Omdat werken op afstand normaal blijft voor ondernemers en hun werknemers, hebben veel bedrijven blijvende aanpassingen doorgevoerd. Volgens een S&P Global Market Intelligence-enquête, verwacht 67% van de organisaties dat het uitgebreide of universele thuiswerkbeleid dat in 2020 is geïmplementeerd, voor de lange termijn of permanent van kracht zal blijven.
Op afstand werken heeft nieuwe stress veroorzaakt voor zowel managers als werknemers. Werknemers bijvoorbeeld niet fysiek aan het werk zien, kan angst veroorzaken bij eigenaren, en veel medewerkers hebben te maken met gevoelens van isolatie of vinden het moeilijk om zich te concentreren temidden van afleidingen thuis.
Hoewel een extern personeelsbestand zijn uitdagingen met zich meebrengt, wegen de voordelen ruimschoots op tegen de moeilijkheden, aldus Moe Vela, chef transparantiefunctionaris bij leverancier van technologie voor werken op afstand TransparentBusiness, in een telefonisch interview met The Balance. Hij citeerde onderzoek van adviesbureau Global Workplace Analytics dat schat dat een typische werkgever gemiddeld $ 11.000 per halftijdse telewerker per jaar kan besparen. De besparingen komen voornamelijk uit een hogere productiviteit, lagere vastgoedkosten, minder ziekteverzuim en verloop en een betere rampenparaatheid.
Door het woon-werkverkeer te elimineren, krijgen werknemers extra tijd in hun dagen en wordt de CO2-uitstoot verminderd. Vela merkte ook potentiële economische voordelen op: de vrije tijd kan nu worden gebruikt om geld uit te geven en de economie te versterken. Hij voegde eraan toe dat werken op afstand meer verwelkomend is voor alleenstaande ouders, mensen met een lichamelijke handicap, en degenen die sociaaleconomisch achtergesteld zijn en moeite hebben om vervoer naar de werkplaats.
Dus, rekening houdend met deze voordelen, hoe beheer je een extern personeelsbestand precies succesvol voor de lange termijn?
Re-conceptualiseer de principes van werken op afstand vanaf het begin
“De ‘noodsituatie op afstand werken’ die de meesten van ons tijdens de pandemie hebben geabsorbeerd, gebruiken als de ‘ideale’ manier van werken op afstand de omstandigheden zullen niet blijven duren, 'zei Sahin Boydas, oprichter en CEO van RemoteTeam.com in San Francisco, in een e-mail aan The Evenwicht. Voor duurzaamheid op langere termijn moeten kleine bedrijven gaan zitten, hun werknemers beoordelen en een externe werkomgeving lanceren die iedereen tevreden stelt.
Boydas raadde aan werknemers uit te rusten met de benodigde training om geïsoleerd te werken, alle benodigde hulpmiddelen om te werken en contact te maken met de groep, en teambuildingactiviteiten om ze betrokken te houden.
Vertrouwen is tweerichtingsverkeer
Het nauwe toezicht dat een normale werkplek is geworden in een fysieke omgeving, vertaalt zich niet naar een externe werkomgeving, zei Boydas. In plaats daarvan moeten externe managers werknemers de ruimte geven om te werken en erop vertrouwen dat ze hun taken zullen uitvoeren.
Om ervoor te zorgen dat werknemers verantwoordelijk zijn, moeten ze verantwoordelijkheid krijgen en de kans krijgen om zichzelf te bewijzen. Door werknemers te laten zien dat u hen vertrouwt, bouwt u teamvertrouwen op, en op hun beurt zullen werknemers erop vertrouwen dat de beslissingen die het management neemt in het voordeel van iedereen zijn.
Zoek uit waar u hulpmiddelen kunt gebruiken en wat een menselijke aanraking nodig heeft
Er zijn tools beschikbaar voor bijna elk onderdeel van werken op afstand, van meditatie-apps voor geestelijke gezondheid tot communicatieplatforms zoals Zoom voor virtuele koffiepauzes. Het is echter belangrijk voor eigenaren van kleine bedrijven om onderscheid te maken tussen wat deze tools kunnen oplossen en wat problemen moeten door het management persoonlijk worden aangepakt, bijvoorbeeld door middel van regelmatige telefonische check-ins of één-op-één virtueel vergaderingen.
Hoewel bedrijven de tools voor werken op afstand zouden moeten aanschaffen die ze nodig hebben, gaan ze niet alles oplossen. Boydas zei dat managers goed moeten plannen, altijd op hun externe teams moeten letten en prioriteit moeten geven aan de 'menselijke benadering'.
