Door een donor te bedanken, beëindigt u één transactie, maar bouwt u een brug naar toekomstige ondersteuning en diepere betrokkenheid. Doe het goed, en je bent op weg naar toekomstig succes op het gebied van fondsenwerving.
Hier zijn tien tips om die bedankbrief precies goed te maken.
Ontvang het snel in de e-mail
Achtenveertig uur is een ideale doorlooptijd voor een bedankbrief. Als dat niet mogelijk is, streef dan naar niet meer dan een week. U wilt dat de donateur onthoudt dat hij de donatie heeft gedaan, zodat uw bedankje zijn actie bekrachtigt en hem beloont voor het geven.
Als u de brief snel ter plaatse krijgt, blijft de naam van uw liefdadigheidsinstelling in het geheugen van de donor hangen, stelt u hem gerust dat u de donatie heeft ontvangen en maakt u indruk op hem met uw efficiëntie en attentheid.
Zelfs online donateurs zouden een bedankbrief per post moeten ontvangen, maar dat is duur, en veel non-profitorganisaties gaan zoveel mogelijk naar online. Zorg er in dat geval voor dat uw online donateur niet zomaar een ontvangstbewijs per e-mail heeft ontvangen. Neem de tijd om een bedankje per e-mail te personaliseren en er iets gedenkwaardigs van te maken.
Poets de best practices op voor bedankbrieven gemaild. In volle e-mailboxen kan uw bedankbrief onopgemerkt blijven, dus besteed er aandacht aan onderwerpregel en zorg ervoor dat de regel "van" uw organisatie duidelijk identificeert.
Er zijn veel obstakels bij het bedanken van een donor via e-mail die u misschien vergeet. Het moet buiten de deur blijvenSPAM-map, trek de aandacht van de donor en verleid hem of haar om het bericht te openen. Laat het gemak en de relatief lage kosten van e-mail u niet blind maken voor de tekortkomingen ervan.
Maak het persoonlijk
Personaliseer je bedankbrief met de naam van de donor (dubbelcheck de spelling en noem nooit een mevrouw een meneer), en schrijf rechtstreeks naar de persoon. Voornamen zijn krachtig.
Wat werkt voor een geldinzamelingsbrief, werkt ook voor een bedankbrief. Gebruik bijvoorbeeld persoonlijke voornaamwoorden, zoals 'jij', 'wij' en 'ik'.
Voeg informatie toe over de donor, zoals hoe lang ze al donor zijn, of dat je het leuk vond om ze te zien tijdens het laatste evenement. Misschien heeft de donor een onderscheiding ontvangen of een promotie gekregen. Voeg er gerust iets over toe aan je brief.
Een goed donorregistratiesysteem zal je beste vriend zijn als het gaat om dit niveau van personalisatie. De meeste systemen, zelfs goedkope, hebben de mogelijkheid om actuele informatie over uw donateurs vast te leggen.
Wanneer hebben ze voor het laatst gegeven? Hebben ze zich vrijwillig aangemeld? Wanneer heeft de donor voor het laatst contact gehad met uw organisatie en wat was de aard van die interactie?
Als dit een eerste donateur is, stuur dan een welkomstpakket en nodig de donateur uit om zich in te schrijven voor nieuwsbrieven en aankondigingen.
Als u een langdurige donateur bedankt, overweeg dan a handgeschreven notitie in plaats van een formele brief, of nog een creatieve manier om bedankt te zeggen.
Coördineer het met campagnethema's
Stem het bedankje af op de oproep of campagne die de donatie heeft opgeleverd.
Stel een sjabloon op voor een bedankbrief wanneer u uw fondsenwervingsmateriaal schrijft. Zie het als onderdeel van uw campagnepakket. Als de donatie een reactie is op een andere stimulans - misschien een evenement dat je hebt georganiseerd - breng de brief dan in verband met dat evenement.
Door terug te keren naar de oproep, wordt de naam van uw organisatie beter kleverig in het hoofd van de donor. Het is ook geruststellend voor de donor.
Als de donatie een reactie is op een bepaalde oproep per e-mail, ontwikkel dan een bestemmingspagina voor na de donatie op uw website, speciaal voor die donateurs.
Generiek is uit. Specificiteit van wat de donor zag dat hem of haar dwong om te geven, is een must. Als een donor bijvoorbeeld heeft gedoneerd om de slachtoffers van een aardbeving te helpen, zorg er dan voor dat uw bedankje naar die situatie verwijst.
Gebruik Stories om donateurs aan resultaten te koppelen
Help donateurs te visualiseren hoe hun geld is besteed. De beste manier om dat te doen, is door een verhaal te vertellen over een bepaalde persoon die door de donatie is geholpen. Het verhaal hoeft niet erg lang te zijn. Slechts een paar zinnen en het gebruik van de naam van een persoon kan voldoende zijn om empathie bij de donor op te wekken.
Maak van uw donateur de held van die verhalen. Hij of zij heeft dat verhaal mogelijk gemaakt. Houd een inventaris bij van verhalen over de goede dingen die uw liefdadigheidsinstelling bereikt. stel vervolgens tekstblokken op met behulp van die verhalen en plaats ze indien nodig in uw bedankbrieven.
