Zorg ervoor dat uw klanten krijgen wat ze willen, wanneer ze het willen, en geef daar zo min mogelijk geld aan uit:dat is supply chain-optimalisatie in een notendop.
Maar als u geen nauwkeurig overzicht heeft van uw voorraad, zal er een dag komen waarop u een magazijnmedewerker stuurt om een SKU voor een klantbestelling te kiezen en die zal er niet zijn, of er zal niet genoeg zijn.
Onnauwkeurigheden in de inventaris kunnen leiden tot verloren tijd en geld, en dat kan worden vermeden. Dus wat zijn de tien belangrijkste redenen waarom uw voorraadgegevens niet nauwkeurig zijn? Bekijk de volgende lijst eens.
1. Fysieke voorraad
Je hebt het niet goed gedaan fysieke voorraad. Dat betekent dat u alles in uw inventaris telt. U kunt dit doen door middel van een telling van vloer tot blad, wat betekent dat u alles telt en dat aantal vergelijkt met wat er in uw computersysteem of database staat. De andere optie is om een telling van blad tot vloer uit te voeren. Bij deze methode vertrek je vanuit je database en neem je die mee naar je magazijn om te kijken wat je daadwerkelijk hebt. Wanneer u een fysieke inventaris opmaakt, zorg er dan voor dat u alles controleert. Het heeft geen zin om te tellen en te beseffen dat je nog steeds niet goed bent.
Als je echt nauwkeurig wilt zijn, doe dan beide. Begin met een vel-tot-vloer en voer vervolgens een telling van vloer tot vel uit.
2. Ontwikkel een regelmatige routine
Twee maanden later doe je het opnieuw: de hele fysieke inventaris. Gebruik de resultaten van de fysieke inventaris van twee maanden geleden als uw basislijn en tel nu al uw transacties sindsdien (ontvangsten, verzendingen, afval, enz.) op om uw permanente inventaris te krijgen.
Dit is wat uw systeem u vertelt dat u dat heeft. Tel het nu allemaal nog eens. En verzoenen. Wanneer u dit doet, bent u op weg naar 100% nauwkeurigheid.
3. Cyclustellingsprogramma
Hoe is jouw cyclustelling programma? Als u er geen heeft of, erger nog, niet weet wat dat betekent, heeft u mogelijk een probleem.
Voorraadnauwkeurigheid is niet iets dat gebeurt omdat u het één keer per jaar of één keer per kwartaal controleert. U moet elke dag een deel van uw voorraad tellen, ook al is het maar één deel per dag Elke dag een ander onderdeel, en een onderdeel met een hoge dollarwaarde, een hoog volume of een onderdeel dat van cruciaal belang is voor de klant levering. Denk bijvoorbeeld aan uw “A”-voorraadartikelen.
Door te adopteren een cyclustellingsprogramma, kunt u een kleine hoeveelheid voorraad beetje bij beetje optellen in plaats van de hele voorraad in een magazijn door te nemen.
Deze methode verstoort de dagelijkse werkzaamheden minder, omdat er minder tijd en werk voor nodig is.
4. Controleer uw naamgevingsconventies
Hoe zien uw onderdeelnummers eruit? Geloof het of niet, voorraadproblemen kunnen worden veroorzaakt doordat iemand dacht dat een nul de letter “O” was of een één de letter “I”.
Zelfs als u streepjescodes aan het coderen bent en deze streepjescodes scant, zal ergens onderweg een mens dat onderdeelnummer lezen en typen. Doe er dus alles aan om te voorkomen dat nullen, enen, Is en Os in de naamgevingsconventie voor onderdeelnummers voorkomen.
5. Magazijnbeheersysteem
Heb je een Magazijnbeheersysteem (WMS)?
Een WMS is een softwaresysteem dat u helpt bij het beheren en organiseren van uw voorraad: uw beschikbare hoeveelheid, waar deze zich bevindt, hoeveel is toegewezen en hoeveel er op uw ontvangstdock wacht. Als u meer dan 20 SKU’s heeft, kunt u overwegen er één aan te schaffen.
Er zijn veel verschillende soorten verkrijgbaar. Welke u kiest, hangt af van de grootte van uw bedrijf. Ze kunnen variëren van eenvoudige spreadsheets tot complexere software. Als u echt handig bent, kunt u proberen uw eigen WMS te ontwerpen.
Het implementeren van een WMS helpt niet alleen de nauwkeurigheid van uw voorraad te vergroten, maar kan ook helpen de kosten en fouten te verminderen en de klantenservice en reactietijden te verbeteren.
6. Wijs een WMS-leider aan
Maakt u gebruik van uw WMS? Als u uw WMS kent omdat het dat pictogram op uw bureaublad is waar niemand elke keer op klikt, dan heeft u mogelijk een probleem met de nauwkeurigheid van de voorraad. Dat WMS is wat uw boekhouders zouden moeten gebruiken om uw inventaris te waarderen – en dus uw bedrijf.
Wijs een medewerker aan die verantwoordelijk is voor de nauwkeurigheid van uw voorraad. Geef die iemand een klembord en beheerdersrechten voor uw WMS.
7. Ontwikkel een procesgestuurd systeem
Als u uw voorraad 100% accuraat wilt houden, betekent dit dat u over een procesgestuurd voorraadbeheersysteem beschikt. Dit betekent dat er niet zoiets als eenmaligs mag bestaan. Dat is wanneer een potentiële nieuwe klant een monster wil en u deze uit uw inventaris moet halen, maar deze is nog niet in uw systeem ingesteld. Of wanneer een bestaande klant wil dat u een zending haastig verzendt en u weet dat de snelste manier om deze te verzenden is dat u de zending gewoon uit het magazijn haalt en in een envelop stopt.
Deze situaties kunnen ertoe leiden dat voorraad uit de schappen wordt gehaald buiten de normale systemen die u mogelijk (of zou moeten) hebben, wat leidt tot onnauwkeurigheden in uw tellingen.
8. Houd uw inventaris veilig
Heeft u inventaris die u gemakkelijk over het hoofd kunt zien als deze op is? Bestaat er een risico dat het wordt gestolen? Zorg er dan voor dat uw voorraadbeveiliging waterdicht is.
Als je inventaris uit sintelblokken en aambeelden bestaat, heb je misschien minder last van diefstal dan de man die smartphones en gouden munten verkoopt.
U kunt het beste een cyclitelling bijhouden zo vaak als u nodig acht.
9. Blijf consistent met uw maateenheid
Zorg ervoor dat u weet welke maateenheid u gebruikt en dat uw leverancier en uw klant op dezelfde golflengte zitten.
Om dit te doen, moet u bevestigen dat u uw benodigdheden niet in ounces bestelt, terwijl uw leverancier dat wel doet Verzenden jullie flessen. En zorg ervoor dat uw klant geen hoesjes koopt. U moet er zeker van zijn dat u alle drie dezelfde maateenheid heeft.
Het komt neer op
Als uw bedrijf wordt geplaagd door onnauwkeurigheden in de inventaris, wilt u misschien een stapje terug doen en opnieuw evalueren hoe u uw administratie bijhoudt. De hierboven beschreven stappen kunnen wat geduld en tijd vergen. Maar door ze te volgen, kunt u op weg zijn naar 100% nauwkeurigheid. Mogelijk vindt u ook nog enkele andere positieve punten, waaronder een besparing van tijd en geld.