Betrek het team bij het oplossen van problemen of het omdraaien van het hoofdstuk
Communicatie is cruciaal in omgevingen waar op afstand wordt gewerkt. Daarom moet het management het hele team betrekken bij het oplossen van problemen, of het omslaan van het hoofdstuk in een bedrijf, zei Dr. Lynda Ulrich, oprichter van "goed nieuws" media-outlet Ever Widening Circles, in een telefonisch interview met The Evenwicht. Ze stelde voor om te beginnen met vier 'wij-gebaseerde' vragen die de focus verleggen van het probleem naar samenwerking en het vinden van een gemeenschappelijke basis.
1) Waar willen we allemaal meer van?
2) Wat vinden we belangrijk?
3) Wat is er nu mogelijk?
4) Wat gaat er echt goed?
Plaats mensen vóór het proces
"Het beste wat we als bedrijfseigenaren kunnen doen, is de dingen waarderen die mensen naar onze bedrijven brengen, wat betreft hun gaven en hun talenten en hun ingenieuze ideeën", aldus Dr. Ulrich. “Plaats mensen boven het proces, en dan zullen mensen de geweldige ideeën op tafel brengen. Mensen zullen op nieuwe manieren werken die meer betekenis hebben voor onze klanten, en van daaruit zal het bedrijf groeien.”
Leef je in met je werknemers en wees je zeer bewust van de uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd, raadde Vela van TransparentBusiness aan. Laat werknemers indien mogelijk profiteren van de flexibiliteit die werken op afstand mogelijk maakt. Misschien moeten ze overdag een familielid naar de dokter brengen en de uren later die avond inhalen. Als je een medewerker tijdens een videogesprek constant buiten de camera ziet kijken om te controleren hoe het met een kind gaat, vraag dan om het kind te ontmoeten en betrek hem bij het gesprek. Vind kleine manieren om contact te maken en wederzijds respect te bevorderen.
Besteed extra tijd aan klantcontact
Als de overgang naar werken op afstand personeelstijd heeft vrijgemaakt, zoals voor een werknemer die niet langer naar het werk hoeft te rijden, besteed die tijd dan aan de klant. Als je vijf extra minuten besteedt om een klant het gevoel te geven dat hij gehoord wordt of om zijn probleem laat op te lossen, kunnen mensen dat voelen en kan het de klantrelatie echt veranderen, zei dr. Ulrich.
Respecteer de balans tussen werk en privéleven van werknemers
Moedig uw team aan om gezonde grenzen te creëren tussen werk en privéleven. Op afstand werken heeft de neiging om barrières tussen de tijd van een werknemer op en buiten de klok te laten overvloeien.
Geef werknemers niet het gevoel dat ze altijd bereikbaar moeten zijn—respecteer hun privéleven en neem geen contact met ze op buiten de werkuren, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Waar mogelijk moeten managers proberen ervoor te zorgen dat hun processen voor succes niet afhankelijk zijn van één enkele persoon. Op die manier kunnen ze problemen oplossen zonder buiten kantooruren contact op te hoeven nemen met werknemers.
Creëer actief verbinding
“Laat uw externe medewerkers niet aan hun lot over als het gaat om het opbouwen van verbindingen. Je moet als eigenaar van een klein bedrijf het tempo bepalen dat het hele team moet volgen”, zegt Boydas van RemoteTeam.com.
Eigenaren van kleine bedrijven moeten een omgeving creëren die de cohesie van het personeel ondersteunt. Zaken als virtuele breakout-sessies, happy hours, spelletjesavonden, koffiepauzes en gastsprekers kunnen het moreel van het bedrijf een boost geven. Net als teambuildingactiviteiten zoals samen online games spelen of virtueel ervaringen delen.
Neem de tijd om vertrouwd te raken met non-verbale signalen
Videoconferenties hoeven creativiteit niet in de weg te staan, zei Vela van TransparentBusiness. Er zijn dingen die managers kunnen doen door middel van wat ze zeggen of hoe ze handelen, waardoor barrières worden weggenomen en een creatievere uitwisseling wordt bevorderd. Wees je bewust van wat iemands creativiteit kan verstikken en geef ze de ruimte, steun of bevestiging die ze nodig hebben.
Vela moedigde managers aan zich vertrouwd te maken met non-verbale signalen en een training te volgen over lichaamstaal, of hoe ze virtueel contact kunnen maken met mensen. Hoewel virtuele non-verbale signalen waarschijnlijk dezelfde signalen zijn die je persoonlijk zou oppikken, benadrukte hij dat het meer een bewustzijn is aspect, een herinnering dat die signalen er zijn en dat je misschien niet eens besefte dat je ze oppikte toen je oog in oog.
