Tijdens de COVID-19-pandemie zijn belangrijke arbeidswetten bijgewerkt met nieuwe en belangrijke regels veranderingen in personeelsbeloningen en -rechten, variërend van gezondheid en veiligheid tot medische en militaire verlofdagen en uitzending. Dit zijn enkele van de belangrijkste veranderingen waarvan werkgevers op de hoogte moeten zijn.
Wet op de veiligheid en gezondheid op het werk (OSHA)
De Wet op de veiligheid en gezondheid op het werk (OSHA) vereist dat werkgevers hun werkplekken veilig houden voor werknemers op verschillende gebieden van de gezondheid en veiligheid van werknemers. OSHA-voorschriften zijn van toepassing op alle bedrijven met zelfs maar één werknemer.
Hoewel de oorspronkelijke OSHA-normen zijn geschreven voor gezondheidswerkers en eerstehulpverleners, zijn ze dat ook van toepassing op alle bedrijven met werknemers die zijn blootgesteld aan gevaarlijke of besmettelijke ziekteverwekkers ziekten. U moet bijvoorbeeld persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM), inclusief gezichtsbescherming en beschermende kleding, verstrekken aan werknemers waar ze kunnen worden blootgesteld aan COVID-19 en andere gevaren op de werkplek.
OSHA heeft een gids om u te helpen bereid je werkplek voor op COVID 19, op basis van het risiconiveau van blootstelling in uw bedrijf. De "Alles over OHA” boekje is een algemene handleiding voor werkgevers en werknemers.
Wet gezins- en ziekteverlof en ziekteverlof tijdens de pandemie van het coronavirus
De Wet gezins- en ziekteverlof (FMLA) vereist dat grotere werkgevers (die met 50 of meer werknemers) tot 26 weken onbetaald verlof verstrekken. Het verlof moet worden gebruikt voor de ernstige gezondheidstoestand van de werknemer, voor de geboorte van een kind, voor de verzorging van een naaste familielid of ouder met een ernstige gezondheidstoestand, of om zorg te verlenen als een familielid zich moet melden militaire plicht.
Werkgevers zijn niet verplicht om werknemers te betalen die met FMLA-goedgekeurd verlof zijn (behalve het beschreven door het coronavirus betaalde verlof hieronder), maar ze moeten de collectieve ziektekostenverzekering van de werknemer voortzetten en de werknemer moet zijn deel blijven betalen premies. Aan het einde van het verlof moet de werkgever de werknemer bij tijdige terugkeer in dezelfde of een gelijkwaardige functie herstellen.
Betaald ziekteverlof en belastingkrediet
De Families First Coronavirus Response Act 2020 vereist dat werkgevers werknemers ziekengeld en betaald verlof betalen om COVID-19-gerelateerde redenen. Uw bedrijf kan ontvangen belastingkredieten om deze kosten te compenseren. In deze situaties moet u werknemers betalen:
Werknemers kunnen betaald verlof opnemen voor maximaal twee weken of 80 uur betaald ziekteverlof tegen hun normale loontarief, als ze:
- In quarantaine of thuisblijven
- COVID-19-symptomen hebt en op zoek bent naar een diagnose
Werknemers kunnen betaald verlof opnemen voor maximaal twee weken of 80 uur betaald ziekteverlof tegen tweederde van hun normale tarief, als ze:
- Zorgen voor iemand die in quarantaine zit of thuis moet blijven
- Zorgen voor een kind waarvan de school of kinderopvanglocatie gesloten is, of als de kinderopvang niet beschikbaar is
Meer dan een dozijn staten en Washington D.C. hebben onder bepaalde omstandigheden betaald ziekteverlof nodig, en veel van deze staten hebben de beschikbaarheid van betaald ziekteverlof tijdelijk uitgebreid.
Extra betaald verlof en heffingskorting
Naast het hierboven besproken ziekteverlof, moeten werkgevers werknemers om coronavirusgerelateerde redenen 10 weken betaald verlof voor uitgebreid gezins- en ziekteverlof geven tegen tweederde van het normale loon. De werknemer moet minimaal 30 kalenderdagen in dienst zijn geweest.
Om een deel van de kosten van deze nieuwe betaalde verloven te compenseren, kan uw bedrijf in aanmerking komen voor een belastingkrediet (anders dan hierboven vermeld). Deze heffingskorting is voor kleine en middelgrote werkgevers (tot 500 werknemers) en geldt voor kosten voor verlof opgenomen tussen 1 april 2020 en 31 december 2020.
De tegoeden voor betaald verlof zijn verlengd tot en met september 2021 door de Amerikaanse Rescue Plan Act, ondertekend in maart 2021. Dit zijn dollar-voor-dollar-tegoeden tot $ 5.000.
COBRA-verzekering voor voortdurende gezondheidsvoordelen
De Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act van 1974 (COBRA) geeft werknemers de mogelijkheid om de ziektekostenverzekering bij hun werkgever voort te zetten wanneer ze worden ontslagen of beëindigd. Als uw bedrijf 20 of meer werknemers heeft en u een ziektekostenverzekering heeft, moet u COBRA aanbieden aan werknemers als ze ontslagen worden (behalve bij grove wangedrag) of als ze door een vermindering van hun uren niet in aanmerking komen voor uw gezondheidszorg plan. U moet hun dekking voor een beperkte tijd voortzetten, maar u hoeft hun premiekosten niet te betalen.
