多くの企業では、何か問題が起こらない限り、買掛部門はあまり注目されません。 ただし、買掛金部門が適切に運営されていることから得られるものはたくさんあります。 逆に、単に足を引きずって歩いているだけでは、多くの問題が発生する可能性があります。 この部門は企業のキャッシュ フローに多大な影響を与えることが多く、サプライヤーとの支払い契約を利用することで得られる機会も失われる可能性もあります。
買掛金部門が適切に運営されている場合は、ボリュームディスカウントと早期支払いを利用できる必要があります。 割引を行うだけでなく、企業が他の経費や経費に充てられる現金を最大限に確保するための最良の方法を決定することもできます。 投資。 この部門はまた、サプライヤーが契約に基づいて義務を履行していることを確認できる必要があります。 契約を締結しているため、量または品質の基準が満たされていない場合は、問題が解決され、適切な是正措置が講じられます。 取られた。
買掛金に関する一般的な問題
コストを削減し、現金を解放する機会は数多くありますが、企業がこれらの目標を達成しようとするときに直面する障害も数多くあります。 キヤノンの 2014 年の買掛金最適化調査では、紙の処理が最大の発生源の 1 つであることが判明しました 多くの組織にとって最も大きな問題となっているのは、紙の請求書の処理にかかる時間です。 問題。 その他の主な懸念材料は次のとおりです。
- 支払いが期日までに確実に行われるようにする
- 請求書の承認プロセスを合理化する
- 最良の支払い条件を取得するには サプライヤー 双方の義務が確実に履行されるようにする
- さまざまなサプライヤーの会計および請求システムへの対応
- データとトランザクションのセキュリティを記録および検証する
リストされている問題の多くは、紙の請求書への依存によって悪化したり生じたりしています。 書類の紛失は多くの組織で頻繁に問題となり、支払いの遅れや支払い漏れにつながります。 さらに、多くの企業が事務処理のデジタル化に関心を持っていますが、大多数のサプライヤーは依然として紙の請求書を郵送またはファックスで送信しています。
ほとんどの中小企業は買掛金に関する事務手続きを自社で処理しており、その多くは手作業で行われています。 電子請求に切り替えているサプライヤーはほとんどないため、ほとんどの組織は手動でデータを入力し、文書のデジタル コピーを作成することに多大な人的労力を費やしています。
紙の文書を使用すると、コピーを作成して適切な管理メンバーに提出して確認する必要があるため、請求書の承認プロセスが遅くなることがよくあります。 書類に簡単にアクセスできない、またはデジタル形式で入手できない場合、分析するのは困難です データを収集し、最適な支払い契約が取得され、義務が履行されていることを確認します。 企業が必要なときに支払いができない場合、期限内および早期支払いの割引契約は簡単に失われる可能性があるため、事務処理に関連した問題でコストがかかる可能性があります。
改善と最適化
買掛部門の適切な運営に関連する多くの問題は、同じことに起因しているためです。 根本原因を解決すると同時に、多くの懸念事項に対処するために組織が実行できる調整もいくつかあります。 時間。 企業が買掛部門のプロセスを合理化できる最も効果的な方法は次の 3 つです。
- オブジェクト文字認識を使用して書類をデジタル化する
- サプライヤーがアクセスできるオンライン ポータルを活用する
- 管理ワークフローを作成する
OCR
多くの企業は日常的にスキャナーを利用して書類のデジタルコピーを作成していますが、これには通常、コンピューターに保存される文書のイメージを作成するだけが必要です。 これは、情報をデータベースに手動で入力する必要があることを意味するため、記録の損失はそれほど問題ではありませんが、それでも時間がかかります。
オブジェクト文字認識 (OCR) には、ドキュメントをスキャンしてそこからデータを取得することが含まれます。 このデータはデータベースまたはスプレッドシートに自動的に追加できます。 OCR プロセスにより、手動によるデータ入力エラーの問題が軽減され、書類を受け取ったらすぐに情報を入力できるようになります。 OCR には、従業員が文書をスキャンして画像ファイルを作成するのとほぼ同じ時間がかかり、通常は追加の手順は必要ありません。 Gartner によると、従業員が直接関与することなく請求書の 80% 以上を転記できる組織もあります。
