Daugelyje organizacijų, registratūros darbuotojai yra įmonės veidas. Kiekvienas naujas klientas, ieškantis darbo, darbuotojas ar trečiosios šalies pardavėjas praeis pro šalį arba užsiregistruos pas registratūros darbuotoją, todėl darbdaviai nori surasti ką nors, kas būtų atsakinga, draugiška ir rami.
Skirkite laiko peržvelgti klausimus, kurių greičiausiai užduos pokalbio metu, pavyzdžius, kaip atsakyti, ir patarimus, kaip padaryti geriausią įspūdį darbo pokalbių metu.
10 tipiškų klausimų, užduodamų per interviu su registratūra
Čia rasite dažnai užduodamus klausimus registratūros darbuotojams, atsakymų pavyzdžius ir patarimus, ką pasakyti pokalbio metu.
1. Ką darote, kad neatsiliktumėte nuo greito darbo tempo?
Ką jie nori žinoti: Jūsų pašnekovas nori būti tikras, kad galite neatsilikti. Greičiausiai nesvarbu, kaip tai darote, tačiau turėtumėte turėti aiškų ir patikimą atsakymą.
Svarbiausias dalykas, kurį darau, yra būti ramus, nes pasiutęs, įtemptas požiūris nėra naudingas ir nėra geras žvilgsnis prieš jokius darbuotojus ar klientus. Stengiuosi suskirstyti užduotis taip, kad visada pirmiausia dirbčiau su svarbiausia užduotimi. Paprastai tai yra viskas, kas susiję su vienu iš įmonės klientų. Taip pat vedu nuolatinį visko, ką turiu padaryti, sąrašą, kad neapleisčiau kokių nors svarbių pareigų.
2. Kaip tvarkote savo dienos tvarkaraštį?
Ką jie nori žinoti: Tai, kaip organizuojate savo dieną, nėra svarbiausia. Esmė yra parodyti, kad esate gerai organizuotas ir kompetentingai bei laiku atliksite visas savo pareigas.
Kiekvieną dieną pradedu sudarydamas sąrašą visko, ką turiu atlikti. Kalendoriuje tikrinu, ar nėra susitikimų ar susitikimų, kad galėčiau apie juos žinoti ir, jei reikia, gauti informaciją registratūroje. Mano darbe bendravimas yra labai svarbus, todėl nuolat atsiliepiu į telefoną ir tikrinu el. paštą, ar nėra naujų užklausų, tada atitinkamai atnaujinu savo darbų sąrašą su tolimesnėmis užduotimis.
3. Kokį vaidmenį registratorė atlieka klientui susidaryti pirmąjį įspūdį apie organizaciją?
Ką jie nori žinoti: Jūsų pašnekovas turi būti tikras, kad suprantate pareigas, į kurias pretenduojate, tačiau šis klausimas gali būti ir kultūrinis, liečiantis jūsų darbo filosofiją.
Registratūros darbuotojas gali padaryti didelį įspūdį – teigiamą ar neigiamą – klientams. Kadangi esu vienas iš pirmųjų žmonių, kuriuos klientai mato, varginantis ar prastas bendravimas gali iš tikrųjų pabloginti jų nuomonę apie įmonę ar bendrą patirtį. Man tai panašu į tai, kai restorane pasisveikina šeimininkas. Jei jie atrodo pašėlę arba elgiasi grubiai, vėliau gali atrodyti, kad jūsų maistas tiesiog nėra toks skanus. Štai kodėl aš visada stengiuosi pasveikinti žmones su šypsena veide ir užtikrinti, kad visi klientai jaustųsi taip, lyg jiems būtų skirtas visas mano dėmesys.
4. Papasakokite apie atvejį, kai teko susidurti su piktu klientu ar svečiu telefonu arba asmeniškai. Kaip susitvarkėte su situacija?
Ką jie nori žinoti: Tai vienas iš kelių klausimų, kuriuos galite užduoti apie tai, kaip elgiatės įtemptomis ir sudėtingomis sąlygomis. Taip pat galite paklausti, kaip reagavote į nusikalstamą ar neetišką veiklą. Būk atviras. Neperdėti ir taip pat neparduoti savęs.
Būdama gydytojo kabineto registratūros darbuotoja, dažnai susidurdavau su nusivylusiais pacientais telefonu. Kartą moteris taip įsiuto, kad atsiskaitymo skyrius jai tą pačią dieną neskambino, kad pradėjo ant manęs rėkti telefonu. Buvo nemalonu! Tokiose situacijose stengiuosi pagalvoti, kokį stresą turi jausti žmogus, kad taip elgtųsi. Po minutės jos šauksmo pasakiau: „Turbūt esi tikrai nusivylęs. Ar galite papasakoti daugiau apie tai, kas vyksta?" Tai padėjo sulėtinti pokalbį ir sumažinti jos garsumą. Ji paaiškino visą situaciją, o aš ją patikinau, kad mūsų atsiskaitymo asmuo ką tik išvyko ir susisieks. Taip pat pasakiau jai, kad ant atsiskaitančiojo stalo padėsiu raštelį, prašydamas paskambinti moteriai, nes tai bus pirmoji užduotis. Pokalbio pabaigoje ji buvo daug ramesnė ir atsiprašė už ankstesnius griežtus žodžius.
