Voorbeeld van een lay-out van een zakelijke brief

De lay-out van een zakelijke brief is belangrijk. Structureer uw brief op de juiste manier, en hij zal gemakkelijk te lezen en professioneel zijn. Dit helpt je om je boodschap over te brengen en een goede indruk te maken op je collega's.

Leren hoe te formatteren van uw zakelijke brief op de pagina, inclusief wat u in uw brief moet opnemen, hoe elke alinea moet worden opgemaakt en welk lettertype, aanhef en sluiting u moet kiezen. Bekijk ook snelle tips over spelling, grammatica en toon om uw brief te perfectioneren.

Lettertype en spatiëring

• Plaats de lay-out op de juiste manier van de zakelijke brieven die u schrijft, met ruimte tussen de kop, de begroeting, elke alinea, de afsluiting en uw handtekening.
• Enkele spatie uw brief en laat een spatie tussen elke alinea. Laat bij het verzenden van getypte brieven twee spaties voor en na uw geschreven handtekening.
• Rechtslijn uw brief, zodat uw contactgegevens, de datum, de brief en uw handtekening allemaal links zijn uitgelijnd.
• Gebruik een gewoon lettertype
   zoals Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri of Verdana. Zorg ervoor dat de lettergrootte die u gebruikt groot genoeg is, zodat uw lezer niet naar zijn bril hoeft te reiken. De standaard lettergrootte voor deze lettertypen is 10 of 12 punten.

Etiquette en toon voor zakelijke brieven

Als u gewend bent om meer informele correspondentie te schrijven, is het een goed idee om uw geheugen op te frissen over de vereiste secties (bijv. aanhef) en toon (professioneel) van een zakelijke brief voordat u uw brief opstelt eigen.

Begroeting

Het is nog steeds standaard om de titel van de ontvanger (meneer, mevrouw, mevrouw, dr., professor, rechter) te gebruiken voor hun achternaam in de begroeting van formele zakelijke correspondentie (bijvoorbeeld: "Beste meneer Smith"). Het woord "Beste" moet altijd voorafgaan aan de naam van de ontvanger; gebruik hun naam niet alleen op zichzelf, zoals u zou kunnen doen in informele correspondentie.

Vermijd op dezelfde manier zakelijke correspondentie te beginnen met openingen als 'Hallo', 'Hallo' of 'Goedemorgen'. Zakelijke brieven moeten altijd beginnen met "Beste [titel en naam ontvanger]." De uitzondering is als u de aanhef "To Whom It May Concern" gebruikt wanneer u de naam van de ontvanger.

Sluitend

Jouw sluitend moet de kant van de conservatief kiezen. Aanvaardbare afsluitingen die u kunt gebruiken, zijn onder meer: ​​'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet', 'Groeten', 'Dank u', 'Bedankt voor uw aandacht', 'Respectvol' en 'Zeer respectvol' (dit wordt vaak afgekort als 'V/R' in militaire zaken correspondentie).

Gebruik geen terloopse afsluitingen zoals: "Later", "Proost", "Hartelijk", "Bedankt!", "TTYL" of "Hartelijk".

Woordkeuze en grammatica

Hoewel je woordkeuze voor zakelijke brieven niet te hoogdravend, bloemrijk of sierlijk mag zijn, moet je ook het gebruik van jargon, afkortingen/acroniemen, emoji's of teksttaal vermijden. Gebruik geen zinsfragmenten die vaak worden gebruikt bij het sms'en. Gebruik in plaats daarvan volledige zinnen en pas op voor kommasplitsingen (waarbij twee volledige zinnen worden samengevoegd door een komma). Proeflees zorgvuldig op spelfouten en grammaticale fouten.

Een papieren brief verzenden

Als u een gedrukt exemplaar van uw formele zakelijke brief opstelt in plaats van een e-mail, moet het papier dat u gebruikt een standaard wit bankpostpapier van een behoorlijk gewicht zijn.

Gebruik niet het soort kleurrijke of flamboyante briefpapier dat zou kunnen worden gebruikt bij het op de markt brengen van 'ongewenste e-mail'. Het is prima om bovenaan het papier een eenvoudig bedrijfslogo op te nemen.

Voorbeeld van een lay-out van een zakelijke brief

Hier is een voorbeeld van elk onderdeel van een zakelijke brief en hoe u deze kunt opmaken.

Bekijk een voorbeeld van een zakelijke brief

Dit is een voorbeeld van een zakelijke brief. Download het sjabloon voor zakelijke brieven (compatibel met Google Docs en Word Online) of zie hieronder voor meer voorbeelden.