Terwijl werknemers normaal gesproken 60 dagen de tijd hebben om dekking te kiezen en 45 dagen nadat ze deze hebben gekozen om hun eerste betaling te doen, zijn deze deadlines verlengd tijdens de COVID-19-uitbraak.
Wanneer u werknemers ontslaat of hun uren vermindert, moet u hen op de hoogte stellen van deze COBRA-dekking. De Belastingdienst heeft een model algemene kennisgeving je kunt gebruiken. Het ministerie van Arbeid biedt ook een werkgeversgids voor COBRA.
ERISA Gezondheids- en pensioenuitkeringen
ERISA is de Employee Retirement and Income Security Act (1974). Als uw bedrijf een gezondheidsplan of een pensioen-/pensioenplan voor werknemers heeft, moet u voldoen aan de ERISA-normen om deelnemers aan het plan en hun begunstigden te beschermen, zelfs tijdens COVID-19. Dit vereist dat planbeheerders:
- Geef deelnemers belangrijke informatie over planvoordelen
- Stel eisen op het gebied van fiduciaire verantwoordelijkheid voor planbeheerders en werkgevers
- Opzetten klachten- en bezwaarprocedures
- Geef deelnemers het recht om aan te klagen voor uitkeringen en fiduciaire inbreuken
Als u uw gezondheidsplan moet wijzigen of inkorten
Werkgevers bieden op vrijwillige basis gezondheidsvoordelen aan en de federale wetgeving weerhoudt werkgevers er niet van om voordelen te verlagen of te verminderen. Als u het gezondheidsplan dat u werknemers aanbiedt moet wijzigen als gevolg van de gevolgen voor uw bedrijf door COVID-19, moet u werknemers vooraf op de hoogte stellen en informatie geven over COBRA-dekking als zij kwalificeren. Neem contact op met uw planbeheerder om te zien of er beperkingen zijn voor het aanbrengen van planwijzigingen.
Het ministerie van Arbeid heeft richtlijnen opgesteld voor werkgevers EBSA Kennisgeving rampenbestrijding 2020-01 voor sommige ERISA-voorzieningen voor ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen gedurende de pandemie van het coronavirus. De richtlijnen verlengen de termijnen voor deelnemers en begunstigden om uitkeringsbeslissingen nemen, en ambtenaren van gezondheidsplannen hebben meer tijd om kennisgevingen en onthullingen te verstrekken als ze te goeder trouw proberen de documenten zo snel mogelijk te verstrekken mogelijk.
De kennisgeving is gedetailleerd en bevat meer richtlijnen over andere onderwerpen. Neem contact op met uw planbeheerder om ervoor te zorgen dat uw bedrijf aan deze vereisten voldoet.
U kunt de Health Benefits Advisor-website van het Department of Labor gebruiken om te zien of u voldoet aan de federale wetten die van toepassing zijn op het gezondheidsplan van uw bedrijf.
USERRA Voordelen voor serviceleden
De Wet op arbeids- en herplaatsingsrechten voor geüniformeerde diensten (USERRA) garandeert het recht op werk en herplaatsing van militaire leden, waaronder eenheden van de Nationale Garde en Reserve die tijdens de pandemie zijn opgeroepen voor dienst.
Wanneer uw bedrijf een schriftelijke oproeping ontvangt, moet u de werknemer voor deze dienst vrijgeven. Wanneer het servicelid terugkeert uit actieve dienst, moet u deze persoon opnieuw in dienst nemen als zij:
- Terugkeer binnen vijf jaar (cumulatieve diensttijd)
- Keer tijdig terug na het einde van hun dienst
- Heb geen diskwalificerend ontslag
De persoon moet binnen een bepaald aantal dagen terugkeren, afhankelijk van het aantal dagen militaire dienst.
Als een servicemedewerker terugkeert uit actieve dienst, hoeft u hem niet opnieuw in dienst te nemen als hij zou zijn ontslagen of als zijn baan niet langer beschikbaar zou zijn. Als de persoon mogelijk is blootgesteld aan COVID-19, moet u nog steeds alles in het werk stellen om hem of haar in aanmerking te laten komen voor een goede herplaatsing. Mogelijk moet u deze persoon betaald verlof, werk op afstand of een andere functie geven.
Zie het ministerie van arbeid COVID-19 USERRA Impact-factsheet voor meer informatie over het in dienst nemen van terugkerende servicemedewerkers.
Het komt neer op
Tijdens COVID-19 zijn veel arbeidswetten gewijzigd en gewijzigd om zowel werkgevers als werknemers te helpen de pandemie veilig te doorstaan. Gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen zoals OSHA en de Family and Medical Leave Act, evenals pensioen- en geüniformeerde diensten voordelen, zijn allemaal getroffen tijdens het coronavirus en zullen in deze ongekende tijd zeker voortdurend veranderen. Houd een oogje in het zeil voor meer informatie van het ministerie van Arbeid, de IRS en andere federale instanties, en overweeg om met een arbeidsrechtadvocaat samen te werken voor extra hulp bij de specifieke zaken van uw bedrijf situatie.
