Nors renginių planuotojai paprastai yra gerai išmanantys visus renginių planavimo aspektus, jiems kartais reikia pagalbos, kai reikia rašyti oficialius laiškus, el. laiškus ar kitą medžiagą būsimam renginiui. Vienas iš svarbiausių dalykų, kurį stengsis renginių planuotojai, yra sveikinimo laiškas svečiams skatinamoji kelionė.
Sveikinimo laiškas daro tai, kas jame sakoma: sveikina renginio svečius. Tai jokiu būdu neturi būti suvokiama kaip sudėtinga. Tiesą sakant, jei parašytas teisingai, sveikinimo laiškas turėtų būti paprastas ir tikslus. Idealiu atveju sveikinimo laiškas būtų parašytas ant oficialaus organizacijos firminio blanko.
Išsami informacija apie skatinamąją kelionę
Skatinamoji kelionė – tai suplanuotas renginys ar kelionė, kurios metu siekiama įtikinti žmones siekti konkrečių verslo tikslų. Dažnai skatinamoji kelionė yra atlygis pardavėjui ar kitokio tipo specialistui už tam tikro etapo pasiekimą. Paprastai keliami tikslai yra susiję su pardavimu ir verslo plėtra, tačiau vadovai ir vadybininkai tokio pobūdžio paskatas panaudojo siekdami bet kokių pelningų verslo tikslų.
Sveikinimo laiško elementai
Sveikinimo laiškas skatinamajai kelionei nesiskiria nuo kitų oficialių sveikinimo laiškų, bet po to Jį skaitydamas svečias turėtų žinoti, ko tikėtis ir į ką kreiptis dėl klausimų ar iškilusių problemų kilti.
Į gerą pasveikinimo laišką bus įtraukta jo parašymo data ir atitinkamas pasveikinimas (kiek formalus jis bus, priklausys nuo verslo ar laiško rašytojo santykių su gavėju).
Pirmoje laiško pastraipoje turi būti išreikštas sveikinimas, antroje pastraipoje – informacija apie darbotvarkę ir bet kokia svarbi informacija apie vietą ar reikalavimus, kuriuos svečias turi žinoti (pavyzdžiui, ar jie turės turėti savo pasą?).
Galiausiai, paskutinė pastraipa turėtų perteikti dėkingumą (iš laiško rašytojo arba įmonės) svečiui / gavėjui. Vėlgi, ar tai formalu, ar atsitiktinė, lemia aplinkybės. Po šios pastraipos rašoma renginio vedėjo parašo eilutė, įskaitant pavadinimą.
Paprastai, jei pasirenkate laišką suasmeninti, pravartu į laišką įterpti renginio programą. Tai neprivaloma. Jei tai padarysite, įsitikinkite, kad ši informacija yra įterpta ir išvardyta po antrosios pastraipos ir nurodyta kaip tokia.
Sveikinimo laiško pavyzdys
[INSERT DATE]
Gerb. [NAME arba EVENT TITLE] dalyviu]
Džiaugiamės, kad galite prisijungti prie mūsų ir tikimės, kad jūsų viešnagė [RESORT] [DESTINATION] yra ir atgaivinanti, ir pamokanti.
Turime visą darbotvarkę per kitas [NUMBER] dienas, todėl skirkite kelias minutes ir perskaitykite šiame pakete pateiktą informaciją. Jame yra mūsų maršrutas ir kita svarbi informacija.
Nekantraujame praleisti šį laiką su jumis [TRUMPA FRAZĖ TIKSLAI APRAŠYTI].
Jei galime padaryti ką nors, kad jūsų viešnagė būtų malonesnė, praneškite mums. Dėkojame, kad prisijungėte prie [EVENT TITLE].
Pagarbiai
[OFICIALUS PAGALBOS PAVADINIMAS]
[TITLE]
[ORGANIZACIJA]
Viena iš labiausiai paplitusių skatinamųjų renginių klaidų yra nesugebėjimas vėliau susisiekti su dalyviais. Veiksmingo skatinamojo renginio surengimas gali būti tvirta taktika, skirta pagerinti darbuotojų moralę ir našumą, o ne tik apdovanoti už gerą praeitį. Taigi, norint užtikrinti, kad būsimos kelionės būtų sėkmingos, svarbu prašyti atsiliepimų.
