Elke dag wordt er steeds meer informatie naar je toegegooid. Nieuwe post, rapporten van verschillende commissies, facturen, voorstellen en meer vallen meerdere keren per dag op uw bureau. Je hebt het te druk om er meteen mee om te gaan, dus het begint zich op te stapelen. Je bureaublad begint op een oorlogsgebied te lijken.
Het probleem hier is niet dat je bureau rommelig is; het probleem is dat belangrijke dingen verloren gaan. Het wordt óf begraven door nieuw materiaal dat binnenkomt, óf het zit in het nieuwe materiaal maar wordt niet opgemerkt. Het gevolg is dat u te veel tijd besteedt aan dingen die eenvoudigweg dringend zijn, in plaats van aan zaken die belangrijk zijn.
Als je baas wil weten hoe snel ze dat rapport voor de vice-president kan krijgen, wil je haar niet vertellen dat je de memo niet hebt opgemerkt die ze je heeft gestuurd met het verzoek om het rapport. Ook zal je baas niet blij zijn om te horen dat de lay-out voor de nieuwe productlijn te laat is, omdat je hem opzij hebt gelegd en in de doofpot gestopt bent en je hem vergeten bent.
Sommige mensen zullen je vertellen dat de beste manier om dit probleem op te lossen een schoon bureau is. Anderen zeggen dat rommel oké is. Wie heeft gelijk?
Rommelig bureau, rommelige geest
Nog niet zo lang geleden bestond er een populaire uitdrukking: 'een rommelig bureau is een teken van een rommelige geest.' Die uitdrukking heeft geleid tot het ontstaan van een hele industrie die is ontworpen om bedrijfsleiders te helpen hun desktops op te ruimen als teken van hun geestelijke gezondheid scherpte.
Je hebt ongetwijfeld wel eens films gezien waarin de baas in zijn kantoor bovenop een wolkenkrabber in de binnenstad zit. Hij zit achter een bureau met glazen blad zonder lades. De enige versieringen zijn de indrukwekkende pennenset voor het ondertekenen van belangrijke documenten en een telefoon of intercom zodat hij bevelen kan geven.
Aan de andere kant...
Veel mensen zien er niets mis mee als stapels papier het bureaublad bedekken en zelfs op de stoelzittingen en de kantoorvloer terechtkomen. Ze citeren uitspraken als 'een rommelig bureau is een teken van genialiteit' en 'een rommelig bureau is slechts een teken van een rommelig bureau.'
We kennen allemaal wel iemand wiens bureau zo is. Je begrijpt niet hoe ze zelfs maar kunnen zien of het bureaublad van metaal of hout is. Maar als je ze om iets vraagt, gaan ze regelrecht naar een stapel, bladeren door twee of drie vellen en halen eruit waar je om vroeg.
Wat voor u werkt
Beide kanten hebben gelijk. De vraag is niet wat juist is. De vraag is wat je effectiever zal maken. Er zijn een paar fundamentele richtlijnen die op beide benaderingen van toepassing zijn, maar de sleutel is om te werken op een manier die u in staat stelt het meest effectief te zijn. Bijna iedereen moet wel wat van de rommel op zijn bureau kwijt, maar als je niet meer dan één item tegelijk op je bureau hebt staan, zal dat voor de meesten van ons niet werken.
Veel mensen werken tegelijkertijd (of bijna tegelijkertijd) aan meerdere projecten. Creatieve types hebben de behoefte om inspiratie om zich heen te hebben. Op details gerichte personen hebben volumes referentiemateriaal nodig die ze binnen handbereik hebben. Sommige mensen hebben het gevoel dat de stapels werk ervoor zorgen dat ze er druk uitzien en dat ze daardoor veiliger zijn in tijden van ontslagen. Anderen zijn van mening dat een opgeruimd bureau laat zien hoe efficiënt ze het werk gedaan krijgen. Het belangrijkste is dat je doet wat voor jou werkt.
Hoe het monster te temmen
Of je nu voor het steriele glazen bureaublad gaat, of gewoon wat meer orde in de chaos van je bureaublad wilt brengen, er zijn een paar fundamentele richtlijnen:
- Wil echt verbeteren: Wij raden de strenge aanpak die sommigen doen niet aan. Helaas blijven er dan excuses over om te gemakkelijk voor jezelf te zijn. Deze poging om uw bureau minder rommelig en efficiënter te maken, hangt ervan af of u zich serieus inspant.
- Houden, gooien of verplaatsen: Zoek drie containers. Label de kleinste "bewaren". Noem de grootste "worp". Zorg dat er nog een container is met het label 'verplaatsen'. De echt essentiële spullen gaan in uw bewaarcontainer om later te worden gesorteerd. Alles wat u mee naar huis wilt nemen of weg wilt geven, gaat in de ‘verhuiscontainer’. Al het overige gaat in de afvalcontainer.
- Begin met de oudste: Aan de hand van de stapel kun je zien welke stapel het oudst is. Meestal is deze het verst van uw stoel verwijderd. Het is het gemakkelijkst om items van deze stapel weg te gooien.
- Evalueer elk stuk slechts één keer: Bekijk elk item op de stapel. Bepaal in welke container het zal gaan. Je kunt het niet voor later op je bureau terugzetten, je moet nu beslissen. Stop alles in een van de drie containers. Er is geen andere optie.
- Vraag jezelf dit af: De eerste vraag is: "Heb ik dit ergens anders, of kan ik het van iemand krijgen?" Als u een kopie in uw e-mail heeft, of in een rapport, of op het bureau van de persoon die de marktanalyse heeft voorbereid, enz., u hoeft geen ander te bewaren kopiëren. Gooi het. Vraag dan: "Waarom heb ik dit nodig?" Als het antwoord luidt: a) er actie op ondernemen, b) er iets mee doen als ik meer informatie van iemand krijg, of c) waarnaar ik kan verwijzen als ik ander werk doe, plaats deze dan in de bewaarplaats stapel. (Nadat je de rommel hebt opgeruimd, sorteer je je voorraadstapel opnieuw op basis van deze drie categorieën, dus voel je vrij om ze nu te scheiden. Het bespaart later tijd.) Als je antwoord iets anders was, gooi dat item dan weg.
- Wees meedogenloos en moedig: Wees meedogenloos in uw beslissingen terwijl u door elke stapel vordert en steeds dichter bij de dingen komt die net zijn aangekomen. Nemen geen gevangenen. Als je het echt niet nodig hebt, gooi het dan weg. En wees moedig. Blijf niet aan iets vasthouden, alleen maar omdat iemand je er op een dag misschien iets over zal vragen. Bouw geen fort van papier om jezelf te beschermen.
Beheer het probleem
Uw bureaublad hoeft niet steriel en volledig vrij van papier te zijn, hoewel dat wel kan als dat helpt. Uw doel is om uw bureaublad zo te organiseren dat het uw efficiëntie maximaliseert. Als dat betekent dat er een paar stapels meer op uw bureau liggen dan de buurman, is dat geen probleem, op voorwaarde dat alles wat u bewaarde, u helpt uw doel van verhoogde efficiëntie te bereiken.
