Specialusis renginių planuotojai – ypač esantys pelno nesiekiantis pasaulis — žinokite, kad organizuoti lėšų rinkimo renginį lauke yra puiki idėja. Tokie renginiai, kaip ir kitos bendruomenės lėšų rinkimo idėjos, reikalauja, kad kitų metų renginio planavimas prasidėtų iškart po šių metų lėšų rinkimo renginys daro išvadą. Svarbu apžvelgti įvykį ir aptarti, kas sekėsi gerai ir ką būtų galima patobulinti, kol įvykis vis dar yra komandos mintyse. Sėkmių ir patobulinimų aptarimas užtikrina, kad šios funkcijos bus įtrauktos arba patobulintos kitų metų renginyje. Toks iniciatyvus planavimas taip pat suteikia pridėtinės vertės rėmėjams. Ir, neišvengiamai, visi sėkmingi bendruomeniniai žygiai tikisi kasmet augti ir plėstis.
Svarbu sutelkti dėmesį į pagrindinį tokių renginių tikslą: lėšų rinkimą. Tiems renginių planuotojams, kurie anksčiau surengė pasivaikščiojimą bendruomenėje, vienas iš svarbiausių planavimo momentų iš tikrųjų įvyksta pasivaikščiojimui pasibaigus. Siekdami sužinoti apie daugybę bendruomenės lėšų rinkimo žygio planavimo ir vykdymo aspektų, einame pažvelgti į Motinos dienos renginio, kurį organizuoja Čikagos Y-ME krūties vėžys, užkulisius Organizacija.
Y-ME Motinos dienos kova su krūties vėžiu lėšų rinkimo žygis
Y-ME įkūrė du krūties vėžį išgyvenę žmonės 1979 m. Ne pelno siekianti organizacija buvo geriausiai žinoma dėl savo daugiakalbės nacionalinės krūties vėžio pagalbos linijos programos, skirtos krūties vėžiu sergantiems pacientams. Programa išgarsėjo kaip vienintelė šalyje 24 valandas per parą veikianti nemokama karštoji linija, kurioje dirba tik krūties vėžį išgyvenusios moterys, kurios yra apmokyti bendraamžių konsultantai. Tačiau organizacija Motinos dieną taip pat organizavo kasmetinį lėšų rinkimo žygį, kuris rėmė jų programas ir paslaugas. Atgal 2007 m. Y-ME surinko daugiau nei 7 mln. USD su beveik 43 000 vaikščiotojų iš 12 miestų. Iki 2008 m. dalyvavo 15 miestų. Deja, Y-ME uždarė savo duris 2012 m., tačiau jos kasmetinio lėšų rinkimo palikimas išlieka puikiu atvejo tyrimu ne pelno siekiantiems renginių planuotojams.
Didžiąją Y-ME lėšų rinkimo sėkmę galima priskirti organizuotam požiūriui į planavimą ir pirmiausia stebėti svarbiausius tikslus. Buvusi organizacijos specialiųjų renginių direktorė Liz Klug po rekordinių metų 2007-aisiais pasakė taip: „Mes turime planą įvairiems laiko momentams planavimo proceso metu. Taigi, mes imsimės veiksmų, kad laiku išryškintume tuos svarbiausius momentus, kad įsitikintume, jog mums sekasi. Pavyzdžiui, mieste, kuriame galbūt rengiame renginį pirmą kartą, turime sutelkti dėmesį į tai, kad turime puikią vietą ir vietą, kur žmonės norėtų sugrįžti. Toliau galime sutelkti dėmesį į tai, kuriose kavinėse išduosime brošiūras. Pažiūrėkime, kaip Klug ir Y-ME renginių planavimo komanda suorganizavo tokį sėkmingą renginį.
Skaičių analizė
Norint surengti pasivaikščiojimą bendruomenėje ar panašų renginį, reikia suburti keletą skirtingų sudedamųjų dalių tikslus, bet galiausiai renginį organizuojanti asociacija ar labdaros organizacija tai daro siekdama surinkti pinigų jų priežastis. Todėl pirmasis žingsnis planuojant kitą įvykį įvyksta tada, kai dabartinis įvykis baigiasi, o didžioji dalis to darbo yra apsupta „skaičiais“.
„Atidžiai peržiūrėjome skaičius pasibaigus renginiui, – aiškina Klugas, – palyginome, kaip mums sekėsi šiais metais su praėjusiais [metais]. Peržiūrėjome dalyvių patirtį. Įvertinome savo rėmimo kategorijas. Mes atsakėme į bet kokius neatidėliotinus el. laiškus apie įvykius. Renginių planuotojai taip pat imsis neatidėliotinų veiksmų, kad užtikrintų, jog visi, dalyvaujantys šių metų renginyje, tęsis ir kitais metais.
Klugas taip pat gilinosi į smulkmenas. Savo vertinimuose ji į viską žvelgė iš savanorių, dalyvavusių išdalintų marškinėlių apimtyje, skaičiaus. Tada ji paklausdavo, ar kitais metais jai reikia daugiau ar mažiau.
Planavimo laiko juosta
Tiems, kurie organizuoja bendruomenės lėšų rinkimo žygį, svarbu žinoti, kokius veiksmus reikėtų atlikti įvairiu metu. Dauguma ne pelno organizacijų neturi tokios prabangos, kaip daug darbuotojų ir savanorių komiteto narių, kurie užtikrintų renginio sėkmę. Tačiau planuotojai pripažįsta, kad jie turi glaudžiai bendradarbiauti su miesto meru ir viešųjų darbų skyriumi, kad įvykis būtų įtrauktas į viešąjį kalendorių.
