Nors smulkiajam verslui gali būti naudinga greitai apdoroti operacijas naudojant galingą apskaitos programinę įrangą, mokėjimo už klaidas ištaisyti reikėtų vengti. Suprasti dažniausiai daromų apskaitos klaidų tipus gali skirtis nuo to, ar reikia mokėti už klaidos ištaisymą, ar ištaisyti klaidą pirmą kartą. Štai aštuonios dažniausios apskaitos klaidos, kurias daro verslo savininkai, ir pasiūlymai, kaip jas ištaisyti:
Atsitiktinis ankstesnio laikotarpio operacijų įrašymas
Kai „užvertai knygas“ finansiniams metams, tikrai neturėtumėte grįžti jų keisti. Vis dėlto kai kurios apskaitos programos, pvz., „QuickBooks“, neleidžia užrakinti ankstesnio laikotarpio finansų, kad galėtumėte paskelbti ankstesnio laikotarpio einamųjų metų įrašus, jei nesate atsargūs. Kitos apskaitos programinės įrangos programos leidžia padaryti šią klaidą, jei nesukonfigūravote programinės įrangos, kad užblokuotų ankstesnio laikotarpio finansus.
Peržiūrėkite ankstesnio laikotarpio balansą, ar nėra pokyčių
Jei įrašėte ankstesnio laikotarpio operacijas, balansas pasikeis. Todėl galite patikrinti ankstesnio laikotarpio balansą ir įsitikinti, kad jis nepasikeitė nuo tada, kai paskutinį kartą uždarėte savo knygas. Jei jis pasikeitė, turėsite ištirti.
Neteisingas turto arba įsipareigojimų balanso likutis
Turto sąskaitose turi būti debeto likučiai, o įsipareigojimų sąskaitose – kredito likučiai. Dažniausios neteisingo balanso šiose balanso sąskaitose priežastys yra įrašų įrašymas į neteisingą sąskaitą, neteisingas sąskaitų klasifikavimas ir koreguojančių įrašų dubliavimas.
Patikrinkite, ar balanse nėra klaidų
Patikrinkite savo balansą, kad įsitikintumėte, jog turto ir įsipareigojimų likučiai yra teisingi. Jei paskyroje yra neteisingas balansas, galite peržiūrėti išsamią tos sąskaitos informaciją, kad surastumėte įrašus, dėl kurių įvyko klaida. Šis patikrinimas turėtų būti atliekamas bent kartą per mėnesį.
Neteisingas pajamų arba išlaidų balansas
Pajamų sąskaitose turi būti kredito likučiai, o išlaidų sąskaitose – debeto likučiai. Kai kurios šios klaidos priežastys yra įrašų paskelbimas neteisingoje paskyroje, neteisingas paskyrų klasifikavimas ir koreguojančių įrašų dubliavimas, o tai yra tos pačios priežastys, kodėl balanse yra neteisingi likučiai sąskaitas.
Patikrinkite, ar jūsų pajamų ataskaitoje nėra klaidų
Jūs patikrinate savo pajamų ataskaitą, kad įsitikintumėte, jog pajamos ir išlaidos turi teisingą balansą. Jei paskyroje yra neteisingas balansas, galite peržiūrėti išsamią tos sąskaitos informaciją, kad surastumėte įrašus, dėl kurių įvyko klaida. Šis patikrinimas turėtų būti atliekamas bent kartą per mėnesį.
Klaidingas išlaidų klasifikavimas
Smulkaus verslo apskaitos sistemos taupo laiką, nes įrašai gali būti registruojami greitai ir paprastai. Įvedus informaciją gali būti nesunku pasirinkti neteisingą išlaidų sąskaitą ar išlaidų aprašymą. Neteisingas išlaidų klasifikavimas ne tik reiškia, kad apskaitos sistema gali tinkamai neatspindėti to, kas vyksta jūsų versle, bet gali sukelti tikrą galvos skausmą, jei finansinės ir mokesčių ataskaitos nėra tikslios.
Periodiškai peržiūrėkite savo išlaidų ataskaitas
Paskirkite kam nors periodiškai nuskaityti jūsų išlaidas, kad įsitikintumėte, jog duomenys atrodo pagrįsti. Pavyzdžiui, jei maitinimo išlaidos yra įrašytos į nuomos išlaidų sąskaitą, jos paprastai išsiskiria dėl įrašų aprašymo. Kitas požymis, kad išlaidos gali būti neteisingai klasifikuojamos, yra nepaaiškinami biudžeto ir faktinio skirtumai.
Neieškokite pagalbos, kai to reikia
Girdėjote posakį „išmintingi centai ir vargšai“ kalbant apie žmones, kurie praleis kelias valandas savo laiko, kad sutaupytų kelis dolerius. Turite suprasti, kad jūsų darbas yra valdyti savo verslą. Rangovas stato, dažytojas dažo, o maklerio parduoda. Kartais tiesiog neverta praleisti valandų valandas nagrinėjant išsamią apskaitos įrašų informaciją arba tiriant, kaip ištaisyti padarytą klaidą.
Pasikliaukite profesionaliu apskaitos specialistu
Jei galite, uždirbsite daugiau, nei išleisite, spręsdami ne tik apskaitos problemas, bet ir perduokite problemą profesionaliam buhalteriui arba buhalteriui.
Neišsaugomi kvitai
Visas savo išlaidas kruopščiai įrašėte į buhalterinę apskaitą. Jūsų išlaidų ataskaita yra meno kūrinys, be klaidų ar praleidimų. Tada jūsų paklaus IRS; be kvitų jūsų išlaidų ataskaitos yra nenaudingos.
Išsaugokite savo kvitus
Išsaugokite kvitus arba padarykite nuskaitytas jų visų kopijas.
Nepavyko suplanuoti atsarginių kopijų kūrimo
Daugelis mažų įmonių naudojasi programine įranga, kad už jas atliktų apskaitos darbus, tačiau neatsižvelgia į sistemos gedimus ar klaidas. Viena problema gali ištrinti failus.
Suplanuokite įprastas atsargines kopijas
Suplanuokite savaitines automatines atsargines kopijas naudodami saugyklą debesyje arba tam tikrą serverį, skirtą šiai užduočiai atlikti.
Ne mokymo personalas
Kad ir kokia galinga būtų jūsų programinė įranga, jūsų darbuotojai turi būti mokomi, kad jie veiktų efektyviai. Netinkamai apmokytas darbuotojas gali netyčia sugadinti jūsų įrašus ir išmesti visus jūsų išlaidų ir pelno lapus.
Atlikite reguliarias treniruotes
Priėmimo proceso metu veskite išsamias mokymo sesijas ir kas ketvirtį turėkite atnaujinimus, kad visi darbuotojai galėtų tiksliai įvesti ir paleisti informaciją.
