Dauguma specialistų didelę savo dienos dalį praleidžia siųsdami el. Tai, ką rašote ir kaip formatuojate bei siunčiate pranešimą, gali skirtis nuo to, ar el. laiškas bus perskaitytas, į jį bus atsakyta, ar išsiunčiama į šiukšliadėžę. Nors kai kuriems žmonėms reikia pasitempti pagrindinis elektroninio pašto etiketas, kiti klysta vien todėl, kad yra priblokšti dėl didžiulio bendravimo kiekio.
Ieškodami darbo greičiausiai išsiųsite daug el. laiškų, įskaitant motyvacinius laiškus, padėkos raštus ir pranešimus su darbo paieška susijusiems ryšiams.
Skirkite laiko nepadaryti nepatogių klaidų, pvz., neteisingai parašyti kažkieno vardą, ir būtinai parašykite pastabas, kurios sulaukia atsakymo.
Peržiūrėkite sveikinimų pavyzdžius, kaip pradėti siųsti el. laiškus, ir klaidų, kurių reikia vengti siunčiant profesionalius el. laiškus.
Naudokite aiškią temos eilutę
Siekite aiškumo savo temos eilutėje. Pasirinkite ką nors tiesioginio, nurodančio el. laiško tikslą, pvz., „pasitikimo laikas pakeistas“ arba „greita užklausa apie jūsų pasiūlymą“.
Venkite kabinti morką su anonsine priemone, pvz., „Aš turiu jus informuoti...“, kuria bandoma įvilioti skaitytoją atidaryti el. laišką, kad suprastų jūsų ketinimą. Žmonės dažnai nusprendžia, ar atidaryti el. laišką, atsižvelgdami į temos eilutę, todėl rinkitės tokią, kurioje būtų aiškiai nurodytas jūsų tikslas.
Naudokite profesionalų sveikinimą
Įtraukti an tinkamas pasisveikinimas dėl aplinkybių ir gavėjo. Tam tikri sveikinimai veikia el. laiške, bet nenaudojami įprastame laiške, o kai kurie sveikinimai tinka abiem.
Pasirinkite sveikinimą pagal tai, kaip gerai pažįstate asmenį, kuriam rašote, ir siunčiamo pranešimo tipą. Pavyzdžiui, jei rašote pažįstamam žmogui, tinka „Labas, Džimai“. „Gerbiamas pone/ponia Smith“ tiktų kreipiantis dėl darbo ar rašant verslo laišką.
Venkite atidaryti el. laiško su „hey“, kuris skamba labai neformaliai ir paprastai nenaudojamas darbo vietoje. Be to, venkite žodžių „Sveiki žmonės“ arba „Sveiki, vaikinai“, net jei jūsų el. laiškas yra atsitiktinis.
El. pašto sveikinimo pavyzdžiai
Štai keletas pasisveikinimo pavyzdžių, kaip rašyti profesionalius el. laiškus.
- Mielas Vardas Pavardė (tai veikia gerai, jei nežinote asmens, kuriam rašote, lyties)
- Mielas Vardas (kai siunčiate el. laišką kam nors pažįstamam)
- Sveiki Vardas (Kai siunčiate el. laišką kam nors pažįstamam)
- Gerbiamas pone/ponia Pavardė
- Gerbiamas pone/ponia Vardas Pavardė
- Gerbiamas daktaras Pavardė
- Gerbiamas žmogiškųjų išteklių vadove
- Gerbiamas įdarbinimo vadove
- Kam tai gali būti aktualu
Po pasisveikinimo naudokite tinkamus skyrybos ženklus. Jei norite gauti formalesnius el. laiškus, po pavadinimo naudokite kabliataškį. Žmonėms, kuriuos pažįstate, ar daugiau atsitiktinio susirašinėjimo, naudokite kablelį po sveikinimo vardo.
Venkite įprastų klaidų
Rašant el. laišką, kartais nutinka toliau nurodytos klaidos, kai žmonės skuba greitai atmesti pranešimą. Skirkite laiko savo pranešimui peržiūrėti ir prieš spustelėdami siųsti, atlikite toliau nurodytus veiksmus, kad išvengtumėte lengvai daromų klaidų.
- Paskutinį kartą pridėkite el. pašto adresą. Jei neturite galimybės atšaukti el. laiško išsiuntimo, adresą pridėkite paskutinį kartą, jei norite greitai paleisti. Įveskite gavėjo vardą tik tada, kai būsite tikri, kad jūsų el. paštas yra paruoštas.
- Venkite klaidos „atsakyti visiems“. Stebėkite trigerį, kai paspausite „Atsakyti visiems“. Apsvarstykite, ar visi sąraše esantys žmonės tikrai turi perskaityti tai, ką turite pasakyti. Taip pat atkreipkite dėmesį į senesnius grandinės el. laiškus, kurių galbūt nenorėtumėte, kad kas nors iš sąrašo Atsakyti visiems matytų.
- Atsipalaiduokite nuo humoro. El. laiške gali būti sunku įžvelgti humorą, nes jūsų tonas nebūtinai išryškės. Be kūno kalbos, veido išraiškos ar ritmo humoras gali nukristi arba net netyčia įžeisti skaitytoją. Žaiskite saugiai ir palikite.
-
Korektūra. Nedarykite klaidos manydami, kad žmonės atleis rašybos klaidas neoficialiuose el. laiškuose arba kad klaidos bus toleruojamos, jei spausdinsite telefonu. Galite būti griežtai įvertinti el. laiške dėl klaidų, ypač jei jų gausu. Nepasikliaukite rašybos tikrintuvu, kuris dažnai gali pasirinkti jums netinkamą žodį.
Perskaitykite savo el kaip ir bet kurį svarbų dokumentą. Visų pirma visada patikrinkite ir dar kartą patikrinkite, ar teisingai parašėte žmonių vardus.
- Nenaudokite jaustukų ar jaustukų. Vis daugiau el. pašto žinučių pradėjo panašėti į tekstinius pranešimus. Darbo vietos pranešimuose dabar kartais yra jaustukų „nykščiai į viršų“ arba šypsenėlių. Net jei jie tampa vis dažnesni, oficialiame susirašinėjime venkite jaustukų ir jaustukų. Jei jūsų el. pašto sveikinime yra asmens pavardė, tai yra tikras ženklas, kad turėtumėte atsisakyti jaustukų ir jaustukų.
- Atminkite, kad el. paštas trunka amžinai. Du kartus pagalvokite prieš siųsdami el. laišką ką nors asmeninio ar konfidencialaus, atleisdami ką nors el. paštu, paniekindami ką nors ar atsakydami su pykčiu. Net ištrintus el. laiškus galima atkurti iš atsarginių duomenų kopijų. Tokios sąveikos gali būti geriau atliekamos asmeniškai. Gera nykščio taisyklė: el. laiške nerašykite nieko, ko nenorėtumėte bendrinti viešai, pvz., pareiškime ar socialinėje žiniasklaidoje.
Taikykite 24 valandų taisyklę. Jei nesate tikri, ar turėtumėte išsiųsti pranešimą, palaukite kitos dienos, kad nuspręstumėte.