5. Ar esate pasirengęs dirbti viršvalandžius?
Ką jie nori žinoti: Jei nenorite dirbti viršvalandžių, pasakykite tai. Jei norite dirbti viršvalandžius, bet tik neviršydami tam tikrų ribų, taip pat pasakykite tai. Taip, yra įmonių, kuriose viršvalandžių nedirbimas kainuos darbą. Tačiau įsipareigojimas, kurio negalite laikytis, arba atsidurti tokioje padėtyje, kai dėl darbo turite paaukoti savo ar savo šeimos gerovę, nėra priimtinas pasirinkimas. Jums reikia darbo, kuris atitiktų jūsų galimybes.
Man patogu kelis kartus per mėnesį dirbti viršvalandžius, jei tik turiu įspėjimą prieš dieną. Turėdamas įspėjimą man lengviau pertvarkyti savo planus. Tikėtina, kad taip pat galiu dirbti tą pačią dieną viršvalandžius, bet tikrai norėčiau, kad apie tai būtų pranešta prieš dieną.
6. Kiek darbuotojų dirbo paskutiniame jūsų biure?
Ką jie nori žinoti: Pašnekovas nori sužinoti, kokio tipo aplinkoje dirbote, kaip ji palyginama su įmonė, su kuria einate pokalbį, ir ar jums patogu dirbti mažoje ir (arba) didelėje įmonėje darbo vietos.
Paskutiniame mano biure dirbo penki darbuotojai. Tai pakankamai maža, kad pradėjome jaustis kaip šeima. Žinote, visi žinojo, kad Mortai atsiskaitymo skyriuje reikia dviejų puodelių kavos, kad galėtumėte užduoti sudėtingus klausimus. Tačiau prieš tai mano biuras buvo gana didelis – 60 darbuotojų. Jaučiausi patogiai abiejose aplinkose, nors pirmas mėnuo dideliame biure buvo šiek tiek sudėtinga, nes turėjau išsiaiškinti, kas ką padarė ir kur nukreipti skambučius su daugybe galimybių prieinama.
7. Apibūdinkite savo ankstesnes administracinio asistento, sekretoriaus ar registratūros darbuotojo pareigas.
Ką jie nori žinoti: Pašnekovas nori peržvelgti pareigas, kurias nurodėte savo gyvenimo aprašyme, ir patvirtinti, kad jos atitinka siūlomą poziciją. Tai taip pat gera proga išplėsti savo darbo patirties aspektus.
Būdama „ABC Financials“ registratūros darbuotoja, buvau pirmasis klientas. Atsiliepiau bendra telefono linija, taip pat atsiliepiau į penkių įmonės viceprezidentų telefonus. Taip pat buvau atsakingas už siuntų gavimą ir platinti paštą, pasveikinti ir palydėti klientus bei pardavėjus į posėdžių patalpas, taip pat sekti bendros informacijos el. adresu. Taip pat turėjau daug administracinių pareigų: tvarkiau tų VP kalendorius, tvarkiau jų verslo keliones ir padėjo kurti bei tobulinti PowerPoint pristatymus ir kitą medžiagą, skirtą platinti įvykius.
8. Kaip teikiate pirmenybę skambučiams, klientams, pristatymams ir kitoms problemoms, kurias reikia nedelsiant išspręsti?
Ką jie nori žinoti: Pašnekovas nori žinoti, kaip jums sekasi atlikti kelias užduotis, organizuoti laiką ir nustatyti užduočių prioritetus. Tai taip pat gera proga parodyti, kaip susidūrėte su keliais prioritetais, ir paaiškinti, kaip juos visus tvarkėte.
Daugiafunkcinis darbas yra būtinas, kai biuras yra užimtas. Kai tai nėra nemandagu, stengiuosi atlikti keletą užduočių vienu metu. Pavyzdžiui, galiu lengvai atsiliepti į telefono skambutį pasirašydamas siuntą iš siuntėjo. Kai neįmanoma atlikti kelių užduočių, daugiausia dėmesio skiriu klientams ir klientams. Jei reikia, paklausiu, ar jie gali duoti man minutę atlikti kitą užduotį, o jei reikalai tikrai užimti, bandau pasikviesti kolegą darbuotoją, kad jis man padėtų.
9. Kokie yra jūsų darbo kompiuteriu įgūdžiai?
Ką jie nori žinoti: Pašnekovas nori, kad patvirtintumėte, kokius darbo kompiuteriu įgūdžius turite, ar jūsų įgūdžių lygis atitinka įmonės lūkesčius ir kokias programas jums patogiausia naudoti. Jei įmanoma, prieš pokalbį verta išsiaiškinti, kokias programas įmonė naudoja.
