Het gebied van projectmanagement heeft, net als elk ander vakgebied, een uniek vocabulaire vol acroniemen en gespecialiseerde termen. Drie essentiële termen en concepten die u moet opnemen:
- Domein
- Risico
- Aannames
Het is een overzicht van deze drie essentiële projectmanagementtermen en bevat links en suggesties voor aanvullend leesmateriaal.
Domein
Bij projectmanagement, domein is de reeks grenzen die de omvang van een project bepalen. De scope beschrijft wat er aan de klant moet worden geleverd als resultaat van het projectinitiatief.
Door de reikwijdte te begrijpen, kunnen de projectmanager en het projectteam begrijpen wat binnen of buiten de grenzen van het project valt. Als iets "niet binnen de scope" valt, wordt het niet meegerekend in de het plannen van de werkzaamheden van het project. Activiteiten die binnen de grenzen van de scopeverklaring vallen, worden beschouwd als “in scope” en worden verantwoord in de planning en begroting. Als een activiteit buiten de grenzen valt, wordt deze beschouwd als "buiten bereik" en is deze niet gepland.
Of je nu projectmanager bent of onderdeel van de project team, wilt u overwegen of iets binnen of buiten het bereik valt terwijl u verder gaat. Stel je als voorbeeld voor dat een klant je heeft gevraagd om een website te bouwen. Terwijl u de reikwijdte (of de grenzen) van het project schetst, geeft u de volgende items aan als binnen de reikwijdte:
- Site-ontwerp en wireframe-diagrammen
- Oprichting van een testbank
- Coderen naar het goedgekeurde wireframe
- Grafische ontwikkeling voor het thema van de website
- Testen en debuggen voordat de site openbaar wordt gemaakt
In de loop van het project vraagt de opdrachtgever je om een video-overzicht van het bedrijf op te nemen. De video is niet gespecificeerd in de reikwijdte van het project en valt daarom buiten de reikwijdte. Hoewel u het videowerk misschien tegen een meerprijs wilt doen, vereist dit een herziening van de reikwijdte en kosten- en tijdsinschatting voor het project.
Als er geen duidelijk en overeengekomen bereikdocument is, kan de kwestie van de video omstreden zijn geworden tussen uw team en de vertegenwoordigers van de klant. Met een duidelijke scopeverklaring kon je de situatie onschadelijk maken en op een ordelijke manier met een verandering omgaan.
Dus hoe bepaal je wat binnen of buiten bereik is? U wilt eerst alle details van het project schetsen die u momenteel kent op basis van gesprekken met de klant of de projecteigenaar. Vervolgens wilt u belangrijke aannames maken die bepalend zijn voor wat binnen of buiten de reikwijdte wordt beschouwd.
Aannames
Op een bepaald moment in je leven is je waarschijnlijk verteld: "Doe nooit aannames." Het maken van aannames in projectmanagement is echter een dagelijkse bezigheid. Aannames helpen u bij het definiëren van de reikwijdte en risico's en bij het verfijnen van uw schattingen voor tijd en kosten. Natuurlijk is het essentieel om uw aannames te documenteren en te valideren.
Overweeg iets eenvoudigs, zoals het maken van een boek. Stel dat uw vriend een idee heeft voor een koffietafelboek en u heeft gevraagd het project te leiden. Zijn eerste verzoek is om een budget, zodat hij financiering kan veiligstellen. Terwijl u de reikwijdte definieert, is het duidelijk dat uw vriend onzeker is over veel details, waaronder het aantal pagina's, het opnemen van afbeeldingen, de omslagstijl en het gewicht van het papier dat voor de pagina's moet worden gebruikt.
Aangezien al deze factoren van invloed zijn op de kosten en de complexiteit van de productie, zult u moeten maken aannames over de specificaties en valideer deze aannames als aanvaardbaar of onaanvaardbaar voor je vriend. Na verdere discussie vertelt je vriend je dat hij van plan is om 50 foto's in het boek op te nemen. U kunt uw aanname baseren op de 50 afbeeldingen of, anticiperend dat dit aantal in de loop van de tijd zal toenemen, kunt u aannemen dat er tussen de 75-90 pagina's met afbeeldingen zullen zijn.
