Een goede tijdregistratie is belangrijker dan ooit. Naarmate de bedrijfsgordels steeds strakker worden aangehaald, zijn juridische rekeningen meer onder de loep genomen. De nadruk op juridische kosten heeft geleid tot een huisnijverheid van juridische accountantskantoren die juridische zaken beoordelen en analyseren diensten om discrepanties, onethische factureringspraktijken, factureringsfouten en potentiële gebieden aan te pakken kostenbesparingen.
Klanten die geen gebruik maken van onafhankelijke auditdiensten voor juridische rekeningen hebben vaak interne kwaliteitscontroleprogramma's die routinematig facturen analyseren die ter beoordeling zijn gemarkeerd. Door deze tien factureringsfouten te vermijden, kunnen uw juridische rekeningen nauwkeurig onderzoek doorstaan. Deze items zijn goed voor ongeveer 90% van de klachten van klanten en auditteams.
Vage factureringsbeschrijvingen
Volledige, gedetailleerde en nauwkeurige taakomschrijvingen zijn de gemakkelijkste manier om te voorkomen dat een klant uw factuur markeert. Elke taakbeschrijving moet de activiteit voldoende gedetailleerd identificeren om de noodzaak en relevantie ervan voor het project te beoordelen. Naast een gedetailleerde beschrijving van de taak, moet elke tijdsinvoer de datum bevatten waarop de taak is uitgevoerd, de tijdwaarnemer die de taak heeft uitgevoerd, de tijd die is besteed aan het uitvoeren van de taak en het totale honorarium.
Opvultijd
Om aan de zware factureringsvereisten van uw bedrijf te voldoen, kan het verleidelijk zijn om de tijd die nodig is om een taak uit te voeren op te blazen of te "opvullen", vooral als u een efficiënte werker bent. Dergelijke praktijken nodigen uit tot nauwkeurig onderzoek en kritiek van een klant of accountant. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijd die u factureert voor elke taak nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden weergeeft en in overeenstemming is met het belang en de complexiteit van de taak.
Uitbetalingen
Omdat uitbetalingen van rechtszaken een grote invloed hebben op het totale budget van een klant, moet u de kosten van de service in verhouding houden tot de waarde ervan voor de klant. Is het bijvoorbeeld nodig om alle correspondentie naar uw deskundige door Federal Express te sturen als het proces over zes maanden is verstreken?
U dient ook op de hoogte te zijn van het factureringsbeleid en de contracten die door onze klant zijn opgesteld. Vereist de klant het gebruik van een bepaalde rechtbankverslaggever of fotokopieerverkoper? Bovendien mogen bepaalde kosten nooit aan de cliënt worden gefactureerd en maken ze deel uit van de overhead van het advocatenkantoor.
Administratieve werkzaamheden
De praktijk van het recht brengt onvermijdelijk administratieve en administratieve taken met zich mee. De meeste klanten betalen tegenwoordig niet voor administratieve taken – zoals typen, archiveren en fotokopiëren – of administratieve functies zoals training, factuurvoorbereiding, conflictcontrole of klantontwikkeling. Delegeer, voor zover u daartoe in staat bent, administratieve taken aan een secretaresse, dossierbeheerder of andere juridische medewerkers.
Interoffice-conferenties
Cliënten weigeren vaak te betalen voor conferenties tussen personeel van advocatenkantoren; zij beschouwen de coördinatie, raadpleging en bespreking van een zaak of project tussen professionals van het bedrijf als onderdeel van het zakendoen en dus als onderdeel van de overhead van het bedrijf. Interoffice-conferenties kunnen ook een aanzienlijke kostenpost voor de klant worden, aangezien meerdere professionals tegelijkertijd voor hetzelfde gesprek factureren.
Daarom is het een goede gewoonte om te voorkomen dat u wordt gefactureerd voor routinebesprekingen over een dossier met andere leden van uw kantoor tenzij het bij dergelijke besprekingen gaat om onderwerpen van aanzienlijk belang, om een aantal externe partijen of om grote blokken van zaken tijd.
Opleiding
Als u nieuw bent in een taak of rechtsgebied, kan uw onervarenheid extra tijd vergen om het project te voltooien. Cliënten worden steeds onverdraagzamer tegenover onervarenheid en zijn minder bereid om te betalen voor de kosten van het opleiden van een nieuwe medewerker of voor een juridische professional om "op de hoogte te blijven" van een dossier.
Dubbele facturering
Dubbele urenregistratie is een gangbare praktijk bij advocatenkantoren, maar kostenbewuste klanten zijn minder bereid te betalen voor dubbel werk. Hebben meerdere partners deelgenomen aan een hoorzitting?
Heeft de paralegal elke getuigenverklaring bijgewoond? Hebben vier medewerkers bijgedragen aan één opdracht? Deze items kunnen een rode vlag opwerpen. De opdrachtgever kan weigeren het werk geheel of gedeeltelijk te betalen, of op zijn minst de zaak verder onderzoeken om te bepalen of dit gerechtvaardigd was.
Facturering blokkeren
Facturatietijd voor meerdere taken in grote blokken is een andere rode vlag voor klanten. U moet elke taak afzonderlijk specificeren met een overeenkomstige tijd en kosten voor elke taak. Gespecificeerde tijdinvoer stelt de beoordelaar in staat om beter vast te stellen of de bestede tijd in verhouding staat tot het belang en de complexiteit van de taak.
Beoordeling en herziening
Uw klant kan zich afvragen waarom u 43,2 uur heeft gefactureerd voor het beoordelen en herzien van een briefing. Misschien was de opdracht 40 pagina's en omvatte het meerdere, complexe kwesties en uitgebreid onderzoek. Wat de reden ook is, vage en oppervlakkige termen als "review en revisie" doen er weinig toe om de klant te informeren waarom de review een week tijd verdiende. In plaats van 'beoordelen' duiden woorden als 'evalueren', 'analyseren', 'beoordelen' of 'opnieuw opstellen' meer tot nadenken stemmende en dus tijdrovende taken in.
Delegeerbare taken
Bij het factureren en toewijzen van taken moet u ervoor zorgen dat het project wordt uitgevoerd door het juiste lid van het juridische team. Klanten kunnen weigeren te betalen voor taken die worden uitgevoerd door senior tijdwaarnemers die hadden kunnen worden gedelegeerd aan een junior, goedkoper personeelslid. Advocaten die verklaringen verwerken, senior partners die routineonderzoek uitvoeren of paralegals die documenten indienen, kunnen bijvoorbeeld een rode vlag opwerpen.
