Een van de bepalende kenmerken van een project is dat het een bepaalde tijdsduur heeft. Dat kan variëren van enkele weken tot enkele jaren, en in sommige gevallen, voor grootschalige bouwprojecten of openbare werken, tientallen jaren.
Om de voortgang onderweg bij te houden en ervoor te zorgen dat de belangrijkste deliverables volgens de tijdlijn worden bereikt, gebruiken projectmanagers mijlpalen.
Een projectmijlpaal is een taak met een duur van nul die een prestatie in het project betekent. Ze worden gebruikt als een manier om voorwaartse beweging en vooruitgang te tonen en mensen te laten zien wat er aan de hand is, zelfs als ze geen gedetailleerde kennis hebben van de taken die nodig zijn om daar te komen. In dat opzicht zijn ze erg handig voor communicatie met belanghebbenden en het stellen van verwachtingen.
Wanneer projectmijlpalen gebruiken
Mijlpalen in projectmanagement worden gebruikt om het volgende te markeren:
- Het begin van belangrijke werkfasen
- Het einde van belangrijke werkfasen
- Deadlines
- Wanneer er een belangrijke beslissing wordt genomen
- Andere vaste momenten in de tijd die specifiek moeten worden opgeroepen
Hoe vaak moet u mijlpalen in uw plan opnemen
Een training kan aanbevelen om ongeveer één keer per maand mijlpalen in uw plan op te nemen. Dit is prima en een goede vuistregel, maar u moet uw professionele oordeel gebruiken. Sommige maanden kunnen veel activiteit hebben, waarbij belangrijke vergaderingen worden gemarkeerd als mijlpalen, beslissingen worden genomen en de afsluiting van de ene fase en de start van een andere.
In andere maanden ben je misschien gefocust op uitvoering, met heel weinig of niets waar je een mijlpaal aan kunt hangen.
Voor rapportagedoeleinden is het handig om een reden te creëren om minimaal één keer in elke rapportagecyclus een mijlpaal te hebben.
Hoe mijlpalen worden weergegeven in uw Gantt-diagram
Mijlpalen zijn er een van onderdelen van een Gantt-diagram en worden op de kaart weergegeven als een diamant. Ze worden niet weergegeven als een normale taak omdat ze een duur van nul hebben: met andere woorden, ze nemen geen tijd in beslag. Voor de planning op een Gantt-diagram gebeuren ze gewoon.
Als u geen Gantt-diagrammen gebruikt, kunt u nog steeds mijlpalen gebruiken. Hier zijn 5 alternatieven voor Gantt-diagrammen: u kunt hiermee nog steeds mijlpalen in uw plan opnemen.
Als u persoonlijk georganiseerd wilt blijven en uw projectbeheersoftware niet volledig in uw agenda is geïntegreerd, kunt u de belangrijkste data in uw agenda kopiëren en plakken. Afhankelijk van hoe je graag werkt, kan dit je herinneren aan wat er zou moeten komen.
Hoe mijlpalen te benoemen
Mijlpalen moeten een duidelijke beschrijving hebben in uw projectplanning, maar niet een beschrijving die impliceert dat ze een taak zijn. Ze zouden dus niet ‘Krijg akkoord om naar fase 2 te gaan’ moeten heten, maar ‘Fase 2 begint’. Als je wilt laten zien hoeveel moeite het kost om overeenstemming te krijgen om naar fase 2 te gaan, voeg dan een taak toe vlak voor de mijlpaal om deze te dekken.
Mijlpalen moeten het tijdstip dat ze vertegenwoordigen als volgt beschrijven:
- Testfase voltooid
- PID goedgekeurd
- Contract ondertekend
Veel projectmanagers kiezen ervoor om hun mijlpalen ook te nummeren voor het gemak van referentie. Als je een work breakdown structure gebruikt, kun je de nummering daaruit gebruiken. Anders is het prima om M1, M2 enzovoort te gebruiken om duidelijk te maken waarnaar u verwijst. Een duidelijke naamgevingsstructuur wordt belangrijker naarmate het aantal mijlpalen toeneemt, dus bedenk hoe u dit gaat doen als uw project meerdere maanden duurt.
Mijlpalen laten aftekenen
Mijlpalen maken deel uit van uw projectplanning, dus wanneer uw planning een basislijn heeft, moet u uw mijlpalen als afgetekend beschouwen.
Als u de datums van uw mijlpalen moet wijzigen, moet u uw standaard gebruiken controleprocedure wijzigen voor het aanpassen van uw plan. Dit kan net zo eenvoudig zijn als chatten met uw projectsponsor en hen laten weten waarom de data moeten veranderen, of zo formeel als het samenstellen van een nieuw aanbevolen schema en het naar een planningscommissie brengen geratificeerd.
Het is het beste om uit te werken wat uw mijlpaalaftekenproces zal zijn, indien van toepassing, voordat u het moet gebruiken, zodat u geen tijd verspilt wanneer u een wijziging moet aanbrengen.
Mijlpalen gebruiken voor communicatie
Mijlpalen zijn nuttig voor communicatie en rapportage omdat ze de minimale controlepunten in het plan vertegenwoordigen. Met andere woorden, als je alle andere taken eruit zou halen, zou je nog steeds kunnen zien wat er gebeurde en het project vooruit kunnen helpen met alleen de mijlpalen.
Je zou in staat moeten zijn om de mijlpalen eruit te halen en ze op een dashboard of projectrapport te zetten. Ze moeten het verhaal van het project voldoende gedetailleerd vertellen om de mensen aan wie u rapporteert tevreden te stellen, normaal gesproken uw projectsponsor of een andere uitvoerende groep zoals de stuurgroep (of projectbord). Maandelijks, of op de door u gehanteerde rapportagefrequentie, kunt u laten zien welke mijlpalen zijn behaald.
Rapporteren op basis van mijlpalen is vrij eenvoudig en wordt vaak gedaan als een tabel. U vermeldt de beschrijving van de mijlpaal, de vervaldatum en vervolgens de nieuwe voorspelde datum. Wanneer de mijlpaal is bereikt en als voltooid kan worden gemarkeerd, voegt u die datum ook toe. Hopelijk is het hetzelfde als de voorspelde datum, maar projecten lopen niet altijd zo uit.
Een tabel als deze maakt duidelijk wat er is afgerond en wat nog openstaat. U kunt het antwoord plannen op de vraag: "Waarom hebben we die mijlpaal niet bereikt?" voordat u uw sponsor gaat ontmoeten of het rapport opstuurt.
Wanneer uw projectplan erg lang is en u veel mijlpalen heeft, zult u het gemakkelijker vinden om voltooide mijlpalen elke rapportagecyclus af te leveren. Rapporteer alleen de mijlpalen die die maand aanstaande of voltooid zijn: neem volgende maand alles wat als laatste is voltooid maand, zodat u het rapport niet constant langer maakt door mensen te vertellen over werk waarvan ze al weten dat het is afgerond.
Mijlpalen zijn een erg handige tool voor projectbeheer voor planning, planning en rapportage en ze zijn gemakkelijk te gebruiken. Zet er een paar in je volgende projectplan, volg ze en je zult merken welke frequentie voor jou het beste werkt.
Zoals met alles in projectmanagement, moet u ze flexibel gebruiken om het gewenste resultaat te leveren, met behulp van deze tips en richtlijnen om uw eigen beslissingen te onderbouwen.
