Kaip parašyti veiksmingą dotacijos pasiūlymo motyvacinį laišką

Nors pagrindinės jūsų dalys dotacijos pasiūlymas užims didžiąją dalį jūsų laiko ir energijos, nekeiskite motyvacinio laiško. Dėmesys subtilesniems pasiūlymo paketo sudarymo aspektams gali pateikti arba sulaužyti finansavimo prašymą. Neišjunkite savo finansuotojo aplaistu motyvaciniu laišku.

Mim Carlson ir Tori O'Neal-McElrath, autoriai Laimėkite dotacijas žingsnis po žingsnio,atkreipti dėmesį, kad motyvaciniame laiške turėtų būti:

• Pristatykite savo organizaciją tinkamam asmeniui.
• Įsitikinkite finansuotoją, kad šį projektą remia jūsų direktorių taryba.
• Nurodykite, ko prašote – kiek ir už ką.

Kada įtraukti motyvacinį laišką?

Naudokite motyvacinį laišką pasiūlymams korporacijoms ir fondams, bet ne federalinėms ar valstybinėms dotacijų paraiškoms. Tie finansuotojai nori tik to, ko prašo, ir retai prašo motyvacinio laiško.

Gero motyvacinio laiško atributai

Jūsų motyvacinis laiškas turėtų:

• Būk trumpas
• Greitai eik į reikalą
• Nekartoja pasiūlyme esančios informacijos
• Pasakykite skaitytojui, kaip gerai suprantate finansuotoją ir kaip jūsų dotacija atitinka finansuotojo reikalavimus

Beverly A. Browningas, autorius Dotacijų rašymas manekenams, siūlo parašyti motyvacinį laišką, kai baigsite visą pasiūlymą ir kai esate susimąstę. Browning sako:

„Kadangi manote, kad jūsų didelis pasiekimas (baigtas finansavimo prašymas), leiskite kūrybingai savo dešiniajai pusei Įjunkite smegenis ir susiekite savo pasiekimo jausmą su žmogumi, kuris padės įgyvendinti jūsų planus tiesa."

Motyvacinio laiško formatavimas

1. Naudokite savo organizacijos firminį blanką. Motyvaciniame laiške nurodykite tą pačią datą, kuri yra užpildytoje dotacijos paraiškoje. Tai yra data, kurią išsiųsite dotacijos pasiūlymą davėjui. Naudojant tą pačią datą, visi pasiūlymo paketo dokumentai yra nuoseklūs.
2. Vidiniam adresui (rodomas laiško viršuje) naudokite fondo arba įmonės kontaktinio asmens vardą ir pavardę, po kurių nurodykite finansavimo šaltinio pavadinimą, adresą, miestą, valstiją ir pašto kodą. Dar kartą patikrinkite šią informaciją telefonu arba el. paštu. Tokia informacija dažnai keičiasi, todėl įsitikinkite, kad turite dabartinį pavadinimą ir adresą.
3. Sveikindami naudokite „Brangusis“ ir asmeninį vardą (ponas, ponia, ponia, daktaras, ponai ir kt.), po kurių nurodykite pavardę. Labai svarbu, kad laišką adresuotumėte konkrečiam asmeniui. Paskambinkite fondui arba įmonės biurui, kad įsitikintumėte, jog turite tinkamą asmenį ir teisingą asmeninį vardą. Šios detalės gali atrodyti nesvarbios, tačiau jos yra svarbios.
4. Jūsų pirmoji pastraipa turėtų būti trumpa ir koncentruota. Pristatykite savo organizaciją (jos teisinį pavadinimą, kuris bus jūsų įmonės pavadinimas) ir pasakykite finansuotojui, kiek pinigų prašote ir kodėl. Įtraukite vieną ar du sakinius apie tai, ką veikia jūsų organizacija, tada įtraukite vieną moksliniais tyrimais pagrįstą teiginį, rodantį, kad to, ką daro jūsų organizacija, reikia.
5. Parašykite dar vieną ar dvi trumpas pastraipas. Nurodykite savo projekto tikslą ir kaip jis dera su finansuotojo misija ar finansavimo prioritetais. Įtraukite faktą, kad jūsų direktorių valdyba visiškai remia projektą.
6. Laišką užbaikite apibendrinančia pastraipa. Pridėkite, ką ši finansavimo partnerystė gali reikšti jūsų projekto tikslinei auditorijai. Galbūt norėsite įtraukti ir kvietimą apsilankyti svetainėje.
7. Naudokite uždarymą, pvz., „Pagarbiai“.
8. Laišką turi pasirašyti vykdomasis direktorius arba valdybos pirmininkas, arba abu. Po parašu įveskite pasirašančiojo vardą, vidurinįjį inicialą, pavardę ir pareigų pavadinimą. Nors ED arba valdybos pirmininkas turėtų pasirašyti laišką, paskutinės pastraipos pabaigoje nurodykite kontaktinę informaciją, kad asmuo galėtų atsakyti į klausimus.
9. Raidės apačioje įtraukite žodį „ENCLOSURE“ (visomis didžiosiomis raidėmis).

Kiek laiko turėtų būti motyvacinis laiškas?

Apribokite savo motyvacinį laišką iki vieno puslapio su trimis ar keturiomis pastraipomis. Tai turėtų būti greitai perskaityta.

Motyvacinio laiško tonas ir specifika gali skirtis priklausomai nuo to, ar buvote pakviesti pateikti visą pasiūlymą išsiuntus Paklausimo laiškas (LOI), arba jei šis projektas yra pirmasis jūsų organizacijos požiūris į šį konkretų fondą.

Motyvacinio laiško pavyzdys

Mary Smith, daktarė.

