Managers moeten toezicht houden op het werk activiteiten van hun team en de externe krachten bepalen de impact op de manier waarop hun team presteert. Zonder die monitoring weet u niet of uw beheerplan werkt en of er aanpassingen nodig zijn. Als manager moet u de elementen beheersen die u wel kunt beheersen om iedereen in de richting van het doel te houden. Voorbeelden van elementen die u zelf kunt controleren zijn zaken als de werkplekken van medewerkers en de temperatuur van de werkruimte.
Bewaak de voortgang richting het doel
Bij de controletaak monitor je de werkzaamheden, vergelijk je de daadwerkelijke voortgang van het managementplan en verifieer je dat de organisatie werkt zoals jij deze hebt ontworpen. Als alles goed gaat, hoeft u niets anders te doen dan monitoren.
Dat gebeurt echter zelden. Iemand kan ziek worden, het sorteren van de database kan langer duren dan verwacht, een belangrijke concurrent kan zijn prijzen verlagen, en de lijst gaat maar door. Al deze gebeurtenissen kunnen van invloed zijn op uw managementplan.
Beheers de situatie
De controlestap schrijft nu voor dat je actie moet ondernemen om de impact te minimaliseren en de zaken zo snel mogelijk terug te brengen naar het gewenste doel. Dat zou kunnen betekenen dat we teruggaan naar de fase van de managementplanning en dat we de plannen moeten aanpassen.
Deze planningswijziging kan een verandering in de organisatie en een nieuwe regie vereisen leden van het team richting de nieuwe doelen. Vervolgens monitor en controleer je het nieuwe plan en stuur je bij indien nodig. Deze cyclus gaat door totdat u de taak voltooit.
Bewaak en meet de juiste items
Het heeft geen zin om te monitoren als je op basis van de informatie geen actie onderneemt. Houd het niet alleen bij. Zorg ervoor dat u de juiste dingen meet en onderneem vervolgens passende actie om de problemen op te lossen die uit de metingen naar voren komen.
Tenzij je iets meet, je weet niet of het beter of slechter wordt. Je kunt geen verbetering realiseren als je niet meet om te zien wat beter en wat slechter wordt. Dit artikel helpt u te weten hoe en wat u moet meten.
Hoewel dit artikel specifiek ingaat op het probleem van overplanning, is het ook van toepassing op de monitoringtaak. Concentreer u niet zozeer op de monitoringtaak dat u de controle niet overneemt en de noodzakelijke wijzigingen doorvoert.
Coaching en feedback geven
A goede beheerder zal altijd in de gaten houden wat hun werknemers doen, maar zal niet ingrijpen om hun werknemers te micromanagen of te coachen, behalve in specifieke omstandigheden. Weten wanneer je een medewerker een fout moet laten maken, waar hij van kan leren en wanneer jij dat nodig hebt stap in en coach het is een evenwichtsoefening. Je moet hun kansen om te leren en te groeien afwegen tegen de schade die ze zichzelf, hun team en het bedrijf kunnen toebrengen.
Wanneer een manager tussenbeide moet komen en de activiteit van het team of een individu moet controleren, is het vaak nodig om negatieve feedback te geven. Zorg ervoor dat u het op de juiste manier doet, zoals hier beschreven.
Voor velen is projectmanagement hun ding eerste managementrol. In de stappen naar succesvol projectmanagement zien we ook de taak van het monitoren van het team.
Managers hebben een verplichting jegens hun bedrijf om toezicht te houden op de activiteiten van hun werknemers om ervoor te zorgen dat de toepasselijke wetten en beleidslijnen worden nageleefd. Je monitort hun gedrag, hun naleving van de dresscode, de manier waarop ze klanten begroeten. De noodzaak om hun elektronische activiteiten te monitoren is net zo groot en de redenen zijn dezelfde. Zorg ervoor dat u uw werknemers laat weten dat ze worden gecontroleerd. Laat hen weten wat er wordt gemonitord en waarom. Laat hen weten wat acceptabel is en wat niet.