サプライヤーポータル
請求書とデータを集中システムに入力するプロセスを合理化することで、企業は 企業とそのサプライヤーが注文を追跡し、請求書を確認し、支払い時期を確認できるオンライン ポータルの利点 作られています。 このデータを組織内の多数の個人が利用できるようにすると、 買掛金部門が適切に監督しており、承認にかかる時間を短縮できます。 請求書。 サプライヤーがポータルにアクセスできるようにすることで、これらの企業は請求書を提出して支払いを追跡できるほか、受け取った供給品や請求書発行に関する問題を認識できるようになります。
ワークフローとプロセスを確立する
組織がデータ管理の取り組みをどのように行うかにかかわらず、アカウントと支払いを管理するための確立されたプロセスが確立されていることが重要です。 これにより、企業は業務が確実に機能していることを確認し、煩雑な場合やエラーや遅延につながる場合には代替手段を見つけ出すことができます。 によると デロイト、これらのプロセスでは、請求書を受け取ったときに買掛金部門が行うこと、データがどのように入力および共有されるか、請求書を承認するためのプロセスがどのようなものであるかを詳しく説明する必要があります。 また、さまざまなタイプのサプライヤーへの支払いに対処する最善の方法を決定するためのガイドラインも必要です。
多くのサプライヤーは 30 日または 90 日以内の支払いに対して割引を提供していますが、組織のキャッシュ フローが阻害される場合は割引の価値がない可能性があります。 また、企業とサプライヤーの両方が契約または協定の規定を満たしていることを確認する方法があることも重要です。 これらの問題に対処するためのワークフローを確立することは、組織が正しい選択をするのに役立ちます。
サプライヤーが納期どおりに十分な量または適切な量の在庫を納品しない場合、企業はこれらの問題が解決されるまで請求書を支払いたくない場合があります。 ワークフローは、これらの問題が発生したときに何をすべきかを確立する上で非常に重要です。 さらに、割引が失われたり支払い遅延によるペナルティが発生したりしないように、サプライヤーへの支払いも期限内に行う必要があります。 各サプライヤー契約は文書化され、状況の変化に応じて更新される必要があり、プロセスでは各アカウントが適切に処理されるようにする必要があります。
ワークフローの作成は、企業にとっても次のようなメリットがあります。
アウトソーシング
記録のデジタル化、OCR の実装、サプライヤーがアクセスできるポータルの使用は、必ずしも必要なものではない可能性があります。 ただし、組織は、コストによって企業が 彼ら。 電子システムのセットアップと保守のコストは、多くの中小規模の組織にとって法外なコストとなる可能性がありますが、社内で行う必要はない場合がほとんどです。 組織がこれらのタスクを外部委託できるさまざまなサードパーティ プロバイダーがあります。 組織は、OCR プロセスの設定から、企業がサプライヤー契約を分析するためのワークフローを作成する支援まで、あらゆることについてアウトソーシングによる支援を受けることができます。
組織は次のようなコストを賄うことができないかもしれませんが、 さまざまなITシステムの導入 単独でも、サードパーティに処理してもらうと、多くの場合非常に手頃な価格になります。 企業は、外部業者を利用してこれらのシステムを開発するコストと、潜在的な節約と価値を比較する必要があります。 現金を解放できますが、アウトソーシングにより、組織は通常は高価すぎるテクノロジーやシステムを活用できるようになります。
- 確認しておいて 注文書 新しい注文ごとに作成されます
- 請求書が受け取った製品と一致し、契約上の合意を満たしていることを確認します
- 記録をチェックして、支払いが行われたこと、期限どおりに行われたこと、重複していないことを確認します。
- 手数料を削減するために、EFT やクレジット カードなど、請求書の支払いに最適な方法を決定します。
