Contractonderhandelingen zijn zowel een kunst als een wetenschap. Dit onderwerp is het onderwerp geweest van veel populaire boeken en artikelen. Het onderwerp contractonderhandelingen is ook al lang het onderwerp van seminars, presentaties en lezingen die bedoeld zijn om de weinige fundamentele, maar toch belangrijke tactieken aan te leren die nodig zijn voor een succesvol contract onderhandelaar. Onderhandelen over een contract is het proces waarmee u een win-winsituatie kunt bereiken voor zowel uw bedrijf als de leverancier waarmee u een contract tekent.
Wat is een contract?
Uiteindelijk zal het contract een document zijn waarin alle regels worden beschreven die van toepassing zijn op uw bedrijf toekomstige relatie en hoe duidelijker en to the point, hoe beter deze kan worden geïmplementeerd nageleefd. Het doel is om een evenwicht te vinden met de leverancier en hem als partner te beschouwen, zodat u beiden uw bedrijfsdoelstellingen kunt bereiken door het contract te ondertekenen.
Succesvolle contractonderhandelingen betekent dat beide partijen op zoek gaan naar positieve punten die beide partijen op elk gebied ten goede komen, terwijl ze tegelijkertijd een eerlijke en rechtvaardige deal bereiken. Een ondertekend contract waar beide partijen baat bij hebben, zal een stevige basis vormen voor het opbouwen van een langdurige relatie met uw leverancier. Hieronder vindt u eenvoudige, gemakkelijk te implementeren doelstellingen en strategieën voor succesvolle contractonderhandelingen.
Doelstellingen van contractonderhandelingen
Contractonderhandelingsdoelstellingen kunnen worden gebruikt om het contract te evalueren op basis van elk van deze criteria:
- Leg alle essentiële vereisten, voorwaarden en condities duidelijk uit.
- De te leveren goederen of diensten zijn gedetailleerd en gedefinieerd.
- De compensatie wordt duidelijk vermeld, inclusief de totale kosten, betalingsschema's en financieringsvoorwaarden.
- Een overzicht van alle belangrijke mijlpalen, zoals ingangsdata, voltooiings-/beëindigingsdata en mogelijke verlengingsdata.
- Het identificeren en aanpakken van potentiële risico's en aansprakelijkheden.
- Het definiëren en stellen van redelijke verwachtingen voor het partnerschap, inclusief een communicatiestrategie en tijdlijn.
Onderhandelingsstrategieën
1. Maak een lijst van rangordeprioriteiten, evenals alternatieven: Als u beschikt over een lijst met items die het belangrijkst zijn versus items die misschien niet zo belangrijk zijn, kunt u indien nodig een afweging maken. Deze lijst moet een dynamische lijst zijn die actueel wordt gehouden op basis van de behoeften van het bedrijf met betrekking tot de samenwerking met deze leverancier. Het is niet praktisch om aan te nemen dat u effectief over alle onderdelen van het contract in één keer kunt onderhandelen. Daarom wilt u er zeker van zijn dat wat voor u het belangrijkst is, wordt besproken en overeengekomen voordat u naar minder belangrijke onderwerpen gaat.
2. Herken het verschil tussen wat je nodig hebt en wat je wilt: Controleer uw prioriteiten regelmatig tijdens het planningsproces van de contractonderhandelingen en nog een laatste keer op het einde. Zorg ervoor dat u de moeilijke vragen stelt: "Is dit echt een prioriteit voor ons bedrijf, of is het een 'nice to have'?" "Was deze prioriteit een gevolg van een interne politieke strijd, of is het echt?" "Als we dit item zouden moeten opofferen, kan deze deal dan nog steeds een win-win zijn voor beide kanten?”
3. Ken uw bedrijfsresultaten, zodat u weet wanneer u weg moet lopen: Zijn er kosten of uurtarieven die uw bedrijf niet mag overschrijden? Bent u tot het besef gekomen dat over een of twee van de topprioriteiten werkelijk niet kan worden onderhandeld en dat u beter van dit contract kunt afstappen als de verkoper er niet mee instemt? Noem deze samen met de grondgedachte, zodat u deze kunt gebruiken om over de optimale deal te onderhandelen.