Klugas siūlo, kad pirmas žingsnis, išanalizavus praėjusių metų skaičius, būtų sutelkti dėmesį į įmonių atranką. Jei renginys nėra nauja programa, svarbu jį įgyti įmonių parama kitų metų renginiui iškart po šių metų renginio pabaigos. „Pateikdami renginio baigiamąją ataskaitą daugiausia dėmesio skyrėme rėmimo atnaujinimui“, – sako Klugas. Ji taip pat siūlo šiuos svarbiausius dalykus planuotojams, norintiems organizuoti bendruomenės pasivaikščiojimą kaip lėšų rinkimo renginį:
- Nustatykite įmonių rėmėjus
- Sukurkite vaikščiojimo komandos programas
- Nustatykite renginio veiklą
- Pradėkite vaikščioti įdarbinimo būdu
- Užbaikite renginio logistiką
- Laikykite renginį
- Surengti „ačiū“ renginį
- Įvertinkite ir pradėkite tolesnį įvykį
Y-ME taip pat pasamdytų išorinę logistikos įmonę, kuri patenkintų daugelį savo logistikos reikalavimų. Tačiau vienas naudingiausių buvo internetinės registracijos sistemos įdiegimas.
Internetinės registracijos sistemos sėkmė
Y-ME greitai sužinojo apie interneto naudojimo internetinei registracijai svarbą ir nuo to laiko tvirtai pasisakė už internetinės registracijos ir lėšų rinkimo technologiją.
Jie investavo į internetinę sudedamųjų santykių valdymo sistemą, kuri būtų jų 2003 m. lenktynių svetainė. Tokio tipo sistema yra asmeninė svetainė, skirta savanoriams teikti asmeninius prašymus aukoti ir kitaip dalyvauti. Ji kaupia informaciją į vieną duomenų bazę ir tarnauja kaip vaikščiojančių komandos kapitonų įrankis, skatinantis savo narius.
Prisijungusių dalyvių skaičius išaugo nuo 4 000 iki 11 594. Aukų internetu skaičius išaugo nuo 5000 iki 19650. Y-ME komanda tikėjo, kad ji prisidėjo prie 2,35 mln.
Tokia sistema taip pat gali būti svarbi komunikacijos priemonė, leidžianti organizacijai stebėti ir toliau įtraukti dalyvius po pačios lenktynių dienos.
Lenktynių dienos laiko juosta
Bendruomenės pasivaikščiojimai dažniausiai suplanuoti ryte. Atsižvelgiant į ženklų sudėtingumą ir vietą, renginio paruošimas paprastai gali prasidėti likus savaitei iki renginio, o dauguma veiklos vyksta likus kelioms dienoms iki pasivaikščiojimo.
Kai Y-ME planuoja savo kasmetinį lėšų rinkimo renginį, komanda paprastai bando apriboti vietą, kurioje jie surengė vaikščioti taip, kad tam tikroms operacijų užduotims, pvz., išjungimui, atlikti nereikėtų daug resursų laiko gatves. Jų ėjimas paprastai buvo nekonkurencinis, todėl taip pat padeda tai, kad jiems nereikėjo atsižvelgti į reikalavimus, reikalingus konkurencingesnei lenktynių aplinkai.
Pačios varžybų dienos grafikas paprastai klostėsi taip:
- Atvyksta renginių planavimo komanda (2,5 valandos prieš ėjimą)
- Savanoriška registracija (2 valandos prieš ėjimą)
- Rėmėjų registracija ir sąranka (2 valandos prieš ėjimą)
- Registracija prasideda (1,5 valandos prieš ėjimą)
- Starto linijos nustatymas (30 minučių prieš ėjimą)
- Atidarymo ceremonija (10 minučių prieš ėjimą)
- Lenktynės prasideda
- Pramogos pagrindinėje scenoje prasideda (1 valanda nuo pasivaikščiojimo pradžios)
- Oficialios pagrindinės scenos pastabos (pasibaigus ėjimui; po 1,5 valandos)
- Programa oficialiai baigiasi (3 valandos nuo pasivaikščiojimo pradžios)
- Renginio suskirstymas prasideda (įvykiui oficialiai pasibaigus)
Patarimai, kaip planuoti pasivaikščiojimą ar bėgimą bendruomenėje
Organizacijoms, kurios domisi bendruomenės žygiu ar bėgimu pirmą kartą, Klug siūlo keletą pasiūlymų, kurie padės užtikrinti sėkmingą renginį.
- Pradėkite nuo šiltų vadovų, įskaitant gerus ryšius turinčius savanorius, rėmėjų arba didelę komandą. Apibrėžkite išmatuojamus rezultatus.
- Įvertinkite konkurentų renginius savo mieste / vietovėje, kad nustatytumėte geriausią jų praktiką ir sritis, kurias reikia tobulinti.
- Dirbkite su miesto meru ir parkų rajonais, kad aptartumėte reikalingus leidimus ir jūsų renginio logistiką: laiką, vietą, dalyvių skaičių. Įsitikinkite, kad esate pasiruošę tiems susitikimams.
- Supraskite savo biudžetą ir įsitikinkite, kad naujam renginiui veiklos išlaidos sudaro 25–30%. Kai kurios labdaros organizacijos sieks 15–20% visų išlaidų.
- Saugūs rėmėjai padengti 100% jūsų renginio veiklos išlaidų.
