Išanalizavę savo verslo reikalavimus ir atlikę savo pardavėjo paieška, esate pasiruošę pradėti pardavėjo atrankos mėsą ir bulves. Gerai parašytas prašymas pateikti pasiūlymą (RFP) arba prašymas pateikti citatą (RFQ) yra raktas į jūsų įmonei geriausią tiekėją už geriausią kainą. Parašyti bet kurio tipo užklausą nėra sunku, jei suprantate dokumento tikslus ir funkciją.
Nuspręskite, ką rašyti
An RFP naudojamas, jei kokybė, paslauga arba galutinis produktas skirsis nuo kiekvieno atsakančio pardavėjo.
An RFQ naudojamas prekėms, paprastoms paslaugoms arba paprastoms/nesudėtingoms dalims, kuriose mažai arba visai nėra vietos gaminiams ar paslaugoms atskirti atsakingus pardavėjus. Derybų taškai yra siauri, įskaitant tokius elementus kaip pristatymo grafikai ar pakavimo galimybės.
Bet kurio dokumento tikslai turėtų apimti:
- Gauti išsamius pasiūlymus įvertinti kiekvieno pardavėjo atsakymą, kad būtų patenkinti geriausi jūsų įmonės interesai visais frontais.
- Pardavėjo atrankos proceso konkurencinio pobūdžio panaudojimas siekiant susitarti dėl geriausio įmanomo sandorio.
- Užtikrinti, kad jūsų įmonėje būtų patenkinti visų suinteresuotųjų šalių interesai ir pasiektas sutarimas.
- Suteikite savo įmonei galimybę kontroliuoti visą pardavėjo atrankos procesą ir iš anksto nustatykite atrankos taisykles.
- Nuo pat pradžių kurkite partnerystę tarp jūsų ir pardavėjo.
RFP arba RFQ struktūrizavimas
RFP arba RFQ turi būti sudaryti taip, kad pardavėjui aiškiai ir glaustai būtų pateikti jūsų poreikiai. Kiekvienas dokumentas skirsis priklausomai nuo ieškomos įmonės ir produkto tipo, tačiau yra keletas standartinių skilčių, kurios turėtų būti įtrauktos į bet kurį tipinį RFP arba RFQ. Pritaikykite kiekvieną skyrių pagal savo individualius poreikius:
- Pateikimo informacija pateikite svarbią informaciją, kurią pardavėjai turėtų žinoti, pvz., terminus, jūsų įmonės pašto adresą ir kontaktinį asmenį, atsakingą už klausimus ir paaiškinimus.
- An įvadas ir santrauka suteikia būsimiems pardavėjams trumpą jūsų įmonės apžvalgą ir jūsų produktui ar paslaugai keliamus reikalavimus. Jis turėtų būti parašytas baigus visą dokumentą, kad būtų lengviau apibendrinti pagrindinius dalykus.
- A verslo apžvalga ir fonas apibūdina jūsų verslą, produktus ir rinkos sektorių. Tai padės būsimiems pardavėjams suprasti poreikius, kuriuos bandote patenkinti.
- The išsamias specifikacijas turėtų būti ilgiausia dokumento dalis. RFP atveju jame bus nurodytos kokybinės priemonės ir reikalavimai, kurie lems atrankos sprendimą. Jei norite pateikti užklausą, šiame skyriuje turėtų būti nurodytos kiekybinės priemonės, kurių ieškote pardavėjo atsakyme. Pavyzdiniai kriterijai gali apimti gaminio brėžinius, inžinerines leistinas nuokrypas, paslaugų lygius, gaires, pristatymai ir terminai, techniniai ar verslo reikalavimai, programinės įrangos funkcionalumas ir aparatinė įranga reikalavimus.
- Prielaidos ir suvaržymai Pardavėjai turi būti informuoti, yra išvardyti šiame skyriuje. Nesugebėjimas būti nuoširdžiai ir atvirai su pardavėju atvers duris vėlesnėms deryboms dėl sutarties ir gali pabloginti santykius su pardavėju. Galimos temos apima kelionės išlaidas, atnaujinimo / modifikavimo išlaidas ir licencijavimo teises.
- Bet koks terminai ir sąlygos sutarties punktas turi būti įtrauktas į sąrašą, kad pardavėjas galėtų teisingai ir sąžiningai atsakyti. Tai gali būti finansavimo galimybės, sutarties trukmė, atnaujinimo galimybės, garantijos, pristatymo baudos, paslaugų lygiai ir kt.
- Atrankos kriterijai apie tai, kaip priimsite savo sprendimą, yra paskutinė dalis. Kai kurios įmonės nori išlaikyti šią informaciją visiškai konfidencialią, o kitos įmonės mano, kad tai padės būsimiems pardavėjams sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu jūsų įmonei.
Paskirstyti pardavėjams
Pagaliau, parašyti motyvacinį laišką ir nusiųskite savo RFP arba RFQ kopijas kiekvienam iš tiekėjų, kuriuos pasirinkote per paieškos procesą. Įsitikinkite, kad įtraukta tinkama kontaktinė informacija, kad galėtumėte suteikti pagalbą bet kuriam pardavėjui, kuriam jos reikia.
