Kodėl kai kurie projektų vadovai įgyvendina savo projektus laiku, neviršydami biudžeto ir su patenkintais klientais, o kitiems sunku? Pažvelkime į dešimt įpročių, kuriais dalijasi labai sėkmingi projektų vadovai, kad išsiaiškintume.
Šie įpročiai vėl ir vėl minimi veiklos vertinimuose ir projekto pabaigos peržiūrose, kai klientas, komanda ar rėmėjas pateikia atsiliepimus projekto vadovui.
Nereikia turėti dešimties metų patirties, kad kiekvieną kartą sulauktumėte sėkmės. Pakeitę savo įpročius ir tobulindami įgūdžius, galite drastiškai padidinti projekto sėkmės tikimybę ir suteikti sau mažiau įtempto laiko darbe.
#1. Tinkamos komandos naudojimas
Veiksmingiausias ir sėkmingiausias projektų vadovai žinoti savo komandos narių galimybes. Tai reiškia, kad jie gali paskirti reikiamą darbą reikiamiems žmonėms.
Naudojant netinkamus išteklius užduočiai atlikti, ji gali užtrukti ilgiau arba būti blogai atlikta. Tai padeda žinoti su jumis dirbančių asmenų stipriąsias ir silpnąsias puses, kad galėtumėte geriausiai juos paskirstyti projekto užduotims atlikti.
#2. Projekto problemų valdymas
Visuose projektuose laikas nuo laiko kyla problemų. Sėkmingi projektų vadovai neleidžia jiems nerimauti. Jie žino problemų valdymo procesus ir kaip geriausiai spręsti iškilusias problemas.
Jūs taip pat galite tai padaryti. Kai žinosite, kaip įvertinti projekto problemą, pastebėsite, kad problemų valdymas tampa paprastu įpročiu, kurį lengva įtraukti į savo savaitės rutiną. Skirkite šiek tiek laiko savo problemos žurnalas kiekvieną savaitę, ir netrukus pastebėsite, kad sunku valdyti problemas.
#3. Susidoroti su pokyčiais
Projektai yra skirti pakeisti dalykus, tačiau tokie pokyčiai vyksta ir kitiems žmonėms. Sunkiau valdyti pakeitimą, kuris nukreiptas tiesiai į projekto komandą, sujaukia detalų projekto tvarkaraštį ir sukuria naujus darbus bei daugybę dokumentų atnaujinimų.
Sėkmingi projektų vadovai turi pokyčių valdymo procesą, kurio jie laikosi. Vykdydami apibrėžtus veiksmus lengviau bet kokį veiksmą paversti įpročiu, nes jis struktūrizuotas ir kartojasi.
Pokyčių valdymo procesas atrodo taip:
- Gaukite informaciją apie pakeitimą
- Įvertinkite pokyčius
- Nustatykite, kiek darbo reikės pakeisti
- Paruoškite rekomendaciją, ar verta tęsti
Kai parengsite rekomendaciją, paprašykite savo rėmėjo, kad jis nuspręstų, ar turėtumėte įtraukti pakeitimą, ar ne. Kai kuriuos nedidelius pakeitimus galite patvirtinti patys, jei jie neviršija jūsų kompetencijos ir valdžios lygių. Sėkmingi projektų vadovai žino, kad susidoroti su pokyčiais yra darbo dalis, ir jie turi planą su jais susidoroti, kai tik jie iškyla.
#4. Projekto išlaidų valdymas
Labai tikėtina, kad jūsų projektas patirs išlaidų, net jei jūs pats visiškai nekontroliuojate piniginės. Galimybė valdyti savo kontroliuojamus finansinius elementus turi būti įprotis. Jei nesiartinsite prie jo reguliariai ir įprastai, pamatysite, kad darbas taps toks didžiulis, kad jo neįmanoma gerai atlikti.
Fantastiški projektų vadovai išlaiko išlaidas naudodami registravimo sistemas, kurios veikia sąskaitoms faktūroms, pasiūlymams ir sąmatas. Įpraskite naudoti savo biudžeto programinę įrangą (net jei tai tik skaičiuoklė).
Negalite valdyti savo projekto išlaidų, kol neturite plano, ką ketinate išleisti. Sužinokite, kaip sukurti a projekto biudžetas kad galėtumėte pradėti.
#5. Komandos formavimas
Projekto komanda gali nedirbti tiesiogiai jums. Taigi, kodėl komandos formavimas yra sėkmingų projektų vadovų įpročių dalis? Taip yra todėl, kad jums reikia, kad jūsų komanda dirbtų kartu efektyviai, o projekte dalyvaujantys asmenys greitai pasiektų tašką, kuriame jie pasitikėtų vienas kitu. Tai pasieksite kurdami komandą. Saugokitės situacijų, kai jūsų komanda byra. Visų pirma patyčių elgesys yra nepriimtinas.
#6. Procesų supratimas
Šeštasis labai sėkmingų projektų vadovų įprotis yra tai, kad jie supranta procesus, kurie egzistuoja jų valdymo sferoje. Tai reiškia, kad jie žino, kokių darbo procedūrų reikia laikytis. Jie negaišta laiko bandydami išsiaiškinti, kaip parašyti verslo bylą, nes žino, kad tam yra nustatyta procedūra ir gali sekti veiksmus.
