秘書を含む事務アシスタントはオフィス機能の根幹です。 彼らは文書を入力して準備し、予定を立て、ファイルを管理します。 彼らは電話や直通電話に応答し、スタッフ会議を支援します。 オフィスによっては、基本的な簿記業務を行ったり、クライアントや顧客からの支払いを受け付けたりする場合があります。
リモートで作業する管理アシスタントは、一般に「アシスタント」と呼ばれます。 仮想アシスタント.
2019年には約360万人の事務アシスタントと秘書が米国で働いていた。
管理アシスタントの職務と責任
管理アシスタントの責任は、勤務するオフィスの種類によって異なりますが、一般的な職務には次のようなものがあります。
- 電話に出てメッセージを受け取ります。
- ドキュメントを生成します。
- スライドプレゼンテーションをまとめる
- スプレッドシートを作成します。
- データベースを管理します。
- ウェブサイトを作成および/または維持します。
- 基本的な簿記を行います。
- オフィスマネージャーとして、授賞式ディナーや募金イベントなどのスタッフイベントを計画し、クライアントとのミーティングのスケジュールを立て、同僚のスケジュールを調整します。
管理アシスタントの給与
給与は、管理アシスタントが雇用されているビジネスの性質および職務の範囲によって異なります。 幹部に仕える者は最高額の報酬を受け取る。
- 平均年収: $40,990 ($19.71/時間)
- 上位 10% の年収: 67,510 ドル以上 (1 時間あたり 2.46 ドル)
- 下位10%の年収: 26,880 ドル未満 (1 時間あたり 12.92 ドル)
教育、トレーニング、認定資格
この職業には特別な高度な教育は必要ありませんが、役に立つ場合があります。
- 教育： 高校卒業資格または同等の資格が必要ですが、高校卒業後に準学位プログラムに登録するか、秘書養成プログラムに参加することで、この分野で優位に立つことができます。 秘書は学士号を取得したり、専門分野に特化した認定資格を取得したりすることがよくあります。 認定法務秘書または認定医療事務アシスタントの数が増加中 セクター。 エグゼクティブアシスタント そして秘書は、学士号ではないにしても、少なくとも大学の単位を取得している必要があります。
- トレーニング： まずは人材派遣会社を利用してみることを検討してみましょう。 これらは時々新入社員にトレーニングを提供します。 それ以外の場合、基本的な秘書スキルや管理スキルを持っている場合は、特定のビジネスや分野のコツを学ぶために実地訓練が提供される場合があります。
管理アシスタントのスキルと能力
管理アシスタントになるには、いくつかの重要なスキルが必要です。
- コンピューターとソフトウェアのスキル: Microsoft Office、電子メール、インターネットの使用に慣れている必要があります。 中小企業で働いている場合は、QuickBooks またはその他の会計ソフトウェア プログラムに精通している必要があるかもしれません。
- マルチタスクのスキル: これは、マネージャーとしても機能する場合に特に重要です。 複数の要求を一度にやりくりできる必要があります。
- 口頭および書面によるコミュニケーションスキル: これらは必須です。 英語をしっかりと使いこなし、優れた校正スキルを持っている必要があります。
- 対人能力： クライアントや他のオフィススタッフなど、他の人々と協力して仕事をすることになります。 良いマナーと穏やかな態度は非常に重要です。
- 組織力： 詳細を重視し、整理整頓し、文書を見つけたり、すぐにプロトコルを思い出したりできる必要があります。
- 意思決定スキル: 特に忙しいオフィスでは、複数のタスクをほぼ同時に処理することがよくあるため、優先順位を付けて、時間効率の良い意思決定を行う必要があります。 クライアントはすぐに予約を取りたいと考えているかもしれませんが、本当に緊急事態が発生しているのでしょうか、それとも数日待ってもいいのでしょうか?
仕事の見通し
残念ながら、このポジションには明るい雇用見通しはありません。 米国労働統計局は、テクノロジーの進歩が影響を及ぼし始めると予測しています 2019 年から 2029 年にかけて多くの事務アシスタントの職務が削減され、雇用が 9% 減少 成長。
作業環境
このポジションはほぼすべての業界で必要とされています。 あなたは、医療事務所、法律事務所、政府機関、あるいは近所の小さな請負業者で働いているかもしれません。 いずれにせよ、おそらくオフィス環境にいるでしょう。
仮想アシスタントの需要はますます高まっているため、在宅勤務が可能になる可能性があります。
仕事のスケジュール
これはほとんどの場合、通常の営業時間内はフルタイムの仕事ですが、医療クリニックに雇用されている場合など、ビジネスの性質上、週末の勤務が必要になる場合があります。 さらに、法律専門家は、裁判や締め切り前に長時間労働を期待されていることに気づくかもしれません。
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類似したジョブの比較
同様の仕事とその平均年収は次のとおりです。
- 法廷記者: $61,660
- インフォメーション係: $36,920
- 医療転写士: $44,090
