kas renginių planuotojas Verti savo druskos žino, kad renginio planavimo kontrolinis sąrašas yra bene vertingiausia priemonė planuojant sėkmingą renginį. Tai vienintelė renginių planavimo priemonė, leidžianti atsipalaiduoti, kai pabundi vidury nakties apimtas panikos prakaito įsitikinęs, kad planuodamas kitą planą pamiršai svarbią detalę įvykis. Turėdami išsamų renginių planavimo kontrolinį sąrašą, galite pasitikėti savo renginiu, žinodami, kad nieko nepastebėjote.
Ką daryti, jei laikote save itin organizuotu ir jau naudojate kontrolinį sąrašą renginio planavimas, bet susidūrėte su situacijomis, kai (per vėlai) supratote, kad nesugebėjote susitvarkyti kokios nors svarbios detalės. Kur suklydai?
Kiekvienam renginiui reikalingas renginio planavimo kontrolinis sąrašas, sudarytas atsižvelgiant į tą konkretų įvykį ir pritaikytas prie individualių renginių specifikacijų. Taigi kiekvienas renginio planavimo kontrolinis sąrašas yra skirtingas. Tačiau yra penki elementai, kuriuos privalote įtraukti į savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą, neatsižvelgiant į tai, ar planuojate nedidelį gimtadienį ar didelę įmonės veiklą.
Pasirašykite renginių sutartis
Tai gali atrodyti akivaizdžiai, tačiau būtinai pasirašykite visas sutartis, kurių jums reikia jūsų renginiui, ir gaukite pasirašytas kopijas. Tai apima renginių sutartis su klientu, renginio vieta, pardavėjais, viešbučiu, pramogomis ir kt. Tvirtas rankos paspaudimas yra puikus būdas vykdyti verslą, bet ne būdas užsitikrinti bet kokių pardavėjų samdymą, o ne būdas įsipareigoti dirbti klientui. Viską parašykite raštu ir nedirbkite ir neišleiskite nė cento renginio planavimui, kol nebus pasirašyti ir pristatyti visi dokumentai. Jei esate renginių planuotojas, kuriam reikalinga renginio paslaugų sutartis, spustelėkite čia.
Patvirtinkite datą ir laiką
Jūs esate iki kelių šio renginio planavimo etapuose. Kaip kas nors galėjo klaidingai suprasti datą? Pardavėjai dažnai turi kitų reikalų. Klientai gali susitarti dėl renginio datos ir laiko, o tada tiesiog pamiršti jums pranešti apie planų pasikeitimą. Prieš pradėdami planuoti renginį, dar kartą patikrinkite datą ir pradžios bei pabaigos laiką ir parašykite juos, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.
Pasamdykite papildomą pagalbą
Nenuvertinkite papildomos pagalbos savo renginio dieną vertės. Visada reikia ką nors pasirūpinti, o dauguma renginių planuotojų jau yra per daug užsiėmę renginiu, kad galėtų skirti savo dėmesį iškylančioms situacijoms. Papildomos pagalbos samdymas yra svarbus žingsnis, į kurį dažnai nepaisoma, kol galbūt nevėlu samdyti geriausius renginių darbuotojus tam darbui. Netenkinkite likučiais, kai reikia samdyti renginio personalą. Įtraukite šį elementą į savo renginio kontrolinį sąrašą ir užtikrinkite, kad geriausiai apmokyti darbuotojai turėtų reikalingą patirtį, atitinkančią jūsų renginio biudžetą.
Atlikite svetainės apžvalgą
Niekas nėra lyginamas su kažko įsivaizdavimu mintyse taip, kaip patirti tai iš pirmų lūpų. Renginio vietos apžiūra su jūsų klientas ir pardavėjas yra svarbus žingsnis renginio planavimo procese. Tai suteikia galimybę kelti klausimus, spręsti problemas ir susitarti dėl patalpos įrengimo, dekoro, registracijos vietos ir bendros renginio eigos. Dažnai net tada, kai manome, kad bendraujame aiškiai, mūsų vizija apie kažką visiškai prieštarauja tam, ką kažkas įsivaizduoja pagal mūsų aprašymą. Planavimo etapuose pasivaikščiokite po fizinę erdvę, kad renginio dieną nebūtų staigmenų.
Įtraukite priminimus apie tolesnius veiksmus
Idealiame pasaulyje pakaktų kam nors vieną kartą pasakyti, kad darbas būtų atliktas. Deja, realus darbo pasaulis taip neveikia arba bent jau ne renginių planavimo verslas. Turint tiek daug detalių, kurias reikia tvarkyti, o įvairiuose renginio etapuose dalyvauja keli žaidėjai, lengva ką nors pasimesti. Taigi, kai kuriate renginių planavimo kontrolinį sąrašą, kad galėtumėte organizuoti ir laikytis tvarkaraščio, būtinai įtraukite priminimus dėl tam tikrų tolesnių veiksmų. Pavyzdžiui, jei kalbėjotės su maitinimo įstaigomis apie meniu idėjas, į renginio planavimo kontrolinį sąrašą įtraukite elementą „Toliau su maitintojas siūlomame meniu“ ir „Suplanuokite degustaciją kartu su maitinimo įstaigomis. laikai.