Sėkmingiausi projektų vadovai nėra proceso vergai. Jie žino, kada reikia sekti procesą. Jie žino, kada geriau jį šiek tiek pakoreguoti, kad visiems būtų lengviau atlikti užduotis. To pavyzdys būtų biurokratijos pašalinimas iš nedidelio projekto, atitinkamai pritaikant procesus.
#7. Tvarkaraščio atnaujinimas
Projektų tvarkaraščiai neturėtų būti palikti atsitiktinumui. Sėkmingiausi projektų vadovai įpras reguliariai tikrinti savo tvarkaraščių tikslumą ir juos atnaujinti.
Yra daug būdų, kaip stebėti projekto eigą. Svarbiausia, kad tu tai daryk. Jei stengiatės paversti šį įprotį savo, kartą per savaitę užsisakykite trumpą susitikimą su savimi ir savo tvarkaraštį savo dienoraštyje. Kiekvieną savaitę naudokite tą patį laiką ir skirkite 30 minučių, kad peržiūrėtumėte, kur esate ir kur turite būti. Atlikite reikiamus pakeitimus, pasakykite komandai ir tęskite projektą.
Jei jūsų tvarkaraščio pakeitimai turi įtakos projekto pabaigos datai arba pagrindinių projektų pristatymo datai etapai, tada pasikalbėkite su savo rėmėju. Neturėtumėte keisti savo pradinio plano pagrindų nepraėję oficialaus patvirtinimo proceso.
#8. Projekto rizikos valdymas
Žinojimas, ką įtraukti į savo rizikos registras yra vienas dalykas, tačiau įprastas jo peržiūrėjimas ir iškylančia rizika yra visai kas kita. Nepakanka naudoti projekto pradžią, kad nustatytumėte riziką, o vėliau apie jas negalvotumėte. Rizikos valdymas turi būti jūsų projekto įpročių dalis nes be jo pamatysite, kad rizika virsta problemomis ir sukuria problemų jums.
Tai dar viena sritis, kurioje gali padėti standartiniai procesai ir įprasto laiko rezervavimas rizikos peržiūrai. Galite įtraukti jį į savo komandos susitikimų dalį. Įpraskite kartu su komanda peržiūrėti savo rizikas, uždarykite visas, kurios nebėra grėsmės, ir suplanuokite veiksmus tiems, kuriuos norite sumažinti.
#9. Stebėjimo laikas
Projektų vadovai daug žino projekto laiko valdymas, bet tai dažniausiai būna planavimo ir planavimo sritis. Tai, apie ką mes kalbame, yra reguliaresnis kasdienis laiko stebėjimas. Mes kalbame apie darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Projekto komandos dažnai ne taip nori naudoti darbo laiko apskaitos žiniaraščius, jei to nedarė anksčiau. Daugelis projektų valdymo programinės įrangos įrankių turi laiko sekimą, būdingą produktui. Tai gali palengvinti perėjimą prie laiko stebėjimo kaip komandai.
Nepriklausomai nuo to, ar stebite savo komandos laiką (tai rekomenduojama), svarbu, kad žinotumėte, kur prabėga jūsų laikas per dieną. Turėtumėte tapti įpročiu nuolat stebėti, kaip leidžiate laiką. Tai padės suprasti, ar skiriate laiko svarbiausioms projekto užduotims. Galbūt manote, kad esate, bet ar jūs? Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai arba tam tikros formos laiko įrašymas padės, net jei tai tik valandinis žurnalas bloknote.
#10. Verslo pokyčių įgyvendinimas
Galiausiai, įprotis, dėl kurio projektų vadovams pasiseka, yra jų gebėjimas prilyginti projekto rezultatus verslo rezultatams. Jei vartotojai nenaudoja jūsų gaminio arba programinė įranga greitai pasensta arba klientai nėra taip nustebę, kaip jūs, jūsų projektas buvo laiko švaistymas.
Sėkmingiausios projektų komandos įsitikina, kad žino, kokių verslo rezultatų siekia. Jie kuria sprendimą, kuris tvariai įgyvendina verslo pokyčius. Tai, ką jie pristato, kai projektas baigiasi, yra visiškai naudojamas ir visiškai priimtas kliento. Tai sėkmė, nes nuo pat pradžių buvo sukurta taip, kad būtų sėkminga.
Verslo tikslų supratimas yra pagrindinis kriterijus bet kuriam projektų vadovui, norinčiam daryti įtaką klientams ir suinteresuotosios šalys. Jei galite parodyti, kad suteikėte ką nors vertingo, tuomet nesunku parodyti, kokį poveikį darote ir kokią vertę atnešate įmonei.
Įpraskite klausti savo suinteresuotųjų šalių, kokios verslo vertės jie tikisi ir kaip jie nori panaudoti tai, ką jiems teikia jūsų projektas. Pasikalbėkite su jais apie tai, kaip jie apibūdina sėkmę. Kiekvieno projekto pradžioje galite tai padaryti pakartojamu procesu.