Turiu labai stiprius darbo kompiuteriu įgūdžius. Be to, kad buvau susipažinęs su „Microsoft Office“, taip pat atnaujindavau įmonės svetainę, atlikdamas paskutinį vaidmenį, todėl man patogu naudotis ir „WordPress“. Kai pradedu naudoti naują programą ar taikomąją programą, dažniausiai matau, kad į daugumą mano klausimų galima atsakyti atliekant internetinę paiešką, nors aš taip pat vertinu, kaip gauti mokymo programą iš bendradarbio.
10. Papasakokite apie savo klientų aptarnavimo patirtį.
Ką jie nori žinoti: Pašnekovas nori apžvelgti jūsų klientų aptarnavimo patirtį – kiek metų, konkrečius pavyzdžius ir kokius įgūdžius galite naudoti spręsdami problemas.
Klientų aptarnavimo srityje dirbu nuo paauglystės. Pirmasis mano darbas buvo knygyne, kur padėdavau klientams surasti knygas, kartais pridengdavau kasą. Kolegijoje taip pat dirbau ne visą darbo dieną mažmeninėje prekyboje, šį kartą pardavinėjau drabužius. Tada, žinoma, būdamas „ABC Company“ registratūros darbuotoja, taip pat turėjau reikalų su klientais, nors šiame vaidmenyje tiesiogiai nepardaviau. Jaučiuosi tikrai patogiai bendraudamas su klientais ir spręsdamas jų problemas, nesvarbu, ar tai būtų ieškomos knygos paieška, ar susitikimo su vadovu laiko pakeitimas.
1:53
Žiūrėkite dabar: kaip atsakyti į 4 įprastus registratoriaus interviu klausimus
Patarimai, kaip atsakyti į registratūros darbuotojos klausimus
Geriausi registratūros darbuotojai yra orientuoti į detales, organizuoti ir puikiai bendraujantys. Todėl kandidatai turėtų pasirodyti pasiruošę atsakyti į atviro pokalbio klausimus, kurie įvertins patirtį, išmanymą darbo vietos įrankiai, procesas ir įgūdžių rinkinys, įskaitant darbą su klientų aptarnavimu, kelių užduočių atlikimą ir gebėjimą greitai nuspręsti skambučių.
Šiuo atveju pašnekovai nebūtinai ieško atsakymų taip arba ne. Vietoj to jie tikisi, kad kandidatai atsakys pateikdami konkrečius pavyzdžius, apibūdinančius, kaip jie elgėsi praeityje situacijas darbo vietoje ir užduoti kruopščiai ištirtus klausimus apie įmonės prioritetus, lūkesčius, tikslus ir iššūkius.
Dėl nuolat didėjančios technologinės pažangos darbo vietoje registratūros darbuotojai taip pat turi turėti stiprių techninių įgūdžių. Turėtumėte turėti patirties naudojant telefono sistemas ir biuro įrenginius, pvz., spausdintuvus, kopijavimo aparatus, skaitytuvus ir fakso aparatai (taip, vis dar), be kompiuterinių programų, tokių kaip MS Office ir konkrečios pramonės šakos programinė įranga.
7 klausimai, kuriuos reikia užduoti pašnekovui
Interviuotojai tikisi, kad užduosite klausimus. Štai sąrašas klausimų, kuriuos galite užduoti pokalbio metu arba jo pabaigoje:
- Ar galite plačiau papasakoti apie kasdienes šios pareigos pareigas?
- Kokių savybių ieškote asmenyje, kurį norite pasamdyti į įmonę?
- Ko tikitės iš šio darbo ir kaip vertinate sėkmę?
- Kodėl išėjo paskutinis šį darbą dirbęs žmogus?
- Kam atskaitinga ši pozicija?
- Kokios yra karjeros galimybės įmonėje?
- Ar įmonė siūlo kokių nors mokymo galimybių darbuotojams?
Kaip padaryti geriausią įspūdį
Registratūros darbuotojo pareigos gali būti laikomos pradinio lygio, tačiau tai taip pat gali būti pirmasis žingsnis aukštyn įmonės laiptais. Būsimą darbdavį patrauks pasitikintis savimi žmogus. Dažnai jūs būsite pirmasis asmuo, kurį jų klientai ar pacientai sutiks pirmą kartą įeidami į kabinetą.
Įsitikinkite, kad jūsų pirmasis įspūdis yra geriausias, koks tik gali būti. Štai kaip pasiruošti pokalbiui. Kartu su išskirtiniu gyvenimo aprašymu skirkite laiko apsirengti pokalbio metu. Jei gausite darbą, būsite pirmaujantis asmuo ir svarbu parodyti darbdaviui savo profesinį įvaizdį.
Jei nesate tikri, ką apsirengti pokalbio metu, peržiūrėkite šiuos patarimus kaip rengtis pokalbiui. Jei ir jūsų gyvenimo aprašymas, ir jūsų profesinė apranga yra tinkami ir esate pasirengęs atsakyti į galimus klausimus, jums pavyks užimti poziciją, dėl kurios einate pokalbį.
