Communicatie is het delen en overbrengen van informatie tussen twee of meer individuen. Het heeft zoveel componenten en het is heel gewoon om niet effectief op de werkplek te communiceren.
Effectieve communicatie vereist dat alle componenten perfect samenwerken voor 'gedeelde betekenis', een favoriete definitie van communicatie. Het is van bijzonder belang wanneer vragen worden gesteld en beantwoord. U vindt de componenten van effectieve communicatie en de vormen en het gebruik van vragen om deze te verbeteren.
Componenten in communicatie
Er zijn vijf componenten voor elke communicatie en een zesde is de algemene omgeving van de werkplek waarin het heen en weer plaatsvindt.
De persoon die het bericht verzendt
De afzender moet het bericht duidelijk en voldoende gedetailleerd presenteren, zodat de ontvanger tijdens en na de communicatie betekenis deelt met de afzender.
De context voor het bericht
De context is hoe het bericht wordt afgeleverd door de afzender van het bericht. Context omvat non-verbale communicatie zoals gebaren, lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en elementen zoals de toon van de stem. De meeste context voor een bericht is alleen beschikbaar wanneer de ontvanger de afzender van het bericht kan zien en horen. E-mail- en IM-emoticons/emoji's zijn bijvoorbeeld een slechte vervanging omdat de afzender ze formuleert zonder input van de ontvanger.
Een ander stuk context zijn de emoties die een rol spelen in de communicatiecirkel. Is de afzender boos? Is de ontvanger onverschillig voor de inhoud van de communicatie of minachtend voor de afzender? Normale menselijke emoties beïnvloeden of een bericht met succes wordt gedeeld.
De persoon die het bericht ontvangt
De ontvanger moet goed en aandachtig luisteren, stel vragen voor de duidelijkheid en parafraseer om er zeker van te zijn dat ze dezelfde betekenis hebben als de afzender. Als de ontvanger de zender vertrouwt, neemt de kans op effectieve communicatie toe. Een luisteraar zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik denk dat wat je zei, is dat je je niet gerespecteerd voelt. Is dit de boodschap die je me gaf?"
De bezorgmethode die u kiest
De leveringsmethode moet worden gekozen op basis van het medium dat het meest effectief is om de betekenis van de boodschap over te brengen. Omdat communicatiemethoden zo divers zijn sinds het ontstaan van computers en mobiele apparaten, zijn beslissingen over de leveringsmethode complexer geworden. De bezorgmethode moet passen bij de communicatiebehoeften van zowel de zender als de ontvanger om een gedeelde betekenis te krijgen.
Communicatiemethoden omvatten verbale communicatie, instant messages (IM), e-mail, brieven, borden, posters, video's, screenshots, telefoons, notities, formulieren, schriftelijke documenten, Facebook-berichten, Face Time, en meer. Deze methoden zullen zich blijven uitbreiden en de verwachtingen van werknemers voor directe communicatie over alles wat met hun werk te maken heeft, zullen blijven groeien.
Persoonlijke communicatie is belangrijker geworden, vooral voor informatie over de organisatie die om verandering vraagt, erkenning voor medewerkers biedt of vragen ter plekke mogelijk maakt. Persoonlijke communicatie heeft ook de voorkeur omdat werknemers toegang hebben tot een ander onderdeel, de context voor het bericht.
De inhoud van het bericht
De inhoud van het bericht moet duidelijk zijn en voldoende gedetailleerd worden gepresenteerd en beschreven om begrip van de ontvanger te krijgen. Begrijp dat als de inhoud van het bericht resoneert en op een bepaald niveau aansluit bij de reeds vastgehouden overtuigingen van de ontvanger, dit het meest effectief is.
Milieu en Communicatie
De bovenstaande componenten van communicatie bevorderen een gedeelde betekenis wanneer ze samenwerken om een boodschap effectief over te brengen. Ook de werkomgeving waarin die onderdelen plaatsvinden is van invloed op de communicatie en of de communicatie wordt ontvangen. Dus ook de vragen die je stelt.
Als je geldige vragen stelt, bouw je een verstandhouding op en wek je vertrouwen. Vragen vormen een ander onderdeel van de basis voor communicatie op de werkplek die betekenis deelt tussen communicatoren.
In een werkomgeving die de nadruk legt op open communicatie, betrokkenheid van de werknemers, En gemeenschappelijke doelen, communicatie frequenter en effectiever. Maar de verwachting van significante communicatie legt de lat hoger op deze beste werkplekken. Dus ook binnen hoge moraal, werknemergerichte werkomgevingen klagen werknemers dat ze niet weten wat er aan de hand is.
Vanwege alle componenten en de algehele omgeving van een individuele werkplek, blijft communicatie een uitdaging. De eeuwenoude vragen over wie wat moet weten en wanneer ze het moeten weten, worden nooit volledig tot ieders tevredenheid beantwoord.
Werknemers klagen over te veel informatie, niet genoeg informatie, en zelfs een overdaad aan informatie, zal blijven resoneren op de werkplek.
Het komt neer op
U zult het probleem van communicatie op de werkplek nooit oplossen. Maar met toewijding, bedachtzaamheid en een goed begrip van de componenten van effectief communicatie en passende vragen, kunt u de effectiviteit van uw beide vergroten interpersoonlijk en jouw communicatie op de werkvloer.
