Functies voor kantoorassistenten zijn te vinden in alle sectoren en delen een groot aantal vaardigheden. Kantoorassistenten worden ook wel secretaresses of administratief assistenten genoemd, maar wat ze doen is helpen bij het functioneren van een kantoor.
Of het kantoor nu eigendom is van een advocatenkantoor, een medische praktijk, een onderwijsinstelling of een bedrijf, de behoeften zijn vergelijkbaar: iemand moet records archiveren, schema's bijhouden en zorgen voor routinematige communicatie namens de mensen die het gebruiken kantoor.
Sommige kantoorassistenten werken op afstand. Virtuele assistenten werken doorgaans vanuit huis en voeren taken uit die een administratief medewerker of secretaresse normaal gesproken zou doen.
Verantwoordelijkheden van de kantoorassistent
Hoewel de functies van kantoorassistenten over het algemeen op elkaar lijken, is de baan nog steeds variabel - het varieert gewoon van dag tot dag, in plaats van van kantoor tot kantoor. Vandaag zou je kunnen fungeren als een
Kantoorassistenten behoren tot de grote onbezongen helden van de zakenwereld, want als je je werk goed doet, merkt niemand het op - het kantoor lijkt zichzelf te runnen. Maar sommige mensen genieten van het snelle en toch flexibele werk, het gevoel centraal te staan in alles. Een goede secretaresse kan bijna overal werk vinden, in elk soort organisatie.
Top Office Assistant-vaardigheden
Hier zijn enkele van de belangrijkste vaardigheden waar werkgevers naar op zoek zijn bij het inhuren van kantoorpersoneel.
Verbale communicatieve vaardigheden
Communicatie is een kritische zachte vaardigheid voor een kantoorassistent. U zult moeten communiceren met uw supervisor, collega-kantoormedewerkers, de professionals die u assisteert en mogelijk klanten of mensen in andere kantoren van dezelfde organisatie. Jullie werken allemaal als een team en jullie zijn de belangrijkste communicatiehub.
Je moet elke dag opgewekt, behulpzaam, goed geïnformeerd, welbespraakt en goed kunnen luisteren.
- Telefoons beantwoorden
- Klantenrelaties
- Communicatie
- Telefoongesprekken doorverbinden
- Berichten nemen
- Telefoongesprekken routeren
- Schakelbord
- Telefoon
- Verbale communicatie
Schriftelijke communicatieve vaardigheden
De meeste kantoorassistenten schrijven veel. Ze kunnen memo's schrijven, formulieren invullen of brieven of e-mails opstellen. Sommigen maken inhoud voor de bedrijfswebsite of bewerken tekst voor anderen. Duidelijke, professionele schriftelijke communicatie is een must.
- Correspondentie
- Mailingen
- Typen
- Tekstverwerking
- Geschreven communicatie
Vriendelijkheid
Een kantoorassistent kan de eerste persoon zijn die een klant ziet bij het betreden van het kantoor. Als de hoofdbewoner van het kantoor op dit moment afwezig is, is de kantoorassistent mogelijk de enige persoon met wie de bezoeker contact heeft. Je moet bereid zijn om elke bezoeker met een glimlach en een vriendelijk woord te begroeten en hen te helpen met alles wat ze nodig hebben, voor zover je kunt. Goede interpersoonlijke vaardigheden zijn dus een noodzaak.
- Klantenservice
- Begeleiden van bezoekers
- Flexibel
- Vriendelijk
- Begroet gasten
- Interpersoonlijk
- Positieve instelling
- Betrouwbaarheid
- Welkom bezoekers
Technische Vaardigheden
Vroeger typten secretaresses veel. Tijden zijn veranderd en technologie ook, maar kantoorassistenten kunnen nog steeds verwachten dat ze veel tijd achter een toetsenbord doorbrengen. In plaats van een typemachine moet u uw weg weten in verschillende softwaretoepassingen. Weten hoe je wat lichte technische ondersteuning kunt bieden en hoe je een recalcitrante printer kunt repareren, kan ook geen kwaad.
- Computer
- Google documenten
- Google Drive
- Google Formulieren
- Google Spreadsheets
- Google Presentaties
- Gmail
- internetten
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft Powerpint
- Snelboeken
- slap
- Technologie
- Videovergaderen
- Zoom
Organisatie
Kantoorassistenten moeten extreem georganiseerd zijn om effectief met hun vele taken te kunnen omgaan. Je moet ook helpen andere mensen georganiseerd te houden, van het bijhouden van agenda's tot het ordelijk houden van het kantoor.
- Administratieve ondersteuning
- Afspraken
- Facturering
- Kalenders
- Klerikaal
- Gegevensinvoer
- Post bezorgen
- Elektronische archivering
- Onkostendeclaraties
- archiveren
- Receptie operaties
- Geldverwerking
- Kantoortaken
- Kantoorartikelen
- Inventaris kantoorbenodigdheden
- Kantoor artikelen
- Kantoor-ondersteuning
- Organisatie
- Papierwerk
- Verzenden
Probleemoplossend vermogen
Probleemoplossend vermogen, of kritisch denkvermogen, is belangrijk voor elke kantoorassistent, aangezien jij vaak de persoon bent waar anderen naartoe gaan met vragen of problemen.
- Coördineren van kantoorwerkzaamheden
- Vergaderingen
- Probleemoplossend vermogen
- Reageren op vragen
- Het roosteren
- Oproepen screenen en doorverbinden
- Spreadsheets
- Teamwerk
- Tijdsbeheer
- Reisarrangementen
Voorbeelden van cv's en sollicitatiebrieven
Bekijk voorbeelden van cv's en sollicitatiebrieven en download sjablonen voor verschillende kantoorfuncties:
- CV administratief medewerker
- Sollicitatiebrief administratief medewerkster
- Persoonlijke assistent CV
- CV receptioniste
- Sollicitatiebrief receptioniste
- Voorbeelden van zakelijke CV's
Hoe u uw vaardigheden kunt laten zien
- De namen van deze vaardigheden werken als trefwoorden, dus gebruik er zoveel als je kunt bij het schrijven van je cv.
- U kunt dezelfde zoekwoorden gebruiken in uw begeleidende brief. Concentreer u specifiek op degenen waar uw toekomstige werkgever het meest om geeft.
- Zorg ervoor dat je ten minste één voorbeeld hebt van een keer dat je vaardigheden uit elke categorie hebt gedemonstreerd, klaar om te delen met interviewers.
