Canadese belastingbetalers kunnen hun belastingverplichtingen minimaliseren door bedrijfskosten te declareren wanneer zij belastingaangifte doen. Voor degenen die op zoek zijn naar deze aftrekposten staat de Canada Revenue Agency (CRA) alle ‘redelijke’ zakelijke kosten toe.
De CRA definieert dit als volgt. Zakelijke kosten zijn:
...bepaalde kosten die redelijk zijn voor een bepaald type bedrijf en die worden gemaakt met het doel inkomsten te genereren. Zakelijke kosten kunnen fiscaal worden afgetrokken. Persoonlijke uitgaven, levensonderhoud of andere uitgaven die geen verband houden met het bedrijf, kunnen niet worden afgetrokken voor belastingdoeleinden.
Daarom moet u als ondernemer er zeker van zijn dat u het hele jaar door onderscheid maakt tussen uw zakelijke uitgaven en uw persoonlijke uitgaven. Apart houden zakelijke bankrekening en het volgen van goede boekhoudpraktijken zal u daarbij helpen. Hier volgen nog een paar tips om het maximale uit uw zakelijke kostenaftrek te halen.
Ervoor zorgen dat u zakelijke onkosten kunt declareren
Er zijn enkele kanttekeningen waarmee u rekening moet houden als u overweegt zakelijke onkosten in Canada te declareren.
1) Let op het woord ‘redelijk’ in de definitie. Wat voor het ene bedrijf redelijke bedrijfskosten zijn, hoeft dat voor het andere bedrijf niet te zijn. Het lijkt voor een huisontwerper verstandig om bijvoorbeeld lunches voor het ontvangen van klanten als zakelijke kosten te declareren, maar voor een loodgieter is dit vreemd.
Het bedrag van de geclaimde kosten moet ook binnen de redelijke verwachting van het CRA vallen. Als de huisontwerper in het vorige voorbeeld $800 aan onkosten declareert voor een enkele zakenlunch, zal dat een alarmsignaal opwerpen bij de CRA (en mogelijk laat het bedrijf auditeren).
Als u niet zeker weet of de bedrijfskosten die u als aftrek wilt declareren redelijk zijn of niet, kunt u het beste contact opnemen met een accountant. In feite is het laten doen van uw inkomstenbelasting door een accountant al een aftrekpost gerelateerd aan de kosten van zakendoen.
2) U kunt alleen het deel van de beroepskosten aftrekken dat rechtstreeks verband houdt met uw bedrijf. Als u voertuigen of materieel koopt en gebruikt voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden, moet u onderscheid maken tussen deze twee en alleen het zakelijke deel claimen. Als u bijvoorbeeld vanuit huis werkt en uw internetkosten als zakelijke kosten declareert, kunt u alleen het deel van de kosten declareren dat uw zakelijke gebruik dekt. U kunt geen kosten claimen ter dekking van uw persoonlijke internetgebruik.
3) Alle zakelijke uitgaven moeten worden ondersteund door documentatie. Losstaand van enkele uitzonderingen bij bepaalde maaltijd- en voertuigkosten moet u bonnen hebben ter onderbouwing van uw zakelijke onkostendeclaraties.
Gemeenschappelijke zakelijke kosten
De CRA's index voor bedrijfskosten somt veel voorkomende zakelijke uitgaven op (van boekhouding tot nutsvoorzieningen) en legt de regels voor de aftrek van de inkomstenbelasting uit die op elke uitgave betrekking hebben. Enkele van de meest voorkomende aftrekbare kosten zijn onder meer motorvoertuig En maaltijden en entertainmentkosten.
Als u zich nog steeds zorgen maakt of twijfelt over het declareren van bepaalde bedrijfskosten, neem dan contact op met uw accountant of bel de CRA.
Zijn belastingen een geldige zakelijke uitgave?
Wanneer u zakelijke onkosten declareert op uw T2125-formulier, of u de BTW/HST dat u heeft betaald voor de kosten die u declareert, hangt af van het feit of u een GST-registrant bent en de GST/HST voor die kosten claimt als een Invoerbelastingkrediet (ITC). Als u een ITC claimt, verlaagt u de gedeclareerde kosten met het bedrag van uw heffingskorting op uw inkomstenbelastingformulier.
In de woorden van de Canada Revenue Agency:
Wanneer u de GST/HST die u voor uw zakelijke uitgaven heeft betaald als voorbelastingkorting claimt, verlaagt u de bedragen van de onderneming uitgaven die u op formulier T2125, Verklaring van zakelijke of professionele activiteiten, vermeldt, ter hoogte van het bedrag van de voorbelastingkorting. Doe dit als de GST/HST waarvoor u de voorbelastingkorting claimt, is betaald of opeisbaar is geworden.
Stel dat u tijdens het lopende belastingjaar iemand heeft ingehuurd of werk heeft uitbesteed. Wanneer u hun loon of vergoedingen als kosten declareerde (op formulier T2125 van de aangifte inkomstenbelasting T1 als uw bedrijf een eenmanszaak of een partnerschap), zou u eventuele GST/HST aftrekken als u deze al had geclaimd als uitbetaalde GST/HST toen u uw GST/HST-aangifte indiende voor de desbetreffende periode.
Als u op dat moment geen GST-registrant was (u was bijvoorbeeld een kleine leverancier en u GST/HST niet hoefde te innen en af te dragen), zou u de GST/HST die u hebt uitbetaald, meetellen als onderdeel van het loon of de vergoeding voor onderaanneming, aangezien u die aftrek niet elders heeft ontvangen. Op dezelfde manier, als u iemand had ingehuurd of werk had uitbesteed aan iemand in een provincie waar de Quebec Sales Tax geldt (alleen Quebec) of Provinciale omzetbelasting (PST), zoals British Columbia, Saskatchewan, Manitoba, dan zou u die belasting opnemen in uw declaratie voor lonen of honoraria.
Houd er rekening mee dat u geen aanspraak kunt maken op tekeningen of salarissen die zijn betaald aan de eigenaar van het bedrijf. Als u bovendien zakelijke kosten in Canada declareert, moet u, als u een andere korting, subsidie of hulp ontvangt, dat bedrag aftrekken van de zakelijke kosten waarop het betrekking heeft.