U kunt ook zien hoe aannames rechtstreeks van invloed zijn op de planning. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een project leidt in een park waarbij je een schommel moet bouwen. Bij het opzetten van uw project krijgt u het budget en toegewezen teamleden, van wie er één verantwoordelijk is voor materialen. Terwijl u uw planning maakt, vraagt u de persoon die verantwoordelijk is voor materialen wanneer het cement zal arriveren. Deze persoon antwoordt dat hij niet zeker weet wanneer het cement zal arriveren, maar dat hij denkt dat het tussen 1 juni en 10 juni zal zijn. Terwijl u uw scope en planning opbouwt, gaat u ervan uit dat het cement uiterlijk op 10 juni arriveert. Dit voorbeeld laat twee voordelen zien van het maken van aannames.
Het eerste voordeel is dat de veronderstelling dat u het cement uiterlijk op 10 juni ontvangt, u in staat stelt activiteiten te plannen die afhankelijk zijn van de aankomst van het cement. Het tweede voordeel is dat het de persoon die verantwoordelijk is voor materialen een deadline geeft om het cement te leveren, die hij vervolgens kan doorgeven aan zijn leverancier. Het heeft onbedoeld een belangrijke deadline gesteld voor de voortgang van het project.
Het maken van aannames creëert benchmarks die tijdens het project vaak opnieuw worden bekeken om het projectteam te helpen binnen de reikwijdte, op tijd en binnen het budget te blijven. Maar wat gebeurt er als aannames verkeerd zijn? Het is waar het risico om de hoek komt kijken.
Risico
Zodra u uw reikwijdte heeft opgebouwd en de aannames achter de reikwijdte en schattingen hebt geïdentificeerd, wilt u beginnen met het beoordelen van risicogebieden. Risico is hetzelfde in projectmanagement als in de echte wereld; het is een gevaar of kans die schade kan veroorzaken.
Alle projecten bevatten risico's, en als u de projectmanager of projecteigenaar bent, is dat niet alleen uw verantwoordelijkheid om risico's te anticiperen, maar het is ook jouw taak om de potentiële impact van die risico's aan het projectteam te communiceren en voorbereidingen te treffen om de risico's te beperken.
Risico is er in verschillende gradaties. Soms kan risico betekenen dat het project iets anders loopt of een kleine onverwachte wending neemt. In sommige gevallen kan risico echter leiden tot catastrofale resultaten die uw project op zijn kop zetten.
Laten we het speeltuinscenario uit het bovenstaande cementvoorbeeld gebruiken. Een van de risico's is dat het cement niet aankomt op de veronderstelde datum van 10 juni. Wat zijn de mogelijke effecten van dit risico? Alle vervolgwerkzaamheden die volgen nadat het cement is gestort lopen hierdoor vertraging op.
Risico's kunnen ook positief zijn. Overweeg de impact op het project als het cement eerder verschijnt dan verwacht. Hoewel dit een positief resultaat lijkt, vormt het nog steeds een probleem voor de timing en volgorde van alle andere stappen in het project.
Projectmanagers werken samen met hun projectteams om te brainstormen en potentiële risico's te identificeren. Ze gaan een stap verder in het proces en kijken naar de potentiële ernst van het risico en de kans dat het zich voordoet. Bovendien identificeren ze de personen die het meest geschikt zijn om te bepalen wanneer het risico zich voordoet, en ontwikkelen ze overeengekomen risicobeperkingsplannen.
Veel bedrijven hebben gedetailleerde risicosjablonen die ze in de loop van de tijd en uit ervaring met andere projecten hebben ontwikkeld. Sommige bedrijfstakken hebben risicoprofielen opgesteld die als uitgangspunt voor risicoanalyse worden gebruikt. Veel industrieën passen ook zeer gedetailleerde statistische analyses toe voor risicoplanning.
