諮問委員会のメンバーを見つけたら、 招待状の発送、会場を予約したら、最初の諮問委員会会議の議題の計画を開始します。 諮問委員会を適切にスタートさせるための鍵は、生産性を最大限に高めるために最初の会議を構成することです。
あなたはすでに諮問委員会を設置することで得られるものについて十分に検討しており、アドバイスや意見を楽しみにしています。 取締役会のメンバーは、経営、マーケティング、会計など、ビジネスのさまざまな側面に関して専門知識を提供できます。 人員配置、 顧客サービス、テクノロジーなど。
したがって、最初の会議が順調に進み、取締役会のメンバーが貢献する機会を十分に提供できるようにしたいと考えています。
問題や議論のトピックを中心に議題を計画する
最初の会議は、今後のすべての諮問委員会会議と同様、質問や問題を中心に計画する必要があります。 問題を目標として述べるのが最も簡単かもしれません。 たとえば、「私たちは次の四半期に売上を 25 パーセント増やしたいと考えています。 あるいは、「どうすればビジネスコストを削減できるでしょうか?」または「どうすればビジネスコストを削減できますか?」というように、より一般的に議論するためのトピックを組み立てることもできます。 生産性を高める?」または「どうすればできますか?」 顧客サービスを向上させる?"
関連する背景資料を収集する
ディスカッションのテーマを決定したら、諮問委員会のメンバーが必要とする資料を収集します。
初めての会議であるため、事業計画のほか、議論のテーマの背景を明らかにする図表、グラフ、ファクトシートなどのその他の関連文書を含めてください。 可能であれば、会議の議題のコピーとともに、これらの文書のコピーを少なくとも 2 週間前までにすべての諮問委員会メンバーに送信してください。
会議の議題を作成する
会議の議題は、会議で議論される項目と、それぞれに割り当てられることが予想される時間を順番にリストした概要にすぎません。 タイムスケジュールを議題に組み込み、それを遵守することで、会議が行き詰まらず、主題に沿った議論が活性化されます。
議事録の記録計画
会議の議事録を記録する手配もしておくとよいでしょう。 話を聞いて貢献することで完全に参加できるようにする必要があるため、自分でこれを実行しようとしないでください。 出席して秘書を務めることができる人がいない場合は、諮問委員会のメンバーに会議を録画する許可を求めてください。
軽食を用意する
軽食を提供するのは良い考えです。 コーヒー、紅茶、水、ジュース、フルーツやマフィンなどの健康的な軽食は、会議の際にいつでも歓迎される素敵なサービスです。 最初の会議の後、飲み物や軽食に対する出席者の好みを把握し、それに応じて次の会議の計画を立てることができます。
リラックスしてみてください
何よりも、プレゼンテーションについて心配しないでください。 あなたはそこにいます ビジョンを共有する マルチメディアのプレゼンテーション効果などで誰かを感動させるのではなく、貴社にアドバイスを求めたいと考えています。
長期的な目標は、諮問委員会のメンバーと協力的な信頼関係を確立することです。そのため、諮問委員会のメンバーが問題から立ち去るようにすることに重点を置いてください。 会議では、自分たちの意見が聞かれ、会社の経営に有意義に貢献してきたと感じ、次の取締役会を楽しみにしていると感じます。 ミーティング。
議題の例
サンプル議題を確認してください。これには、会議を効率的に運営するのに役立つ推奨アクティビティとメモが含まれています。 次に、それを印刷してニーズに合わせて調整します。 テキストを選択、コピー、ペーストすることで、Word、Excel、または同様の文書に直接コピーできます。
[貴社名]
議題
[日付]
[位置]
| 開始/終了時間 | 活動 |
| 10:00–午前10時5分 |
電話注文と紹介 (会議を招集して命令し、諮問委員会のメンバーが会っていないと仮定して、自己紹介とすべての委員会メンバーを紹介し、各委員の専門知識の概要を説明します。) |
| 10:05–午前10時10分 |
なぜ諮問委員会なのか? (諮問委員会の運営についてどのように考えているか、また諮問委員会があなたの会社にどのような貢献を期待しているかについて簡単に述べてください。 取締役会が開催される頻度などの詳細を含めます。) |
| 10:10–午前10時20分 |
質問 (質問がある場合は記入してください。 そうでない場合は、取締役会メンバーに諮問委員会の運営をどのように見ているか、どのように貢献したいと考えているかを尋ねてください。) |
| ディスカッションのトピック: [質問/問題文を挿入してください。] | |
| 10:20–午前10時25分 |
ディスカッショントピックのプレゼンテーション (このトピックの歴史と、それが現在会社にどのような影響を与えているかの概要を説明します。 現時点ではあなたの意見や解決策を述べるのは控えてください。） |
| 10:25–午前11時35分 |
議論 (アイデアを流れ続けたいので、この時点でアイデアを拒否したり却下したりしないでください。 ただし、あなたのアイデアや意見も投稿してください。) |
| 11:35–午前11時50分 |
提案・決議 (グループが共有したアイデアを評価し、最適なソリューションを選択します。) |
| 11:50–午前11時55分 |
まとめ (グループのトピック、ディスカッション、結果を要約し、何をするつもりかを伝えます。) |
| 午前11時55分 | 延期 |
【次回開催日】
朝の会議を予定している場合は、閉会直後が諮問委員会のメンバーを昼食に連れ出すのに最適な時間です (特に会議中に軽食が提供されなかった場合)。 ただし、会議は終わったので、ランチは主に社交の場であるべきであることを忘れないでください。
会議は短くする
取締役会会議を 2 時間を超えるようにスケジュールしてはなりません。2 時間は、ほとんどの人が目の前の仕事に集中できる十分な時間です。
前回のディスカッション トピックを確認する
今後の会議では、前回の会議で議論されたテーマについて自分が行ったことを振り返ることから始め、会社の行動について諮問委員のコメントを求めます。
交流会は邪魔にならないため、今後の会議では 2 つのディスカッション トピックを用意するとよいでしょう。 2 時間の形式に十分収まると思われる場合は 3 つでも構いませんが、3 つ以上詰め込もうとしないでください。