Door de verhalen regelmatig te veranderen, blijven uw brieven actueel en wordt het gemakkelijker om veel brieven te versturen zonder dat u ze allemaal helemaal nieuw hoeft te maken.
Zelfs als je mensen bedient die zich in gevoelige situaties bevinden en je hun identiteit moet beschermen, zijn er manieren om hun verhalen te vertellen zonder hun privacy in gevaar te brengen.
Laat een echte persoon uw brieven ondertekenen
Vermijd digitale handtekeningen, tenzij u duizenden brieven tegelijk verstuurt. Reserveer zelfs dan brieven die naar donateurs gaan die aanzienlijke donaties geven, zodat uw uitvoerend directeur, de bestuursvoorzitter of een vrijwillige voorzitter van de fondsenwerving deze kan ondertekenen. Gebruik echte eersteklas postzegels voor deze brieven.
Voeg een persoonlijke, handgeschreven notitie toe
Vraag, indien van toepassing, de uitvoerend directeur of de bestuursvoorzitter om een persoonlijke noot aan de brief toe te voegen. Vooral donateurs die uw ED of bestuursleden kennen, vinden dit bijzonder verheugend.
Het vermelden van een recent evenement dat de donor heeft bijgewoond, herinnert de donor aan een prettige ervaring en voegt authenticiteit toe aan het briefje. Overweeg een schrijffeestje te houden met vrijwilligers die notities op brieven kunnen schrijven of post-it-notities met handgeschreven berichten kunnen bevestigen.
Voeg een antwoordenvelop toe
Ik raad af om nog een donatie te vragen in een bedankbrief. Eerlijk gezegd, dat schrikt mensen meer af dan je denkt. Het toevoegen van een antwoordenvelop kan de donateur er echter aan herinneren dat toekomstige donaties welkom zijn.
Veel donateurs bewaren deze enveloppen en gebruiken ze later als cadeau... of zelfs meteen. Andrew Olsen van Fundraising Fundamentals is enthousiast over het opnemen antwoordenveloppen in bedankbrieven. Hij heeft gevonden dat liefdadigheidsinstellingen die deze tactiek gebruiken voor nieuwe donateurs "conversieratio's voor tweede geschenken hebben die ergens tussen de 8% en 12% hoger zijn dan die van organisaties die ze niet opnemen."
Gebruik de brief als een belastingontvangstbewijs
Je donateursbedankje kan ook een kwitantie zijn. U moet jaarlijks een kwitantie overleggen voor belastingdoeleinden als een schenker schenkt $ 250 of meer, en je kunt dat opnemen openbaring met deze brief.
Bedankbrieven bevatten tegenwoordig meestal de juiste onthullingen elke keer dat een donor geeft, online, per cheque of via maandelijks geven.
Het is ook een goede gewoonte om aan het begin van het volgende jaar een overzicht van de giften voor het jaar te geven, precies op het moment dat schenkers gewoonlijk hun belastingaangifte voorbereiden. Vergeet niet dat een ontvangstbewijs geen bedankje is. Het ontvangstbewijs moet een klein onderdeel van de brief zijn.
Nodig meer betrokkenheid uit
Het is altijd leuk om een uitnodiging mee te nemen om uw bureau te bezoeken en uw werk uit de eerste hand te zien.
In de wereld van vandaag, waar u mogelijk om donaties van mensen over de hele wereld vraagt, kan betrokkenheid worden bereikt via sociale media. Moedig uw donor aan om uw organisatie te volgen op Facebook en Twitter of andere sociale netwerken waaraan u deelneemt.
Aangezien er geen hyperlinks in een gemailde brief staan, geeft u uw websiteadres op en zorgt u ervoor dat uw social media-knoppen gemakkelijk te vinden zijn.
Voeg een expliciete uitnodiging toe om de website te bezoeken en op die knoppen te klikken en om u aan te melden voor uw e-mailnieuwsbrief of andere communicatie. Social media-iconen zijn enkele van de belangrijkste elementen op de website van uw liefdadigheidsinstelling.
Voeg een naschrift toe en geef contactgegevens op
We zijn allemaal skimmers. Dat is waarom de meesten van ons het bovenste deel van een brief lezen en dan naar de P.S. gaan. Dan kunnen we teruggaan en de rest van de brief lezen. Direct mail marketeers alles weten over de P.S. en voeg deze altijd toe. Soms hebben ze er meer dan één.
Voor de P.S. van een bedankbrief, wil je misschien opnieuw verwijzen naar het verhaal dat je hebt verstrekt ("Michael en Jane zijn veilig en gelukkig dankzij jou") of plaats daar belangrijke contactgegevens.
Donateurs moeten de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres hebben van iemand in de organisatie waar ze met vragen terecht kunnen. Klantenservice is net zo belangrijk voor non-profitorganisaties als voor bedrijven, dus maak het een donor gemakkelijk om een echte persoon te vinden als ze een probleem hebben.
