Beheerders van werkgeversvergoedingen beheren doorgaans een mix van vereiste en niet-vereiste personeelsbeloningen. Van ziektekosten- en receptverzekeringen tot pensioensparen en vrijwillige voordelen, bedrijven hebben elk jaar vaak veel keuzes te bieden. Het einde van het jaar is een geschikt moment om alle vereiste en niet-vereiste gegevens van het vergoedingenplan bij elkaar te verzamelen om te evalueren hoe al deze voordelen zijn het verbeteren van het leven van werknemers, als ze nog steeds kosteneffectief zijn, en welke nieuwe voordelen kunnen worden toegevoegd om het totaal te verbeteren een vergoeding. Het is het beste om eerst de vereiste personeelsbeloningen uit te zoeken en vervolgens te werken aan niet-vereiste voordelen.
Vereiste personeelsbeloningen
Of u nu een klein bedrijf heeft of een grote onderneming met meerdere staten, er zijn wetten op de werkplek om de gezondheid en het financiële welzijn van werknemers te beschermen. Een van deze wetten zegt dat werkgevers ten minste de minimaal vereiste personeelsbeloningen moeten dragen. Deze vallen onder verschillende mandaten, waaronder de Affordable Care Act (ACA), de Employee Retirement Income Security Act (ERISA) en meer. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen vereiste voordelen en die welke industriestandaarden zijn.
Arbeidsongeschiktheidsverzekering
In verschillende staten zijn arbeidsongeschiktheidsverzekeringen op korte en lange termijn verplichte personeelsbeloningen die gedeeltelijk door de werkgever en werknemers worden betaald. Aanvullende plannen worden over het algemeen gedekt door de loonaftrek van de werknemer. De Small Business Administration adviseert dat de volgende staten nu een arbeidsongeschiktheidsverzekering nodig hebben gedeeltelijke loonvervanging bieden aan in aanmerking komende werknemers als ze niet-werkgerelateerde ongevallen hebben meegemaakt of ziekte:
- Californië
- Hawaii
- New Jersey
- New York
- Puerto Rico
- Rhode Island
Gezins- en ziekteverlof
In alle staten staat de Family Medical Leave Act (FMLA) werknemers toe tot 12 weken werkbeschermd onbetaald verlof als ze aan bepaalde vereisten voldoen. Tijdens het verlof lopen alle collectieve personeelsbeloningen door. Als de werknemer ervoor kiest om niet weer aan het werk te gaan aan het einde van het FMLA-verlof, kan hij of zij nog steeds in aanmerking komen voor dekking en doorlopende gezondheidszorg volgens de COBRA-statuten. Het bedrijf moet minimaal 50 mensen in dienst hebben of een publieke organisatie zijn. Geschiktheidsvereisten zijn onder meer:
- De werknemer moet verplicht zijn om te zorgen voor de geboorte, plaatsing in een pleeggezin of adoptie van een kind.
- De werknemer moet zorgen voor een naast familielid dat lijdt aan een ernstige ziekte of letsel.
- De werknemer moet zorg nodig hebben voor zijn of haar eigen ernstige gezondheidstoestand.
- De werknemer moet zorgen voor een gewond of ziek actief militair lid.
In de meeste gevallen moeten werknemers hun werkgever van tevoren op de hoogte stellen voordat ze een goedgekeurd FMLA-verlof opnemen, hoewel er zich noodsituaties kunnen voordoen. Zowel mannen als vrouwen komen in aanmerking voor het volledige FMLA-verlof.
Betaalde vrije tijd en andere verlofvoordelen
Buiten het FMLA-verlof zijn werkgevers volgens de federale wetgeving eigenlijk niet verplicht om betaald of onbetaald verlof aan werknemers te verstrekken. Het is echter een standaardpraktijk van de meeste werkgevers om ten minste enkele betaalde en onbetaalde verlofdagen aan werknemers aan te bieden. Meestal is betaald verlof beperkt tot vakantie- en vakantietijd, ziekteverlof, persoonlijk verlof, begrafenis- of rouwverlof en juryverlof.
Veel bedrijven bieden werknemers de kans om betaald verlof te verdienen op basis van het aantal uren dat ze gedurende een bepaalde periode hebben gewerkt, en deze uren worden opgebouwd. Andere bedrijven kunnen ervoor kiezen om een beperkte hoeveelheid vrije tijd per jaar aan te bieden, waarbij de daaropvolgende vrije dagen onbetaald blijven. Een standaard betaald verlofbeleid omvat 5 vakantiedagen, 3 ziektedagen en 1 persoonlijke dag.
Sociale zekerheid en Medicare-belastingen
Hoewel de meeste werknemers sociale zekerheid en Medicare niet automatisch als voordelen beschouwen, maar eerder iets dat ze hebben verdiend, alle werkgevers zijn verplicht om sociale zekerheid en Medicare-belastingen te betalen. Amerikaanse werkgevers moeten hetzelfde tarief hanteren dat werknemers betalen aan het socialezekerheidsstelsel, dat varieert afhankelijk van de leeftijd van elke werknemer en hoeveel werknemers verdienen.
Elke werknemer vult bij aanvang van het dienstverband bepaalde belastingformulieren in en dit vormt de basis voor het W-2-formulier dat door werkgevers moet worden ingediend om lonen te rapporteren. Bovendien moeten werkgevers de identiteit en namen van alle werknemers verifiëren met behulp van het (gratis) sofinummerverificatiesysteem of de (betaalde) op toestemming gebaseerde SSN-verificatieservice. Dit voorkomt het gebruik van de verkeerde identificatie door werkgevers en zorgt ervoor dat de juiste werknemer wordt gecrediteerd voor hun toekomstige voordelen.
Werkeloosheidsverzekering
Alle bedrijven moeten werkloosheidsbelasting betalen voor elke werknemer, of ze nu voltijds of deeltijds zijn. Dit zorgt ervoor dat er middelen beschikbaar zijn om perioden van werkloosheid op te vangen als een of meer personen onvrijwillig van het bedrijf scheiden. Elk bedrijf wordt hierop geattendeerd door de staat waarin het opereert en hoeveel verzekeringen het bedrijf mag voeren. Bedrijven registreren zich bij een staatspersoneelsbureau en betalingen worden daar beheerd. Als een werknemer wordt ontslagen en er geen gegronde reden is vastgesteld, kan hij of zij voor een korte periode een WW-uitkering ontvangen. Anders profiteren werknemers niet direct van deze verplichte verzekering.
Niet-verplichte voordelen
Alle andere personeelsbeloningen worden beschouwd als niet-verplichte voordelen, met uitzondering van de minimaal vereiste gezondheidsvoordelen onder de ACA. Dit is alleen van invloed op bedrijven met 50 of meer voltijdse werknemers of het equivalent in deeltijdse werknemers. De ziektekostenverzekering moet elementaire preventieve zorg bieden, maar kan hoge contante maxima met zich meebrengen.
Andere niet-verplichte voordelen zijn alle andere vormen van aanvullende verzekeringen, pensioensparen, levensverzekeringen, gezichts- en tandzorg, wellness programma's, salarissen, zakelijke voordelen, voordelen voor professionele ontwikkeling en training, hulpprogramma's voor werknemers, hulplijnen voor artsen en verpleegkundigen, telegeneeskunde, en meer. Geen van deze voordelen is wettelijk verplicht, maar staat ter beoordeling van elke werkgever. In de meeste gevallen helpen niet-vereiste secundaire arbeidsvoorwaarden bedrijven om concurrerender te worden en worden ze vaak bepaald door regionale en branchenormen.
