Renginių organizavimas ir renginio planavimas dažnai mėtosi pakaitomis, nors tai du labai skirtingi dalykai. Paprasčiausiai planavimas ir valdymas nėra tas pats. Nors šių dviejų funkcijų įgūdžių rinkiniai sutampa, tai yra dvi skirtingos funkcijos. Tai sukelia problemų tiems, kurie dirba su klientais, kurie klaidingai mano, kad jiems reikia renginių vadovo, kai jiems reikia renginių planuotojo. Ir tiems klientams, kuriems susidaro įspūdis, kad visi renginių vadovai taip pat tvarko renginių planavimą. Taigi išsiaiškinkime painiavą, nes svarbu, kad jūs ir jūsų klientai suprastumėte tą patį.
Kas varde?
Renginių planavimo pramonėje yra daugybė pareigybių pavadinimų ir pareigybių aprašymų. Renginių planuotojas, susitikimų planuotojas, renginių koordinatorius, suvažiavimų planuotojas ir renginių vadovas. Sąrašas atrodo begalinis. Augant pramonei, didėja ir darbo funkcijų sąrašas.
Nors darbo vietų augimas visada yra geras dalykas, renginių planavimo darbo funkcijų ir renginių valdymo pareigybių pavadinimai gali būti painūs tiems
Renginio planavimas
Pradėkime nuo renginio planavimas. Pagrindinis operatyvinis žodis čia yra planavimas. Visi renginiai – nuo vestuvinių vakarėlių iki gimtadienio iškilmių iki didelių įmonių susibūrimų – prasideda tam tikru planu. Pradinės diskusijos su klientais dėl renginių idėjų, temų, pageidaujamų datų ir biudžeto gairių yra renginio planavimo proceso dalis.
Renginio planavimas prasideda nuo pat pradžių, nuo pačių ankstyvųjų koncepcijos etapų ir tęsiasi iki pat tikrojo įvykio. Ir, tiesą sakant, kelias savaites po įvykio renginių planuotojai apibendrina detales ir tvarko tolesnius klausimus. Renginio planavimas apima glaudų bendradarbiavimą su klientu, siekiant sukurti renginį, kuris atspindėtų kliento viziją apie susirinkimą ir atitiktų renginio tikslą. Klientai, kurie samdo renginių planuotojas pasamdykite ką nors, kad jis suplanuotų visus renginio aspektus, įskaitant susijusią informaciją ir veiksmų elementus, ir peržiūrėtų tą įvykį iki jo pabaigos.
Renginių planavimo pareigos gali apimti, bet neapsiribojant:
- Bendros renginio temos pasirinkimas
- Biudžeto rengimas
- Vietos pasirinkimas
- Derybos dėl viešbučių sutarčių
- Išorinių pardavėjų samdymas
- Meniu planavimas
- Maitinimo darbuotojo samdymas
- Kviestinių pranešėjų ar pramogų organizavimas
- Transporto koordinavimas
- Spalvų schemos pasirinkimas
- Kvietimų kūrimas
Renginio planavimas yra viskas, kas reikalinga rengiant renginį. Ši funkcija patenka į didesnį renginių valdymo skėtį.
Renginio vadyba
Kiekvienas renginys susideda iš daugybės dalių, kurios dera kaip dėlionės dalys. Visi šie kūriniai galiausiai susijungia ir sukuria įvykį. Sėkminguose renginiuose visos susijusios dalys susijungia reikiamu laiku ir tinkamoje vietoje, sklandžiai, efektyviai ir pagal planą. Šis procesas vadinamas įvykių valdymu. Paprasčiau tariant, tai paties renginio projekto valdymas.
Renginio vadyba apima visų skirtingų renginio komponentų kūrimą, koordinavimą ir valdymą, taip pat už kiekvieną aspektą atsakingų žmonių komandas. Kai kurie renginių valdymo aspektai gali apimti, bet tuo neapsiribojant:
- Vietos rezervavimas renginiui
- Išorės pardavėjų koordinavimas
- Parkavimo plano rengimas
- Nepaprastųjų situacijų planų kūrimas
- Užtikrinti, kad būtų laikomasi sveikatos ir saugos standartų
- Vadovaujantis personalas, atsakingas už kiekvieną funkciją
- Renginio vykdymo priežiūra
- Renginio stebėjimas
- Įvykio situacijų sprendimas vietoje
Renginių vadovai ir renginių planuotojai dirba kartu
Apibrėžti šias dvi funkcijas yra sudėtinga, nes jos ne tik glaudžiai susijusios, bet ir pareigos dažnai sutampa. Atskiri renginių planuotojai gali pasiūlyti renginių organizavimo paslaugas, o renginių vadovai taip pat gali pasiūlyti renginių planavimą. Viskas priklauso nuo individualaus planuotojo ar įmonės renginių organizavimo komandos, vietos ir paties renginio.
Svarbu suprasti skirtumus tarp šių dviejų ir nuspręsti, kurias paslaugas teiksite. Pavyzdžiui; Jei siūlote renginio planavimo paslaugas didelės apimties renginiui, dirbsite su renginių vedėju, kuris derins jūsų paslaugas su maitinimo vadovo, audiovizualinės komandos ir kt. Apibrėžkite savo vaidmenį ir paslaugas, kurias teiksite, ir aiškiai praneškite apie tai potencialiems klientams, kad išvengtumėte painiavos planavimo proceso metu.