Programos pareigūnas.

bendruomenės fondas.

4321 Common Lane.

Kažkoks miestas, YZ 55555.

Gerbiamas daktare Smith:

Some City Senior Center pagarbiai prašo 50 000 USD dotacijos mūsų vyresniųjų Latino bendruomenės informavimo bandomajam projektui.

Kaip didžiausias bet kurios apskrities senjorų centras, kasdien aptarnaujantis daugiau nei 450 senjorų, žinome apie besikeičiančią demografinę situaciją mūsų aptarnaujamoje srityje. Mes esame įsipareigoję plėsti ir pritaikyti savo centrą, kad atitiktų kylančius poreikius. Vyresniųjų lotynų bendruomenės informavimo bandomasis projektas leis mums bandyti vienerius metus, kad nustatytų, ar mūsų centras gali veiksmingai:

Suteikite visapusišką prieigą prie sveikatos ir socialinių paslaugų senjorams lotynų bendruomenėse, kurias aptarnauja mūsų centras, ir.

Kelti ir visiškai integruoti Kai kurių miesto senjorų centro valdybos, darbuotojų ir savanorių kultūrinę kompetenciją.

Mūsų direktorių taryba entuziastingai vertina šią programą ir nori ją pradėti, kad galėtume tapti labiausiai įtraukiantis ir kultūriškai kompetentingas centras senjorams visose mūsų bendruomenėse, kurioms to reikia paslaugos. Jei mūsų bandomųjų metų pabaigoje pastebėtume, kad ši programa iš tikrųjų yra sėkminga, mūsų valdyba įsipareigojo įtraukti a dalį metinių projekto išlaidų į mūsų metinį veiklos biudžetą, kad programa taptų neatsiejama mūsų pagrindinės veiklos dalimi. paslaugos.

Įgyvendinant šį projektą, centras taps pagrindiniu siuntimu, kurį siunčia „Health Access Latinos“, „Families of Any County“ ir trys bendruomenės klinikos penkiolikos mylių spinduliu nuo mūsų centro. Taip pat priimsime ispaniškai kalbančių senjorų siuntimus iš bet kurios kitos bendruomenės agentūros, esančios mūsų artimiausioje paslaugų zonoje.

Dėkojame, kad atsižvelgėte į mūsų prašymą. Kitą savaitę susisieksiu su jumis ir atsakysiu į visus jums rūpimus klausimus, taip pat sužinosiu, ar galėtume susitikti su jumis aptarti mūsų pasiūlymo privalumus. Tuo tarpu, jei turite klausimų, susisiekite su Connie Jones, mūsų plėtros direktoriumi, adresu (555) 555-5555, x555 arba [email protected].

Pagarbiai

Jane Lovely.

Vykdomasis direktorius.

APDARBAS.

*Laiškas perspausdintas (su pakeitimais) gavus „Winning Grants“ leidimą, Step by Step, antrasis leidimas, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008 m.

Motyvaciniame laiške reikia vengti klaidų

1. Per daug rašyti.  Motyvacinis laiškas nėra disertacija ir nėra pilnas pasiūlymas. Patarimas: perskaitykite jį kas nors kitas. Ar jie tai supranta?
2. Vartoti didelius žodžius. Jei baigėte mokyklą, išmokote rašyti sudėtingai. Nedaryk to čia. Jūs nesistengiate ką nors sužavėti savo erudicija. Jūs tik norite kuo natūraliau išdėstyti savo atvejį. Jei nežinote, kada per daug apsunkinate rašymą, naudokite tokią programėlę kaip Hemingvėjus. Jis jums pasakys, kada jūsų sakinius sunku perskaityti, o kada esate per daug žodžių.
3. Gramatinių klaidų darymas. Jei nesate tikri dėl savo gramatikos, nerizikuokite. Naudokite gramatikos patikrinimą programoje WORD ir paleiskite juodraštį naudodami programą, pvz., Gramatika. Yra nemokama versija, tačiau mokama versija gerokai viršija būtiną gramatikos patikrinimą.

Padarykite savo motyvacinį laišką išskirtinį

Liūdna pasakyti, bet jūsų pasiūlymas dėl dotacijos gali būti tarp šimtų ar tūkstančių, kuriuos įprastas fondas pamatys per metus. Jūsų motyvacinis laiškas gali turėti įtakos žengiant kitą žingsnį finansavimo link. Bet kaip padaryti, kad jis išsiskirtų?

Motyvacinis laiškas netiktų a istorija apie klientą, nors turėtumėte turėti istoriją apie kitas pasiūlymo dalis, pvz., problemos aprašymą. Įtraukite pastraipą apie tai, kodėl jūsų organizacija yra ta, kuri geriausiai gali atlikti šią misiją. Apžiūrėkite savo konkurencingas organizacijas ir įvertinkite, kaip ir kur esate tobulas. Tai gali būti jūsų darbuotojų ir savanorių stiprybė, jūsų patirtis sprendžiant šią konkrečią problemą arba jums patinkanti bendruomenės parama.

Nereikia minėti konkurentų pavardžių ar jų kritikuoti. Tiesiog pabrėžkite savo stipriąsias puses. Tai būtų geras laikas pasitarti su kitais biure esančiais žmonėmis. Suburkite kelis žmones ir pagalvokite, kaip jūsų ne pelno siekiančios organizacijos tobulėja.

Iš esmės motyvacinis laiškas turėtų būti nukreiptas į priekį, lengvai skaitomas ir priversti skaitytoją priimti didesnį pasiūlymą. Nedarykite skaitytojui jokių kliūčių, kurios galėtų atgrasyti nuo tolesnio skaitymo.