Wat is een exitgesprek met een werknemer?
Een exitgesprek is een gesprek met een ontslagnemende werknemer die doorgaans wordt gevoerd door een personeelslid van personeelszaken. Het exitgesprek biedt uw organisatie de mogelijkheid om eerlijke en eerlijke feedback te krijgen van de medewerker die uw dienstverband verlaat.
Managers en leidinggevenden worden ook aangemoedigd om exit-interviews te houden met medewerkers die de organisatie verlaten. Deze gesprekken met een vertrekkende medewerker kunnen informatie opleveren die de leidinggevende kan gebruiken om te voorkomen dat er extra medewerkers verloren gaan. En, als er vertrouwen is tussen de manager en de werknemer die de organisatie verlaat, is de feedback van het exit-interview van de werknemer nuttig voor verbetering en ontwikkeling van de organisatie.
Het exitgesprek is een integraal onderdeel van je beëindiging van het dienstverband omdat de informatie die u verkrijgt grote verbeteringen kan aanbrengen in uw organisatie. In sommige organisaties wordt het exitgesprek gehouden als onderdeel van het ontslaggesprek naast de overige stappen op de checklist ontslagbeëindiging.
Wie voert exitgesprekken met werknemers?
In een onderzoek onder 88 leidinggevenden en 32 senior leiders van 210 organisaties in 33 bedrijfstakken die hun hoofdkantoor hadden in meer dan 35 landen, ontdekten onderzoekers van Harvard Business Review dat bijna driekwart van de organisaties een vertrek van werknemers uitvoerde Sollicitatiegesprekken.
Volgens de studie: "Daarvan liet 70,9% hun HR-afdeling het proces afhandelen; 19% liet de vertrekkende medewerkers het doen door de direct leidinggevenden; 8,9% delegeerde de taak aan de manager van de direct leidinggevende en 1% wendde zich tot externe consultants."
Verder besloten ze dat het resultaat van een exit-interview bruikbare gegevens moest zijn. Maar, van de studiedeelnemers die rapporteren. slechts een derde kon een specifiek voorbeeld noemen van een actie die is ondernomen naar aanleiding van de gegevensverzameling van het exit-interview.
5 stappen om een effectief exit-interview met werknemers te houden
Om dit trieste resultaat van de exit-interviews die u voert te voorkomen, zullen de volgende vijf aanbevelingen u helpen om de gegevensverzameling van uw werknemer-exit-interview belangrijk te maken.
1. Stel vragen en let goed op in een exit-interview
Tijdens een exitgesprek wil je goed luisteren naar wat je te horen krijgt en ervoor zorgen dat je veel vragen stelt. Dit helpt ervoor te zorgen dat u hoort wat de werknemer zegt en wat hij of zij niet zegt, die beide belangrijk zijn. Het is gemakkelijk om een sprong in het diepe te wagen en aan te nemen dat u begrijpt wat de werknemer beschrijft, maar de woorden van de werknemer geven mogelijk niet de ware gevoelens van de werknemer weer.
Afstemming op de subtiele betekenisverschillen van de medewerker is tijdens een exitgesprek cruciaal voor de bruikbaarheid van de informatie die je krijgt. Het is ook het beste om schrijf op wat de medewerker zegt omdat je je geheugen niet wilt vertrouwen. Wanneer u de antwoorden opschrijft die uw vertrekkende werknemer geeft, ontvangt de persoon de boodschap dat u geeft om de informatie die hij of zij verstrekt. Hierdoor kunt u mogelijk meer informatie en feedback verzamelen dan u anders zou hebben ontvangen.
2. De positieve aspecten van werk begrijpen
Door de positieve aspecten van tewerkstelling bij uw organisatie te begrijpen, wordt het voor u ook gemakkelijker om dat te doen behouden van kritische medewerkers en verbeter uw productiviteit op de werkplek. U beschikt over de informatie die u nodig hebt om de nodige wijzigingen aan te brengen om een gewenste werkplek te bieden.
Omdat je bijna elke vraag mag stellen in een exitgesprek, is het een goed moment om te informeren naar vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden bij concurrerende bedrijven. Misschien ontdekt u dat u bovenaan de lijst staat. U kunt de vertrekkende persoon ook vragen om positieve informatie die hij of zij wil delen over managers, de missie van de organisatie, de visie van het bedrijf en of uw organisatie blinkt uit in communicatie.
3. Creëer een comfortabele omgeving voor het exit-interview
De sleutel tot het voeren van een effectief exitgesprek is het creëren van een omgeving waarin de vertrekkende medewerker zich op zijn gemak voelt om eerlijke feedback te geven. De organisatiecultuur die nuttige feedback op het exitgesprek bevordert, is er een waarin medewerkers zich op hun gemak voelen om ideeën te delen openlijk, worden aangemoedigd om processen en methoden te bekritiseren en worden nooit gestraft voor het delen ervan gedachten.
4. Distilleer de angst van werknemers tijdens het exit-interview
U moet de vertrekkende werknemer verzekeren dat de feedback die hij of zij geeft, wordt gecombineerd met andere feedback van werknemers en in een geaggregeerd formaat aan het management wordt gepresenteerd. Dit helpt om eventuele angst bij de werknemer weg te nemen dat er represailles zullen zijn voor minder dan positieve feedback.
Werknemers maken zich zorgen over hun reputatie en maken zich zorgen over hoe de exit-interviewgegevens zullen worden gebruikt. Ze willen er zeker van zijn dat als ze hun manager of collega's in de toekomst tegenkomen, hun informatie privé wordt gehouden.
Hoe u uw baan opzegt, kan uw toekomst beïnvloeden. Werknemers maken zich dus zorgen over het verbranden van bruggen en het achterlaten van een minder gunstige indruk bij de werkgever als ze te eerlijk spreken tijdens een exit-interview. Uw doel is een omgeving te creëren waarin de medewerker erop vertrouwt dat zijn feedback in een geaggregeerd formaat wordt gebruikt met als doel de organisatie te verbeteren.
5. Stel de belangrijkste vraag
Zorg er tot slot voor dat elk exitgesprek de meest kritische vraag bevat die je aan de medewerker moet stellen. U wilt weten wat de reden was dat de werknemer in eerste instantie op zoek ging naar een nieuwe baan. Dit is de allerbelangrijkste vraag die u uw vertrekkende werknemer moet stellen.
Het komt neer op
Ja, geweldige kansen komen iemand in de schoot geworpen, en af en toe komen er ook vacatures voor om hogerop te komen op de managementladder. Voor uw gemiddelde werknemer die vertrekt, wilt u echter weten waarom de werknemer open stond voor een nieuwe baan en waarom hij of zij in de eerste plaats op zoek was. En u moet een omgeving creëren waarin uw werknemer zich op zijn gemak voelt om u te vertellen voor een effectief exitgesprek.
