Kelių grupių laikymas tame pačiame puslapyje yra vienas didžiausių iššūkių, su kuriais kasdien susiduria renginių planuotojai. Nors visi, susiję su įvykiu, nori, kad jis būtų sėkmingas, be apibrėžto komunikacijos kelio, visada bus tikimybė, kad detalės iškris. Apsidraudimo išvengti galima nuo pat pradžių sukūrus informacijos schemą. Vadovaukitės toliau pateiktomis gairėmis, kad visos pusės dirbtų ta pačia kryptimi.
Būk vyriausiasis
Dauguma renginių yra bendros kelių skirtingų padalinių pastangos, tačiau dienos pabaigoje turi būti vienas vadovas, kuris prižiūrėtų visą gamybą. Kiekvienas komandos narys turėtų sutelkti dėmesį į savo specialybę ir suprasti savo ribų svarbą. Identifikuokite save kaip vadovaujantis planuotojas nuo pat projekto pradžios. Paaiškinkite savo bendradarbiams informacijos srauto svarbą ir iliustruokite, kas nutinka, kai nepaisoma protokolų. Kadangi niekas nenori būti atsakingas už problemos sukūrimą, pirmąją dieną paaiškinkite vidinio dialogo taisykles.
Organizuoti renginio komitetus
Tikslas čia yra suporuoti darbuotojus, kurių pareigos tam tikru būdu susikirs. Pavyzdžiui, rinkodaros skyrius turėtų būti tame pačiame komitete kaip ir garso ir vaizdo komanda, kad užtikrintų, jog visa grafika ir logotipai būtų rodomi tinkamai. Sukūrus komandas, kurioms natūraliai reikia dirbti kartu, bus pašalinta daug perteklinių el. laiškų, kurie linkę pasimesti maišymo metu. Iš kiekvieno komiteto pasirinkite vieną kontaktą, kuris jums praneš apie naujausius įvykius.
Paskelbkite terminus, kad planavimo komandos nenutrūktų
Paskelbus terminus gerokai iš anksto, sumažės visų dalyvaujančių žmonių streso lygis. Galite sustiprinti savo terminų vertę sukurdami schemą, iliustruojančią, kaip kiekvieno komiteto darbas bus naudojamas viskam suderinti. Darbuotojai paprastai reaguoja geriau, kai žino, kad kitas skyrius laukia jų atsakymo. Dalijantis šia informacija procesas išlieka skaidrus ir pabrėžiama atsakomybė, nenaudojant neigiamų veiksmų.
Informuokite vadovus
Viena didžiausių klaidų, kurias galite padaryti, yra dirbti užkulisiuose, kol būsite pasirengę pristatyti idėjas savo vadovams. Retai, jei kada nors, įeisite į jų biurą ir išeisite nepakeisdami kokio nors renginio aspekto. Išsaugokite save nuo šio nusivylimo planavimo proceso metu reguliariai susitikdami su jais. Daug lengviau atlikti pakeitimus projekto viduryje, o ne sukti ratu atgal pabaigoje.
Susisiekite su savo pardavėjais
Kita iš pažiūros nekalta klaida, kuri gali įvykti, yra antrinis bendravimas su pardavėjais. Taip nutinka, kai bendradarbis imasi iniciatyvos tiesiogiai susisiekti su pardavėju ir pasidalyti planavimo informacija, kurios jūs nežinote. Šių šalutinių pokalbių rezultatas gali turėti didelės įtakos tam, kaip įvykis susijungia. Vienintelis būdas to išvengti – apriboti pardavėją priimti užsakymus iš kitų darbuotojų. Galbūt manote, kad iš pradžių tai skamba griežtai, bet užmigsite daug lengviau, nes visa informacija teka per jus.
Pateikite aktyvius informacijos atnaujinimus
Būdami pagrindiniu renginio planuotoju turite dalytis tiek informacijos, kiek gaunate. Turėkite pagrindinį planavimo dokumentą, kuriame būtų aprašyta išsami informacija apie įvykį, ir kas savaitę siųskite naujienas visiems savo komiteto nariams. Bendraukite trumpai ir tiksliai. Norite, kad visi perskaitytų pastabas jūsų savaitiniuose el. pašto atnaujinimuose, bet jei nepaliaujamai blaškysite, greitai prarasite dėmesingumą.
Norint valdyti įvykių informacijos srautą, reikia tų pačių procedūrų kaip ir tarpžinybiniam ryšiui. Supraskite visus apie savo pareigas ir pasidalykite svarbiais naujienomis su visomis susijusiomis šalimis. Esminis skirtumas yra tas, kad esate projekto generalinis direktorius. Jūsų vaidmuo yra valdyti visas detales kurie ateina ir paverčia juos bendra vizija, atitinkančia kiekvieno skyriaus poreikius. Sėkmės pagrindas yra užtikrinti, kad visa informacija tekėtų ta pačia kryptimi.
