Renginių planuotojai dažnai pasikliaujama, kad padėtų savo klientams tvarkyti specialius kvietimus. Sukurti tobulą kvietimą gali būti sudėtingas menas. Kvietimas turi atitikti kliento poreikius ir asmenybę.
Tinkamu formatu ir formuluote galite paveikti visą susirinkimo toną. Pavyzdžiui, galbūt norėsite naudoti ryškias spalvas ir lengvabūdišką formuluotę, jei planuojate vestuves linksmai pora, tačiau kvietimas turėtų būti formalesnis ir ramesnis, jei dirbate su verslo klientu dėl pagrindinės srities lėšų rinkimas.
Kvietimo formatas
Oficialus kvietimas yra svarbus viso paketo, naudojamo renginiui reklamuoti, elementas. Jis gali būti pateikiamas įvairiais formatais, įskaitant el. paštą, laiškus, ranka rašytus raštinės reikmenis ir oficialius kvietimus.
Oficialus kvietimas turi būti paprastas ir suformatuotas ant atvirutės ar raštinės reikmenų, sveikinimo atviruko dydžio arba mažesnis. Daugumoje kvietimų naudojamas šriftas, atitinkantis standartinius organizacijos šriftus, arba dizaineriui patinkantis scenarijus. Svarbiausia yra įsitikinti, kad laikotės šeimininko prekės ženklo standartų ir sukurkite formalumo jausmą.
Verta apsvarstyti galimybę bendradarbiauti su grafikos dizaineriu, kad sukurtumėte tinkintą maketą, kad renginys atrodytų išskirtinesnis ir atitiktų jūsų kliento asmenybę. Taip pat galbūt norėsite pasamdyti kaligrafą, kuris parašytų kvietimus rankiniu būdu, jei dirbate privačiame susirinkime, pavyzdžiui, vestuvėse. Kaligrafija atrodo daug elegantiškesnė ir labiau suasmeninta nei spausdinti kvietimai.
Oficialaus kvietimo pavyzdys
Geriausias būdas renginių planuotojams yra nustatyti standartinį formatą, tada atnaujinti specifiką, atsižvelgiant į faktinį įvykį. Kvietime turi būti ši informacija:
[Įterpti logotipą]
[Įterpti pagrindinio kompiuterio pavadinimą, pavadinimą]
prašo jūsų įmonės malonumo
prie
[Įrašykite oficialų renginio pavadinimą]
[Įterpti vietą]
[Jei reikia, įterpkite įvykio žymą]
[Įterpti dieną, datą (-as), metus]
RSVP.
[Įterpti pavadinimą]
[Įterpti telefono numerį]
[Jei reikia, įveskite el. pašto adresą]
Išsami informacija, kurią reikia sekti.
Svarbu, kad dizaineris suformatuotų atskiras linijas, kad jos tilptų į turimą erdvę. Planuokite glaudžiai bendradarbiauti su dizaineriu, kad visa reikalinga informacija būtų vizualiai patraukli kvietime.
Esminė informacija
Galite pritaikyti pavyzdį savo unikaliam įvykiui, tačiau būtina įtraukti tam tikrą informaciją:
- Šeimininkas
- Renginio tipas
- Data ir laikas
- Vieta, įskaitant adresą
- Paminėkite, kam tai naudinga
Žinoma, šis atsakymas taip pat yra neatsiejamas nuo jūsų planavimo, tačiau pirmiausia norite atsakyti į visus savo potencialių svečių klausimus. Tada RSVP gali baigtis pabaigoje.
Nepamirškite patikrinti, ar nėra rašybos, gramatikos ir skyrybos klaidų!
Pasirenkama informacija
Apsvarstykite galimybę įtraukti tvarkaraštį arba bent jau grafiko santrauką, jei kvietime turite pakankamai vietos tai padaryti. Taip pat galbūt norėsite paminėti, ar yra aprangos kodas ir ar pakviestieji gali atsivesti svečių.
Formuluotės parinktys
Galite pakeisti žodžius „prašoma jūsų įmonės garbės“ arba „nuoširdžiai kviečiame“. eilutė „prašo jūsų įmonės malonumo“, jei kuri nors iš jų labiau tinka jūsų renginiui ar organizacija. Taip pat galite pridėti patrauklią eilutę, kad patrauktumėte skaitytojo dėmesį, panašiai kaip „Šimtmečio vakarėlis! arba "Jūs nenorite to praleisti!"
Esmė
Renginių planuotojai gali padėti ilgam paveikti renginio sėkmės tikimybę, padėdami jūsų klientui pasirinkti teisingas kvietimas ir atidžiai jį suformuluokite, kad susirinkimas būtų pilnas ir visi žinotų, ką daryti tikėtis.
