ビジネスでも私生活でも、間違いは定期的に起こります。 そうやって私たちは成長し、学んでいきます。 しかし、いくつかの間違いは代償を伴います。 これら 5 つの非常に一般的なものを回避するために必要な手順を実行してください。 イベント企画 間違いを犯した場合は、同じ間違いを二度と繰り返さないようにしてください。
十分に早く始められない
先延ばしは敵です。 これは、避けたいイベント計画の最も一般的な間違いの 1 つです。 イベント計画プロセスを早い段階で開始しないと、将来的にさまざまな問題が発生する可能性があります。 日付を選択し、イベントの大まかな範囲と予算を把握したら、すぐに作業に取り掛かります。 ホテルやその他の会場はかなり前から予約されるので、できるだけ早く確保してください。 そうしないと、会場の選択肢が制限され、残念ながら、利用可能な会場をすべて選択することになります。 ゲスト スピーカーやライブ エンターテイメントも、実際のイベント日よりかなり前から予約を受け付けています。 イベントの日程が決まったら、リサーチを行い、希望の出演者を決めたら、すぐに契約書に署名してください。
で自分自身を整理する イベント計画チェックリスト これもすぐに取り組むべき課題です。 イベント計画プロセスのすべてのステップを計画し、いつ完了する必要があるかを判断することで、 それぞれのスケジュールを作成すると、開始して継続するための貴重なガイドが得られます。 追跡。 開始が遅すぎることは、イベント計画の最も一般的な間違いの 1 つです。
競合するイベントをチェックしない
イベントのスケジュールを立てた後、計画プロセスが開始され、イベントの日付が設定された後、同じ日に別の競合イベントがあることが判明したという経験はありませんか? 多くの人が集まるイベントは 1 つだけなので、招待された人があなたのイベントを選ぶかもしれないと、危険を冒さないようにしましょう。 その状況を完全に避けてください。
手遅れになる前に、十分な注意を払ってイベントの競合がないか確認してください。 業界の集会（大小問わず）、休日の近さ、主要なスポーツイベント、車でイベントに向かう人々に大混乱をもたらす可能性のある地元の集会のスケジュールを確認してください。 イベントの日程が決まったら、ゲストにその旨を伝えましょう。 「日付を保存」通知と「今後のイベント」リストにより、興味のある人はカレンダー上であなたのイベントをマークする機会が得られます。
ベンダーを確認していない
署名入り ベンダー契約 これは法的拘束力のある契約であり、ベンダーが提供するサービスについて責任を負わせるための文書を提供します。 ただし、イベントの開催時にベンダーがノーショーであることがわかった場合、それはあなたにとって何の役にも立ちません。 手持ちのイベント契約では、お腹を空かせたゲストに食べ物を提供したり、誰もいない宴会場にテーブルや椅子を届けたりすることはできません。 各ベンダーに一度ではなく二度確認してください。 はい、 二度. 双方が条件に同意した時点で、署名済みの契約書の受領を確認します。 イベント前にもう一度ご確認ください。 これは、食事の配達や内装の詳細に関する会話ではありません。 これは、あなたのイベントがまだカレンダーに残っているかどうかを確認するためのフォローアップです。
イベント ベンダーは複数のイベントを予約するため、書類が混乱の中で紛失したり、社内の他の誰かによって誤ってファイルされたりする可能性が非常に高くなります。 したがって、そのようなことが起こらないように、彼らに戻ってチェックインし、あなたのイベントと提供される日付、時間、サービスの詳細が実際に彼らのスケジュールに従っていることを確認してください。 そして、そのベンダー契約をすぐに利用できるようにしておいてください。
「プランB」を持たない
緊急時対応計画を立てることは、あらゆるイベントにとって必須ですが、特に屋外で開催される予定のイベントでは必須です。 気象状況は予測できません。ハリケーン、強風注意報、異常なひょう嵐によってイベントが中止される恐れがある場合は、予備の計画を立ててください。 屋外イベントまたはその一部を屋内に移動する必要がある場合、雨天日、代替イベント会場、アクティビティスケジュールの変更がすべて選択肢となります。
天候の不確実性に備えることに加えて、他の異常な状況にも前もって対処することができます。 敷地内に発電機を設置することで停電を軽減できます。 オーバーフロー駐車場は、事前に決められた別の場所に移動できます。 ホテルの空室状況の問題は、ホテル内にいくつかの追加の部屋を確保しておくことで解決できます。 ホテル棟. イベントの詳細を検討し、問題が発生しやすい領域について考えてください。 事前に計画を立てて別のシナリオを作成することで、最もコストのかかるイベント計画の間違いの 1 つを回避できます。
十分な支援を雇っていない
イベントスタッフの雇用に関しては、多ければ多いほど良いです。 費用は高くなりますが、イベントを節約できる可能性があります。 これを想像してみてください。駐車場に入るのを待っている後続の車と、駐車場係員が必死で追い付こうとしている様子を想像してください。 1 台のサーバーが需要に対応するのに苦労する中、飲み物の注文を待っているイライラしたゲストの列。 イベントの登録担当者は到着したばかりの大勢のゲストに圧倒され、疲れた旅行者はチェックインするのにあまりにも長い間待たされることになります。 わかりますね。 繁忙期のサポート、必要な地域への追加サービスの提供、問題の解決のために追加のイベント スタッフを常駐させる 質問が発生したり、質問を持って到着したゲストを歓迎する存在になることで、イベントを良いイベントから素晴らしいイベントに引き上げることができます。 イベント。
いつ イベントスタッフ募集中、あなたが計画している種類のイベントで働いた経験のあるスタッフを探してください。 専門的で強く推奨されるスタッフのみを雇用します。 イベントの内容、出席するゲスト、期待すること、質問や問題がある場合の連絡先について説明します。 イベント スタッフは、たとえ外部ベンダーから提供されたものであっても、あなたとあなたのイベント プランニング ビジネスを代表します。 イベントスタッフとの嫌な出会いは、ゲストとクライアントの両方の記憶に残り、最も綿密に計画されたイベントさえも台無しにしてしまう可能性があります。