4. Definieer eventuele tijdsbeperkingen en benchmarks: Stel normen voor prestatiemeting in die u van uw leverancier mag verwachten. Dit zal een belangrijke methode zijn om de prestaties van de leverancier te monitoren. Succes van de verkoper zal van cruciaal belang zijn om een goede waarde uit dit contract te halen. Daarom zult u willen onderhandelen over een eerlijke en billijke straf als niet aan de Key Performance Indicators (KPI) wordt voldaan.
5. Beoordeel potentiële aansprakelijkheden en risico's: Begrijp de mogelijkheid dat er iets misgaat of niet wordt geïmplementeerd zoals voorzien toen het contract werd opgesteld. Wat als er onvoorziene kosten optreden? Wie is verantwoordelijk als overheidsregels worden overtreden? Wiens verzekering dekt contractarbeiders? Dit zijn slechts enkele van de meest voorkomende vragen die in elk contract moeten worden beantwoord. Net zoals het belangrijk was om de prioriteiten te begrijpen, is het net zo belangrijk om niet alleen de mogelijkheid te kennen dat er iets misgaat, maar ook proactief te zijn over wat je eraan kunt doen als dat toch gebeurt.
6. Vertrouwelijkheid, niet-concurrentiebeding, geschillenbeslechting, en wijzigingen in vereisten: Om de lijst compleet te maken: deze items vertegenwoordigen nog maar een paar zaken waarmee u rekening moet houden als u over het leverancierscontract onderhandelt. Wanneer deze lijst proactief wordt benaderd, kan deze een goede plek worden om afspraken te maken met de leverancier, in plaats van zaken die potentiële struikelblokken voor de onderhandelingen kunnen vormen. Bijvoorbeeld als de verkoper of een vertegenwoordiger van de verkoper de mogelijkheid heeft om in contact te komen met bedrijven vertrouwelijke informatie, dan moet er een vertrouwelijkheidsclausule zijn die de aansprakelijkheid voor zowel u als de ander beperkt leverancier. Het is absoluut noodzakelijk om alle voorzorgsmaatregelen te nemen om alle intellectuele eigendommen en patenten te beschermen, naast gevoelige financiële gegevens.
Voordat beide partijen gaan zitten om de voorwaarden van het contract te beoordelen, bespreken en onderhandelen, moet u er ten slotte zeker van zijn dat u ook een paar andere belangrijke criteria hebt overwogen die voor een soepel proces kunnen zorgen.
7.Bepaal of uw bedrijfsbelangen het beste kunnen worden beschermd door het inschakelen van juridisch advies: Onderhandelen over een contract Een jaar lang huishoudelijk werk doen in een klein kantoor is heel wat anders dan onderhandelen over een contract voor het uitbesteden van een vrij groot callcenter. Als u zich enigszins ongemakkelijk voelt bij het beoordelen van contracten "legalees", aarzel dan niet om een advocaat in te schakelen die gespecialiseerd is in contractonderhandelingen.
8.Bepaal of het contract toezicht door of via een accountant of andere financiële experts vereist: Net zo belangrijk als het inhuren van de juiste juridische adviseur, kan het zijn dat u ook een deskundige van binnenuit aanwijst die de financiële voorwaarden van het contract kan beheren bij het begin van de onderhandelingen, maar ook gedurende de hele periode proces. Het opstellen van een pro forma voor de transactie zelf, evenals de doorlopende financiële rapportage, kan een behoorlijk complexe, maar uiterst belangrijke taak zijn. Neem de tijd om te begrijpen hoe dit proces intern door een accountant kan worden beheerd, en of dit nodig is uitbesteed naar een accountantskantoor.
Een ander voordeel van het nauwlettend monitoren van de financiële gegevens voor een bepaald contract is dat deze kunnen worden gebruikt als een KPI en als een objectief middel om de prestaties te monitoren.
