo questo.
